Die 9 besten Konferenz-Management-Software-Tools

Mit welchen nützlichen digitalen Werkzeugen wir im Converia-Team am liebsten arbeiten, haben wir schon enthüllt. Allerdings unterscheiden sich unsere Aufgaben doch noch ein wenig von denen eines Organisationsteams einer Konferenz. Management-Tools für Locations oder Konferenztermine fallen nicht direkt in unseren Aufgabenbereich, aber auch da muss es doch einen besseren Weg geben, als alles selbst mit Hilfe von Zettel und Stift festzuhalten und anschließend darauf zu hoffen, die Aufzeichnungen im richtigen Moment wiederzufinden.

1. Save the Date – Den richtigen Termin finden

Jede Konferenz braucht eins und je länger man wartet, desto schwieriger wird es, eins zu finden, das allen gefällt – die Rede ist vom Datum. Mit ein wenig Hilfe lässt sich der mögliche Termin zum Glück schon bald ganz gut eingrenzen. Ihre ersten Vorschläge nehmen Sie im Anschluss mit zu Conference Alerts oder zum World Conference Calendar. Die beiden Websites bieten ein umfangreiches Verzeichnis sämtlicher Konferenzen, die im Gegensatz zu Ihrer schon ein Datum haben, was die Sache ungemein erleichtert. Finden Sie heraus, wann andere Veranstaltungen in Ihrer Stadt oder Ihrem Themengebiet beginnen, um Ihren eigenen Termin strategisch günstig legen zu können. Später, wenn dieser endgültig steht, lohnt es sich, noch einmal zurückzukehren. Statt zu suchen, fügen Sie Ihre eigene Konferenz hinzu. Das erfordert zwar eine Registrierung, ist dafür aber kostenlos. Mit jedem Eintrag gibt es außerdem noch einen Link zur eigenen Konferenz-Website dazu, was vor allem Google gefallen wird.

Oder – in einem Satz erklärt: Übersichtliche Konferenz-Management-Tools, die Überschneidungen und Terminkonflikte aufspüren.

2. Für die Konferenz als Ganzes

Wie viele Personen haben sich schon angemeldet? Wer sollte dringend noch mal daran erinnert werden, seine Teilnahmegebühr zu zahlen? Die Antworten in Echtzeit gibt es bei Converia. Nachdem Sie mit der Konferenz-Management-Software ihr Anmeldeformular mitsamt aller Optionen erstellt haben, kann es direkt losgehen. Zum einen, um Registrierungen und Teilnahmegebühren entgegenzunehmen, zum anderen, um Speaker einzuladen oder Vorträge und das Programm zu verwalten. Alle die fertigen Programmpunkte übernehmen Sie gleich in die stundenplanartige Übersicht, die personalisierbar und unter anderem auf der Konferenz-Website bestens aufgehoben ist. Für die Website selbst ist übrigens kein Extra-Tool notwendig, denn die erstellen Sie ebenfalls mit Converia, auch, wenn Sie so was bislang noch nie gemacht haben und gar nicht programmieren können. Das Verwalten aller Konferenzdaten unter demselben Dach bringt zudem den Vorteil, dass die Personendaten gleich für den E-Mail-Versand und das Einchecken der Teilnehmenden vor Ort verwendet werden. Und für den Fall, dass doch mal etwas aus Converia an eine andere Software übertragen werden soll, bietet das Konferenz-Management-Tool natürlich entsprechende Optionen zum Export der Daten.

Über die Vorzüge dieses Konferenz-Management-Tools können wir allen Veranstaltern gern noch ausführlicher berichten 😉

3. Wohin soll es gehen?

Eine ungefähre Idee von dem Ort, an dem Ihre Konferenz stattfinden soll, haben Sie vielleicht schon, eine konkrete Location bislang nicht. Nach einer Suche bei Eventsofa formt sich meist schon ein klareres Bild. Filtern Sie nach der Art Ihrer geplanten Veranstaltung, beschränken Sie Ihre Suche auf eine bestimmte Stadt ein und/oder wählen Sie die Zahl der Personen, mit denen Sie rechnen, um eine Auflistung aller Veranstaltungsorte zu erhalten, die mit Ihren Kriterien übereinstimmen. Beim eigenständigen Recherchieren auf den Websites der Location-Betreiber halten diese sich ja meist eher bedeckt, was konkrete Preise angeht und verweisen lieber erst mal auf ihr Kontaktformular. Eventsofa liefert schon beim Scrollen durch die Ergebnisliste relevante Eckdaten zu Kosten und maximaler Personenanzahl. Genauere Details zu Lage und Ausstattung fasst das Profil zusammen, weshalb es nicht lange dauern sollte, bis ein geeigneter Ort für die Konferenz gefunden ist.

Ein Konferenz-Management-Tool, das Sie geradewegs zum Ziel der Konferenz führt.

4. Die Pinnwand für Ideen

Mit der Suche sind Sie der passenden Location zwar schon ein Stück nähergekommen, nur möchten Sie die endgültige Entscheidung noch nicht sofort oder zumindest nicht ganz allein treffen? Mit ein paar Tagen Bedenkzeit fällt das wahrscheinlich sowieso ein wenig leichter. Damit in der Zwischenzeit keine der Optionen verloren geht, erstellen Sie sich eine Pinterest-Pinnwand namens „Konferenz-Locations“ und legen dort einfach ein Foto mitsamt Link ab, wann immer Sie einen neuen Veranstaltungsort ins Auge gefasst haben. Mit dem „Merken“-Button für den Browser – hier etwa für Chrome – geht das mit nur drei Klicks von jeder Website aus. Und natürlich beschränkt sich das nicht nur auf Veranstaltungsorte. Tipps für Veranstalter, Inspiration für das Konferenz-Design oder eine Infografik zu den neuesten Event-Trends finden bei Pinterest genauso ihren Platz. Wir pinnen derweil ein wenig mit. Vielleicht macht sich das ein oder andere unserer Fundstücke ja auch gut auf einer Ihrer Pinnwände? Nur zu!

Das perfekte Konferenz-Management-Tool für ein paar Denkanstöße zwischendurch.

5. Die Freiheit, ablenkungsfrei zu arbeiten

Es ist schon praktisch, nahezu überall online sein zu können beim Arbeiten. Schnell was nachschlagen, E-Mails lesen oder nebenbei mal eben den Artikel kommentieren, den ein Bekannter bei LinkedIn gepostet hat. So ein bisschen Multitasking hat noch niemandem geschadet. Na ja, ganz so stimmt das nicht. 23 Minuten kostet eine solche Ablenkung im Durchschnitt. Fast eine halbe Stunde vergeht, bis die Gedanken wieder vollständig bei der eigentlichen Aufgabe sind. Pro Tag bleibt es oft nicht bei einer einzigen, denn die Gefahren lauern hinter praktisch jedem Link und gefährlich wird es immer, wenn sich der „ich könnte doch mal schnell…“-Gedanke in den Vordergrund schiebt. Um solchen Verlockungen zu widerstehen, gibt es Freedom, mit dem sich die größten Zeitdiebe oder gleich das ganze Internet auf jedem Ihrer Geräte solange ausknipsen lassen, bis die ganze Arbeit erledigt ist. Das dürfte einen völlig neuen Blick auf die Konferenzplanung eröffnen.

Nicht wundern, wenn sich mit diesem Konferenz-Management-Tool die Arbeit fast von selbst erledigt.

6. Für später

Ablenkungen sind also nicht so förderlich für die Produktivität. Dennoch stolpern Sie sicher hin und wieder über einen Link, der ein wenig mehr Ihrer Aufmerksamkeit verdient und bei dem es schade wäre, das Fenster sofort wieder zu schließen. Und später, wenn dann mal ein wenig Zeit dafür übrig wäre, erinnern Sie sich garantiert nicht mehr daran. Für solche Fälle gibt es Pocket, einen Bookmarking-Dienst, mit dem Sie alles Interessante als Lesezeichen abspeichern und nach Themen ordnen. Das funktioniert für textlastige Artikel genauso gut wie für Bilder und Videos. Besonders praktisch ist, dass Pocket a) geräteübergreifend und b) im Offline-Modus arbeitet. Soll heißen: Das Tool lädt einen Blog-Artikel, den Sie am Rechner speichern, herunter, und synchronisiert Ihre Lesezeichenliste auf allen Geräten. Auf Ihrem Smartphone rufen Sie den Artikel später wieder auf und können ihn lesen, auch wenn die Internetverbindung gerade nicht so berauschend ist.

Ein Konferenz-Management-Tool, das zuverlässig Störquellen eliminiert.

7. Wenn die Notizen umfangreicher werden

Den Gedanken der Ablage denkt Evernote noch ein Stück weiter. Hier stehen aber eher Ihre persönlichen Notizen im Vordergrund. Das ist bei der Planung von Konferenzen optimal, um eine Sammlung aller wichtigen Aufgaben zu erstellen und alle Dokumente anzuhängen, die irgendwie damit in Verbindung stehen. Anders als bei Pocket müssen diese nicht zwingend schon online verfügbar sein, sondern können direkt von der eigenen lokalen Festplatte hochgeladen werden. Auf diesem Weg kann auch die PDF-Datei des Vertrags, die der Caterer per E-Mail geschickt hat, Teil der Konferenz-Notizen werden. Einmal erstellte Evernote-Notizen geben Sie praktischerweise für andere Team-Mitglieder frei, damit diese beim Abhaken einer verknüpften Checkliste behilflich sein oder ihre Ideen ergänzen können. Die Daten werden auch hier über alle Geräte hinweg synchron gehalten.

Wie ein herkömmliches Notizbuch, nur interaktiver und mit einer Option zum Teilen – ein Alleskönner unter den Konferenz-Management-Tools.

8. Gemeinsame Ideenfindung

Ein komplexes Projekt (sprich: eine Konferenz) lässt sich bedeutend strukturierter organisieren, wenn Gedanken und Ideen in einer übersichtlichen Form angeordnet werden. Die Ergebnisse des initialen Brainstormings sehen deshalb als Mind-Map gleich viel schöner aus. Steht die finale Übersicht, geht es ins nächste Tool, mit dem die Aufgaben verteilt werden, die allerdings erst noch mal angelegt werden müssen, weil das Mind-Map-Werkzeug für nichts anderes als Mind-Maps geeignet ist. Für Zenkit dagegen ist an der Stelle noch nicht Schluss. Einzelne Aufgaben können im Anschluss mit einem Fälligkeitsdatum versehen, an die Mitglieder des Teams verteilt und der Fortschritt des Projekts aus einer anderen Perspektive – etwa als Tabelle oder Kanban-Übersicht – betrachtet werden. Als Konferenz-Management-Tool bietet Zenkit darüber hinaus sogar noch ein wenig mehr und bündelt die Stärken mehrerer anderer Tools für die Projektarbeit.

Visuell und organisiert vorgehendes Konferenz-Management-Tool für alle, die die Gedanken ihres Teams gern festhalten und weiterdenken.

9. Ordnung im Postfach

Gibt es für Ihre Konferenz eine ganz allgemeine E-Mail-Adresse wie zum Beispiel info@ihrekonferenz.de? Das ist sinnvoll, weil auf diese Weise alle im Team ein Auge darauf haben können, was den Tag über so an Post ankommt. Andererseits ist das weniger gut, weil erst mal ein Weg gefunden werden muss, wie es mit einzelnen Anfragen weitergeht. Wer genau ist zuständig? Kümmert sich vielleicht schon längst jemand darum, ohne dass es die anderen wissen? Loop sei Dank stellen sich Fragen dieser Art nicht mehr. Alle im Team greifen auf dasselbe Postfach zu, haben aber deutlich mehr Optionen, um Klarheit zu schaffen. Dazu gehört, dass jede E-Mail einer Person direkt zugewiesen wird. Gibt es zu einer Nachricht Gesprächsbedarf, kann direkt darunter ein Chat eröffnet werden. Ohne Loop müsste der Mail-Inhalt dazu erst wieder in ein anderes Tool eingefügt oder eine separate Nachricht an das Team-Mitglied rausgehen.

Ein Unklarheiten beseitigendes Konferenz-Management-Tool dürfte bei den wenigsten Teams nicht willkommen sein.

Ist die Planung strukturiert, ist am Ende häufig auch die Konferenz besser. Innovative Ideen bleiben aus, wenn das Team zu sehr in festgefahrenen Workflows steckt. Wer es hingegen schafft, die Schieflage zu erkennen und mit Unterstützung in Form digitaler Tools wirksam dagegen vorzugehen, wird mit mehr Zeit zum kreativen Denken belohnt – und so nehmen gute Konferenzen ja für gewöhnlich ihren Anfang.

Zu guter Letzt noch ein Geheimtipp: Die allermeisten der hier genannten Konferenz-Management-Tools sind auch über die Veranstaltungsplanung hinaus gewinnbringende Begleiter. Unabhängig davon, ob die Organisation einer Konferenz eher die Ausnahme als die Regel ist, helfen Ihnen die Begleiter, Ihr Vorhaben strukturiert und geordnet anzugehen.

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