Bei 53 Wochen und 365 Tagen bietet sich reichlich Auswahl, die eigene Konferenz irgendwo im Jahresverlauf zu platzieren. Statt bei der Terminfindung aber nach dem Zufallsprinzip vorzugehen, verspricht das Ausschlussverfahren die besseren Ergebnisse.
Sofort streichen
Ganz oben auf der Liste der Tage, die absolut nicht in Frage kommen, stehen Anfang und Ende des Jahres. Mag die Zeit vor den Weihnachtsfeiertagen auch allgemein als die besinnlichste des Jahres bekannt sein, kehrt vielerorts noch lange keine Ruhe ein. Vielmehr ist jeder damit beschäftigt, so wenige Aufgaben wie nur möglich mit ins neue Jahr zu nehmen und arbeitet deshalb fleißig alles ab, was noch zu erledigen ist. Der Besuch einer Konferenz dürfte für die allerwenigsten dazugehören. Ähnlich verhält es sich mit dem Beginn des neuen Jahres. Während sich einige zu der Zeit noch im Urlaub befinden, sind andere schon wieder ganz bei der Sache und damit beschäftigt, die ersten dringenden Tasks in Angriff zu nehmen.
Ganz pragmatisch formuliert: Die letzten beiden Wochen im Dezember fallen genau wie die ersten beiden im Januar als mögliche Konferenztermine schon mal weg.
Dann wären jetzt also nur noch 344 Tage und 49 Wochen übrig. Das ist ein kleiner Fortschritt, aber immer noch sehr viel Auswahl.
Sommer, Sonne, Konferenz?
Lieber nicht. Statt „Konferenz“ passt hier „Urlaub“ besser. Denn wenn es eine Jahreszeit gibt, zu der sich die meisten in den Urlaub verabschieden, dann ist das eindeutig der Sommer. Alle Tage im Juli und August sind deshalb die nächsten, die Sie streichen dürfen. Da trifft es sich gut, dass genau diese beiden Monate auch die wärmsten sind, denn ganz ehrlich: Die Zeit draußen zu verbringen ist dann oft angenehmer als der stundenlange Aufenthalt in Hallen und Seminarräumen. Bei steigenden Temperaturen kämpfen viele zudem mit sinkender Konzentrationsfähigkeit, weshalb die Wahl eines Termins während der eher ungemütlichen Wintermonate in der Hinsicht ein klarer Vorteil wäre – sozusagen ein Pluspunkt bei Minusgraden.
Vollkommen ausgeschlossen
Weitere Kalendertage, an denen Sie lieber keine Konferenz ansetzen, sind alle Feiertage. Zum einen die in dem Land, in dem die Veranstaltung stattfinden soll, und zum anderen die in Ländern, aus denen voraussichtlich viele Teilnehmer anreisen werden. Ansonsten könnte das einen spürbaren Besucherrückgang zur Folge haben. Natürlich müsste sich an solchen Tagen niemand extra frei nehmen, um die Konferenz zu besuchen, allerdings wären dann auch alle anderen Pläne dahin. Und für viele dürfte es einen höheren Stellenwert haben, Zeit mit der Familie zu verbringen als von einer Session zur nächsten zu wechseln.
Überlegen Sie außerdem, welche Veranstaltungen mit thematisch ähnlicher Ausrichtung über das Jahr verteilt noch interessant für Ihre Zielgruppe sein könnten. Prüfen Sie anschließend, wann diese stattfinden und legen Sie Ihre Konferenz auf einen anderen Tag. Mit der Methode dürften sich ganz leicht ein paar weitere Tage komplett ausschließen lassen. Bestenfalls ist bei einem Teil der Besucher ja auch Interesse an Ihrer Konferenz vorhanden. Versuchen Sie lieber nicht, in direkte Konkurrenz zu den anderen zu treten. Kann sein, dass Ihre Veranstaltung tatsächlich die besser von beiden wäre, aber genauso gut kann es sein, dass das niemand das beurteilen kann, weil sich alle für die andere entschieden haben.
Um persönliche Entscheidungen geht es auch bei Wahlen und Volksabstimmungen. Sicher geht hier beides – Briefwahl und Konferenzteilnahme. Am Tag der Wahl werden viele jedoch lieber den aktuellen Entwicklungen und Nachrichten folgen als den Inhalten Ihrer Veranstaltung. Ist Ihnen zudem daran gelegen, mit Ihrer Konferenz in den Medien präsent zu sein, haben Sie an diesem Tag sehr schlechte Karten.
Nicht viel anders ist das bei Sportereignissen. Verzichten Sie lieber darauf, die Konferenz am selben Tag anzusetzen, an dem etwa das Finale der Fußball-WM stattfindet. Je nach Nationalitäten der Teilnehmer variiert das Interesse an bestimmten Sportarten. Erwarten Sie nur Besucher aus dem deutschsprachigen Raum, brauchen Sie mit Ihrer Planung zum Beispiel keine Rücksicht auf das „Super Bowl“-Wochenende zu nehmen.
Was übrig bleibt
Nicht mehr ganz so viel, verglichen mit der Ausgangslage. Dennoch stehen Ihnen noch ausreichend Optionen offen. Der beste Zeitpunkt ist demnach einer, der im Frühling oder im Herbst liegt. Während der ersten Monate des Jahres sind die Chancen oft sogar noch etwas besser, weil die Jahresbudgets noch lange nicht verbraucht sind.
Vielleicht gibt es auch einen speziellen Jahrestag, der sich gut mit dem Thema Ihrer Veranstaltung verbinden lässt. Bei einem Meeresbiologen-Kongress würde sich hierfür der Tag des Meeres anbieten, bei einer IT-Konferenz der Europäische Tag des Datenschutzes.
Lieber Montag oder Freitag?
Jetzt muss aber noch eine Entscheidung bezüglich des Wochentags getroffen werden.
Auch hier gibt es wieder kleine Hilfen. Um welche Art Konferenz handelt es sich? Eine, bei der die Besucher ihre Teilnahme aus eigener Tasche bezahlen und mit der Sie nicht unbedingt Wissenschaftler oder Unternehmen ansprechen? Oder geht es um einen medizinischen Kongress? Dann legen Sie die Veranstaltung auf ein Wochenende. Anderenfalls müssten teilnehmende Ärzte ihre Praxis für mehrere Tage schließen oder Fachpersonal in Kliniken würde ausfallen, sodass der Stationsbetrieb darunter leidet. Auch Angestellte müssten extra Urlaub nehmen. Wer bereits andere Urlaubspläne hat, wird nur selten bereit sein, sich zugunsten einer Veranstaltung davon zu verabschieden. Gegen Ende des Jahres gibt es zusätzlich noch den Fall, dass alle Urlaubstage schon aufgebraucht sind. Anders sieht es aus bei Veranstaltungen, die einen direkten Bezug zum aktuellen Beruf der meisten Teilnehmer haben und deren Arbeitgeber sich an den Kosten beteiligen oder ganz dafür aufkommen. In einem solchen Fall ist ein Termin unter der Woche weniger problematisch.
Soll die Konferenz am Montag starten, bietet das Wochenende genügend Zeit zur Anreise. Mitten in der Woche wird es diesbezüglich umso schwieriger, je weiter Wohn- und Konferenzort voneinander entfernt liegen. Die Freude darüber hält sich spätestens dann in Grenzen, wenn sich jemand nach einem Arbeitstag mit acht oder mehr Stunden noch auf den Weg zur Konferenz begeben muss. Interessant ist es in dem Zusammenhang, vorher abzuschätzen, wie weit die Anreisewege ungefähr sein werden. Melden sich später voraussichtlich eher Personen an, die nicht in der Nähe des Veranstaltungsortes wohnen? Sind die Wege nicht gerade kurz, würde sich alleine schon deshalb empfehlen, das Wochenende zu berücksichtigen, um allen eine stressfreie Anreise zu ermöglichen. Die Zeit bis zum Start der Konferenz könnten die Besucher dann etwa nutzen, um etwa die Stadt kennenzulernen – etwas, das bei vielen Veranstaltungen oft zu kurz kommt.
Manchmal ist aber genau der Montag eher ungeeignet. Gerade zu Beginn der Woche muss vieles erledigt oder vorbereitet werden. Da sind zum Beispiel E-Mails, die noch beantwortet werden müssen oder die Aufgabenplanung für die restliche Woche steht an. Besser wäre es also, Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag ins Auge zu fassen.
Freitag hingegen gilt allgemein als der unbeliebteste Tag. Am Ende einer langen Arbeitswoche steht vielen doch eher der Sinn nach Erholung als nach einer Konferenz.
Welche Überlegungen treffen Sie bei der Auswahl eines Termins? Haben Sie vielleicht sogar schon mit verschiedenen Wochentagen oder Monaten experimentiert? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.