- 1. Passen Sie die Postersession dem Veranstaltungsort an 🏛️
- 2. Legen Sie Vorgaben fest 📋
- 3. Überlegen Sie sich, was vor der Postersession noch zu tun ist 🗓️
- 4. Planen Sie den genauen Ablauf der Postersession ⌛
- 5. Organisieren Sie Posterbegehungen 👣
- 6. Honorieren Sie die besten Poster 🏆
- 7. Beachten Sie die Besonderheiten von e-Postern 🖥️
Viele Konferenzteilnehmende empfinden das Präsentieren eines Posters als echtes Highlight. Anders als bei einem Vortrag vor großem Publikum erhalten sie sofort Feedback zu ihrer Arbeit.
Im Mittelpunkt steht der persönliche Austausch. Durch spontane Fragen entstehen oft lebendige Diskussionen. Für Forschungsprojekte in einer frühen Phase ist das besonders wertvoll, weil neue Anregungen sofort einfließen. Häufig macht ein Poster Besucher:innen überhaupt erst auf ein Thema aufmerksam. Nicht selten entsteht daraus die Idee für ein gemeinsames Projekt.
Auch wenn am Ende keine Kooperation folgt, lohnt sich das Gespräch über den Inhalt des Posters. Die Präsentation außerhalb der eigenen Bubble bringt neue Perspektiven und wichtige Erfahrungen. Gleichzeitig schärfen Forschende ihre Fähigkeiten: Sie üben, Ideen klar zu erklären und Informationen anschaulich darzustellen.
1. Passen Sie die Postersession dem Veranstaltungsort an 🏛️
Unabhängig vom Veranstaltungsort – ausreichend Platz sollte für alle Poster vorhanden sein. Da oft hunderte Beiträge auf Konferenzen präsentiert werden sollen, ist es umso wichtiger, sich vorher über die Raumplanung zu erkundigen. Klären Sie gleichzeitig, ob vor Ort Posterstellwände in ausreichender Anzahl vorhanden sind und organisieren Sie bei Bedarf Mietwände sowie deren Transport und Aufbau.
Damit die Poster nicht leicht unbeachtet bleiben, sollten sie nicht abseits des Geschehens platziert werden. Abhilfe schaffen Sie hier mit einem kleinen Trick: Strategisch günstig lassen sich in der Nähe der Poster Getränke und Snacks platzieren, das sorgt für Laufpublikum und erhört die Sichtbarkeit.
Im Raum selbst lassen Sie ausreichend Platz zwischen den Stellwandreihen, damit sich die Besucher, trotz großem Andrang, ungestört informieren können. Legen Sie vor dem Aufstellen eine Raumskizze an und testen Sie damit vorab, welche Lösung die beste ist.
Statt eines Raumes bieten sich auch weite Flure an. Über mangelnde Beachtung der Poster wird sich dann bestimmt niemand beschweren. Geeignet ist das andererseits nur, wenn es nicht ganz so viele Poster gibt oder Sie mit e-Postern arbeiten (siehe Punkt 7).
2. Legen Sie Vorgaben fest 📋
Zahlreiches Nachfragen vermeiden Sie, wenn Sie rechtzeitig darüber informieren, wie die Poster aussehen sollen. Kontaktieren Sie die Posterautoren direkt per Mail. Einfacher wird das mit einer Konferenz-Management-Software, mit deren Hilfe individualisierte Rundmails an die Posterautoren verschickt werden können.
In die Mail gehören unbedingt folgende Angaben:
- Wie groß darf das Poster sein? Hoch oder quer? 📏
Üblich ist hier das Format DIN A0. Die maximale Größe sowie die Antwort auf die Frage nach Hoch- oder Querformat richten sich immer nach den Posterstellwänden. - In welcher Sprache soll das Poster erstellt werden? 🗣️
Manche Veranstaltende möchten die Konferenz konsistent halten und akzeptieren nur Poster in der offiziellen Konferenzsprache. Andere stellen es den Autor:innen frei. Um Missverständnisse zu vermeiden, geben Sie die Sprachen an. - Welche Angaben müssen auf den Postern zu finden sein? 🖊️
Denken Sie hier etwa an den Namen, die Institution und den Betreuer des Poster-Autors sowie die verwendete Literatur. Bei medizinischen Kongressen sollten zudem Hinweise auf potenzielle Interessenkonflikte eingefügt werden.
Nutzen Sie die Website der Konferenz, um ausführliche Informationen zur Gestaltung der Poster und zum Ablauf der Sessions zusammenzustellen. Dass noch immer viele Ergebnisse einem auf Posterformat vergrößerten Abstract ähneln, ist leider traurige Realität. Weisen Sie deshalb darauf hin, dass die besten Poster gut lesbar, aussagekräftig, visuell ansprechend und für Fachfremde gut verständlich sind. Natürlich dürfen Sie dabei auch einfach auf Experten-Tipps hinweisen. Sehr gute finden sich etwa bei Prof. Klaus Pommerening von der JGU Mainz oder in den Präsentationsfolien von Andreas Schoknecht vom Karlsruher Institut für Technologie.
Manche Veranstalter bieten netterweise auch gleich ganze Templates zum Download an, was vor Ort jedoch zum selben Poster in zigfacher Ausführung führt. Für ein wenig Inspiration sind gute Beispiele besser geeignet. Verlinken Sie zum Beispiel auf ein paar gelungene Poster oder stellen Sie Bilder von den besten Postern des Vorjahres auf Ihre Website, nachdem Sie die Autoren um Erlaubnis gefragt haben.
3. Überlegen Sie sich, was vor der Postersession noch zu tun ist 🗓️
Nichts geht über eine gründliche Vorbereitung. Noch besser, wenn diese ihren Anfang nicht erst am ersten Konferenztag nimmt und nicht nur die Organisatoren einschließt. Alle, die ein Poster erstellt haben, sollten ebenfalls Bescheid wissen, was bis dorthin zu tun ist.
Das sollten Sie unbedingt bei der Vorbereitung beachten: ✅
- Definieren Sie den Zeitraum für die Anbringung der Poster
- Klären Sie, wie die Poster befestigt werden sollen
- Stellen Sie Befestigungsmaterial bereit
- Weisen Sie jedem Poster eine eindeutige Nummer zu
- Gruppieren Sie diese thematisch bei zu großer Menge
- Machen Sie die Einordnung im Posterraum klar erkennbar
Die Autoren sollten zudem informiert werden, wann sie an ihren Postern stehen müssen, wie der Ablauf nach der Präsentation und bis wann sie die Poster abnehmen müssen.
4. Planen Sie den genauen Ablauf der Postersession ⌛
Vor einigen Jahren liefen Postersessions üblicherweise so ab: Alle Wissenschaftler standen vor ihrem Poster und warteten, bis jemand Interesse an ihrer Arbeit zeigte. Kam jemand vorbei, wurde über das Poster gesprochen – ansonsten wurde es sehr langweilig. Präsentiert werden musste dann zwar nichts, Feedback gab es aber auch keines.
Mittlerweile gibt es Organisatoren, die sich glücklicherweise mit der besseren Gestaltung der Sessions auseinandersetzen. So hat sich bei manchen Veranstaltungen die Posterslam-Methode bewährt, bei der jeder Autor genau eine Minute Zeit hat, sein Poster vorzustellen. Das ist ein kurzer, prägnanter Einstieg für alle Anwesenden, denen sich im Laufe der nächsten Stunde die Möglichkeit bietet, die für sie interessanten Poster aufzusuchen und mit den Autoren ins Gespräch zu kommen.
5. Organisieren Sie Posterbegehungen 👣
Posterbegehungen in kleinen Gruppen sind eine weitere Variante. Dabei geht die Gruppe von einem Poster zum nächsten. An jeder Station stellt der Autor seine Arbeit kurz vor und danach bleibt jeweils Zeit für eine kleine Diskussion. Bei mehrtägigen Veranstaltungen empfiehlt sich eine Präsentation pro Tag, die nicht länger als ein bis zwei Stunden dauern sollte.
Sind alle Präsentationen abgeschlossen, müssen die Posterstellwände nicht sofort wieder verschwinden. Geben Sie den Besuchern Gelegenheit, noch einmal in aller Ruhe die Ergebnisse anzusehen. Stellen Sie als eine Art Teaser eine Posterliste auf die Website oder machen Sie diese über die App verfügbar. So kann sich vorher schon jeder über die Themen informieren und später gezielt die interessantesten Poster aufsuchen.
Achten Sie darauf, dass die Poster nicht ohne Erlaubnis fotografiert werden. Im Zeitalter von Smartphones und sozialen Netzwerken dauert es nicht lang, schadet jedoch den Forschern. Häufig sind die Ergebnisse vorläufig und bislang unveröffentlicht. Ein paar Schilder mit dem Hinweis, die Autoren vor dem fotografieren zu fragen, sind hier hilfreich.
6. Honorieren Sie die besten Poster 🏆
Viele Konferenzen vergeben Preise für die besten Poster – ein guter Anreiz, um ein Poster zu erstellen. Möchten Sie Preise vergeben, sollten Sie zunächst Jurymitglieder bestimmen und eindeutige Bewertungskriterien festlegen. Bewertet werden können beispielsweise die grafische Darstellung der Informationen, der Inhalt, die Präsentation und ob alle Fragen beantwortet werden konnten.
Verheimlichen Sie die Kriterien nicht, das eventuell besser gestaltete Poster zur Folge. Um den Aufwand zu reduzieren, lassen Sie die Jury bei sehr vielen Postern lieber zuerst eine Vorauswahl treffen. Während der Sessions werden dann nur noch die Nominierten bewertet.
Den oder die Preise vergeben Sie auf der Abschlussveranstaltung, wenn sich noch einmal alle Teilnehmer versammeln. Der Autor des besten Posters kann sich über einen Geldpreis freuen oder darf kostenlos an der nächsten Tagung teilnehmen. Manchmal erhalten die Preisträger auch Fachbücher oder Fachzeitschriften-Abos. Vielleicht möchten Sie hierfür mit Sponsoren oder Medienpartnern zusammenarbeiten.
7. Beachten Sie die Besonderheiten von e-Postern 🖥️
Mit elektronischen Postern arbeiten Sie platzsparend und ganz ohne Stellwände. Stattdessen werden die Poster auf großen Displays angesehen. Da sich auf einem Display sämtliche Poster anzeigen lassen, muss die Anzahl der Bildschirme nicht denen der Poster entsprechen.
E-Poster können ganz unterschiedlich dargestellt werden:
- Im einfachsten Fall wird auf den Bildschirmen einfach nur die digitale Version des Posters angezeigt, das in ausgedruckter Form genauso aussehen würde.
- Manchmal können zusätzlich interaktive Elemente wie Videos eingebaut werden oder das Poster besteht ähnlich wie eine PowerPoint-Präsentation aus mehreren Slides.
Entscheiden Sie sich für e-Poster, ist es deshalb umso wichtiger, die Autoren über die Vorgaben zu informieren. Neben den Abmessungen spielen hier auch die erlaubten Dateiformate eine wichtige Rolle. Helfen kann dabei eine Software. So ist etwa Converia in der Lage, ePoster zu verwalten und an die Display-Größe angepasst darzustellen.
Haben Sie schon Postersessions organisiert? Was war Ihnen besonders wichtig? Möchten Sie noch einen Hinweis ergänzen? Lassen Sie es uns wissen.
Bildquelle: EPSC-DPS poster session by smerikal (CC BY SA 2.0)