Es soll Konferenzteilnehmer geben, für die das Präsentieren eines Posters eher dem Hauptgewinn gleichkommt. Im Gegensatz zu einem Vortrag vor einem großen Publikum gibt es bei der Postersession schließlich direktes Feedback zur eigenen Arbeit. Die Zuhörer können sich mit Fragen an den Autor wenden, sodass oft ergiebigere Diskussionen entstehen als im Anschluss an einen Vortrag. Perfekt ist das vor allem für Forschungsprojekte, die noch am Anfang stehen oder Ansatzpunkte für weitere Studien bieten. Ein wenig Input von anderen kommt da meist sehr gelegen. Ein andermal werden Besucher erst über das Poster überhaupt auf eine Thematik aufmerksam und die Idee für ein gemeinsames zukünftiges Projekt entsteht.
Aber auch, wenn sich am Ende keine neue Kooperation ergibt, lohnt es sich, über den Inhalt eines Posters zu diskutieren. Ein Poster außerhalb der eigenen Universität zu präsentieren und die Meinung anderer dazu zu hören ist zudem eine wertvolle Erfahrung. Gleichzeitig erhalten Wissenschaftler die Gelegenheit, die eigenen Fähigkeiten zu verbessern, allen voran, die eigene Ideen verständlich zu kommunizieren und Informationen visuell aufzubereiten. Postersessions als unwichtig einzustufen und während der Organisation einer Konferenz auch so zu behandeln, wäre also ein großer Fehler.
1. Passen Sie die Postersession dem Veranstaltungsort an
Wo auch immer Ihre geplante Konferenz stattfindet – Platz für alle Poster sollte es geben. Bei großen Veranstaltungen gibt es manchmal eine dreistellige Anzahl an Postern, weshalb es umso wichtiger ist, sich vorher zu erkundigen, wie viele Poster in welchen Räumlichkeiten untergebracht werden können. Klären Sie gleichzeitig, ob vor Ort Posterstellwände in ausreichender Anzahl vorhanden sind. Wenn nicht, mieten Sie diese an. Etwa einen Monat vor Veranstaltungsbeginn sollten Sie dann auch geklärt haben, wie diese transportiert werden und wer sich um das Aufstellen kümmert.
Achten Sie darauf, dass die Poster am Ende nicht zu weit weg sind vom restlichen Geschehen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich später niemand freiwillig dorthin verirrt, was schade wäre. Abhilfe schaffen Sie hier mit einem kleinen Trick: Strategisch günstig lassen sich in der Nähe der Poster Getränke und Snacks platzieren, das zieht Besucher magisch an.
Im Raum selbst lassen Sie ausreichend Platz zwischen den Stellwandreihen. Die Poster sollen ja von möglichst vielen Leuten angesehen werden, was umso schwieriger wird, wenn sich viele Personen zur selben Zeit davor versammeln. Legen Sie vor dem Aufstellen eine Raumskizze an und testen Sie damit vorab, welche Lösung die beste ist.
Statt eines Raumes bieten sich auch weite Flure an. Über mangelnde Beachtung der Poster wird sich dann bestimmt niemand beschweren. Geeignet ist das andererseits nur, wenn es nicht ganz so viele Poster gibt oder Sie mit e-Postern arbeiten (siehe Punkt 7).
2. Legen Sie Vorgaben fest
Zahlreiches Nachfragen vermeiden Sie, wenn Sie rechtzeitig darüber informieren, wie die Poster aussehen sollen. Kontaktieren Sie die Posterautoren direkt per Mail. Einfacher wird das mit einer Konferenz-Management-Software, mit deren Hilfe individualisierte Rundmails an die Posterautoren verschickt werden können.
In die Mail gehören unbedingt folgende Angaben:
- Wie groß darf das Poster sein? Hoch oder quer?
Üblich ist hier das Format DIN A0. Die maximale Größe sowie die Antwort auf die Frage nach Hoch- oder Querformat richten sich immer nach den Posterstellwänden. - In welcher Sprache soll das Poster erstellt werden?
Manche Veranstaltende möchten die Konferenz konsistent halten und akzeptieren nur Poster in der offiziellen Konferenzsprache. Andere stellen es den Autor:innen frei. Um Missverständnisse zu vermeiden, geben Sie die Sprachen an. - Welche Angaben müssen auf den Postern zu finden sein?
Denken Sie hier etwa an den Namen, die Institution und den Betreuer des Poster-Autors sowie die verwendete Literatur. Bei medizinischen Kongressen sollten zudem Hinweise auf potenzielle Interessenkonflikte eingefügt werden.
Nutzen Sie die Website der Konferenz, um ausführliche Informationen zur Gestaltung der Poster und zum Ablauf der Sessions zusammenzustellen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Poster-Design muss das sicher nicht sein, ein paar ganz grundlegende Dinge dürfen Sie aber schon anbringen. Dass noch immer viele Ergebnisse einem auf Posterformat vergrößerten Abstract ähneln, ist leider traurige Realität. Weisen Sie darauf hin, dass die besten Poster die mit gut lesbarem und aussagekräftigem Text sind, die Grafiken einbeziehen und deren Inhalt auch von Laien und Fachfremden verstanden wird. Natürlich dürfen Sie dabei auch einfach auf Experten-Tipps hinweisen. Sehr gute finden sich etwa bei Prof. Klaus Pommerening von der JGU Mainz oder in den Präsentationsfolien von Andreas Schoknecht vom Karlsruher Institut für Technologie.
Manche Veranstalter bieten auch gleich ganze Templates zum Download an und schießen damit ein wenig über das Ziel hinaus. Was gut gemeint ist und wahrscheinlich gestalterisch einwandfreie Ergebnisse zur Folge hat, führt am Ende eher dazu, dass Ihnen vor Ort dasselbe Poster in zigfacher Ausführung begegnet. Für ein wenig Inspiration sind gute Beispiele besser geeignet. Verlinken Sie zum Beispiel auf ein paar gelungene Poster oder stellen Sie Bilder von den besten Postern des Vorjahres auf Ihre Website, nachdem Sie die Autoren um Erlaubnis gefragt haben.
3. Überlegen Sie sich, was vor der Postersession noch zu tun ist
Nichts geht über eine gründliche Vorbereitung. Noch besser, wenn diese ihren Anfang nicht erst am ersten Konferenztag nimmt und nicht nur die Organisatoren einschließt. Alle, die ein Poster erstellt haben, sollten ebenfalls Bescheid wissen, was bis dorthin zu tun ist.
Wichtig ist dabei der Zeitraum, in dem die Poster angebracht werden können. Wie werden diese an den Stellwänden befestigt? Wo liegt das Material dazu bereit? Welches Poster gehört wohin? Vergeben Sie für jedes Poster vorab eine eindeutige Nummer. Sind es sehr viele, teilen Sie diese in einzelne Themengruppen ein. Die Einordnung sollte dann auch im Posterraum erkennbar sein.
Teilen Sie den Autoren neben der Nummer des Posters mit, von wann bis wann diese bei ihrem Poster stehen müssen und wie es nach der Präsentation weitergeht. Bis wann müssen die Poster abgenommen werden?
4. Planen Sie den genauen Ablauf der Postersession
Vor einigen Jahren liefen Postersessions üblicherweise so ab: Alle Wissenschaftler standen vor ihrem Poster und warteten, bis jemand Interesse an ihrer Arbeit zeigte. Kam jemand vorbei, wurde über das Poster gesprochen. Kam niemand, wurde es sehr langweilig. Präsentiert werden musste dann zwar nichts, Feedback gab es aber auch keines.
Mittlerweile beschäftigen sich Organisatoren zum Glück damit, wie die Sessions besser gestaltet werden können. So hat sich bei manchen Veranstaltungen die Posterslam-Methode bewährt, bei der jeder Autor genau eine Minute Zeit hat, sein Poster vorzustellen. Das ist ein kurzer, prägnanter Einstieg für alle Anwesenden, denen sich im Laufe der nächsten Stunde die Möglichkeit bietet, die für sie interessanten Poster aufzusuchen und mit den Autoren ins Gespräch zu kommen.
5. Organisieren Sie Posterbegehungen
Posterbegehungen in kleinen Gruppen sind eine weitere Variante. Dabei geht die Gruppe von einem Poster zum nächsten. An jeder Station stellt der Autor seine Arbeit kurz vor und danach bleibt jeweils Zeit für eine kleine Diskussion. Das klappt auch bei vielen Postern gut. Dann werden im Rahmen einer Begehung nur die vorgestellt, die zum selben Themenbereich gehören. Bei mehrtägigen Veranstaltungen empfiehlt sich eine Präsentation pro Tag, die nicht länger als ein bis zwei Stunden dauern sollte.
Sind alle Präsentationen abgeschlossen, müssen die Posterstellwände nicht sofort wieder verschwinden. Geben Sie den Besuchern Gelegenheit, noch einmal in aller Ruhe die Ergebnisse anzusehen. Stellen Sie als eine Art Teaser eine Posterliste auf die Website oder machen Sie diese über die App verfügbar. So kann sich vorher schon jeder über die Themen informieren und später gezielt die interessantesten Poster aufsuchen.
Achten Sie darauf, dass die Poster nicht ohne Erlaubnis fotografiert werden. Nicht gerade eine leichte Aufgabe im Zeitalter von Smartphones und sozialen Netzwerken – ein Poster abzufotografieren und mit einem entsprechenden Hashtag versehen der Öffentlichkeit zu präsentieren dauert schließlich nur ein paar Sekunden. Vielen Forschern tut man damit keinen Gefallen. Häufig sind die Ergebnisse vorläufig und bislang unveröffentlicht. Ein paar Schilder mit dem Hinweis, die Autoren vor einem Foto zu fragen, sind hier hilfreich.
6. Honorieren Sie die besten Poster
Viele Konferenzen vergeben Preise für die besten Poster – ein weiterer Grund dafür, warum es keine Zeitverschwendung ist, ein Poster zu erstellen. Möchten Sie ebenfalls die besten Ergebnisse auszeichnen, sollten Sie zunächst Jurymitglieder bestimmen und eindeutige Kriterien festlegen, nach denen die Poster beurteilt werden. Bewertet werden können beispielsweise die grafische Darstellung der Informationen, der Inhalt, die Präsentation und ob alle Fragen beantwortet werden konnten.
Verheimlichen Sie die Kriterien nicht. Wenn alle wissen, worauf bei der Bewertung geachtet wird, hat das eventuell besser gestaltete Poster zur Folge. Anstrengend für die Jury wird es bei sehr vielen Postern, wenn alle Jury-Mitglieder bei jeder einzelnen Präsentation anwesend sein müssen. Lassen Sie die Jury in einem solchen Fall lieber zuerst eine Vorauswahl treffen. Während der Sessions werden dann nur noch die Nominierten bewertet.
Den oder die Preise vergeben Sie auf der Abschlussveranstaltung, wenn sich noch einmal alle Teilnehmer versammeln. Der Autor des besten Posters kann sich über einen Geldpreis freuen oder darf kostenlos an der nächsten Tagung teilnehmen. Manchmal erhalten die Preisträger auch Fachbücher oder Fachzeitschriften-Abos. Vielleicht möchten Sie hierfür mit Sponsoren oder Medienpartnern zusammenarbeiten.
7. Beachten Sie die Besonderheiten von e-Postern
Mit elektronischen Postern arbeiten Sie platzsparend und ganz ohne Stellwände. Stattdessen werden die Poster auf großen Displays angesehen. Da sich auf einem Display sämtliche Poster anzeigen lassen, muss die Anzahl der Bildschirme nicht denen der Poster entsprechen.
E-Poster können ganz unterschiedlich dargestellt werden:
- Im einfachsten Fall wird auf den Bildschirmen einfach nur die digitale Version des Posters angezeigt, das in ausgedruckter Form genauso aussehen würde.
- Manchmal können zusätzlich interaktive Elemente wie Videos eingebaut werden oder das Poster besteht ähnlich wie eine PowerPoint-Präsentation aus mehreren Slides.
Entscheiden Sie sich für e-Poster, ist es deshalb umso wichtiger, die Autoren über die Vorgaben zu informieren. Neben den Abmessungen spielen hier auch die erlaubten Dateiformate eine wichtige Rolle. Helfen kann dabei eine Software. So ist etwa Converia in der Lage, ePoster zu verwalten und an die Display-Größe angepasst darzustellen.
Haben Sie schon Postersessions organisiert? Was war Ihnen besonders wichtig? Möchten Sie noch einen Hinweis ergänzen? Lassen Sie es uns wissen.
Bildquelle: EPSC-DPS poster session by smerikal (CC BY SA 2.0)