Was zeichnet eine optimale Abstract Management Software aus?

1. Integriert weitere Systeme des Veranstaltungsmanagements

Wenn Sie eine wissenschaftliche Konferenz planen, ist das Abstract Management mit Hilfe einer Software nur ein Aspekt von vielen. Er steht jedoch nicht für sich allein, sondern ist mit anderen Bereichen der Konferenzorganisation verzahnt.
So tauchen etwa Autor:innen, die ihr Paper während der Konferenz präsentieren, in der Liste der Teilnehmenden auf und müssen in der Regel ebenfalls eine Teilnahmegebühr entrichten.
Setzen Sie deshalb auf eine Software, mit der Sie neben dem Abstract Management auch das Anmeldeformular für die Teilnehmenden erstellen. Noch besser wird es, wenn die Lösung auch gleich die Teilnahmegebühren verwaltet.

2. Bildet den gesamten Prozess – Einreichen & Bewerten – ab

Mit einer effektiven Abstract Management Software an Ihrer Seite decken Sie alle Schritte ab. Das geht los beim Call for Papers und endet mit dem fertigen Programm der Konferenz.

Was gibt es vorab zu tun? Sie legen im Admin-Bereich der Abstract Management Software fest, welche Angaben Sie von einer Person brauchen, die ein Abstract für Ihre Konferenz einreichen möchte.
Im Anschluss bewerten die vom Programmkomitee ausgewählten Gutachter:innen die ihnen zugewiesenen Paper nach Kriterien, die Sie ebenfalls vorab festgelegt haben.
Sobald jedes Abstract mit einer Bewertung versehen ist, trifft das Programmkomitee als finale Instanz die abschließende Entscheidung darüber, ob ein Beitrag angenommen oder abgelehnt wird.

Bei Ihnen ist das ein wenig komplexer? Dann bitte darauf achten, dass Ihnen die Software keinen Strich durch die Rechnung macht. Auch mehrstufige Prozesse beim Abstract Management dürfen ihr keine Probleme bereiten.
Etwa, wenn die Autor:innen der akzeptiereten Abstracts im nächsten Schritt ihre vollständige wissenschaftliche Arbeit einreichen sollen. Diese durchläuft dann noch einmal denselben Bewertungsprozess.

3. Ermöglicht Ihnen das Einreichen und Bewerten nach Wunsch

Keine Konferenz ist wie die andere.
Das weiß eine gute Abstract Management Software auch. Sie erlaubt Ihnen darum, Einreichungszeiträume, Themenbereiche und Präsentationsarten (Vortrag, Workshop, Poster-Präsentation etc.) individuell zu definieren.

Sie bestimmen mit Hilfe der Abstract Management Software, ob die Autor:innen ihre Beiträge in ein Formular eingeben oder hochladen, legen Dateiformat und –größe fest und geben vor, wie viele Beiträge eine Person maximal einreichen und wie viele ein:e Gutachter:in höchstens bewerten darf.
Die Entscheidung, ob ein Beitrag durch eine oder mehrere Personen bewertet wird, liegt ebenfalls bei Ihnen.

4. Plant das Konferenzprogramm

Sobald Sie wissen, welche Beiträge final Teil der Konferenz sind, hilft Ihnen die Abstract Management Software, aus den Submissions automatisch eine Übersicht aller Programmpunkte der Veranstaltung zu erstellen.
Dieser „Stundenplan“ liefert Vorschläge, wie Sie die Präsentationen auf die einzelnen Konferenztage verteilen und nimmt Ihnen so einen Teil der Planungsarbeit ab.

5. Liefert Ihnen den aktuellen Stand

Ihre Abstract Management Software hilft Ihnen, jederzeit über alles im Bilde zu sein und das auch zu bleiben.
Sie werden benachrichtigt, wenn neue Abstracts ankommen und die Software zeigt Ihnen eine stets aktuelle Übersicht aller bereits eingegangenen Beiträge.
Ist der Review-Prozess im Gange, werfen Sie nur noch einen kurzen Blick auf das Dashboard Ihrer Abstract Management Software, um zu sehen, wie viele Gutachten noch fehlen.

6. Steuert den Austausch mit Gutachter:innen und Autor:innen

Eine Software für das Abstract Management legt die Grundlage, damit sich das Organisationsteam der Konferenz, das Programmkomitee, die Gutachter:innen und die Autor:innen austauschen können.

Sie verbindet alle mit Hilfe einer Mail-Funktion. Das bedeutet: Niemand muss erst ins eigene E-Mail-Programm wechseln, sondern alle schicken sich Nachrichten direkt aus der Abstract Management Software heraus.

Relevant ist das zum Beispiel dann, wenn Deadlines anstehen. So sollten Sie Gutachter:innen, die ihre Abstracts noch nicht bewertet haben, vor dem Ende des Review-Zeitraums an ihre Aufgabe erinnern. Praktisch sind solche Mails auch für die Einreichenden. Diese sollten wissen, ob ihr Abstract bei Ihnen angekommen ist (Empfangsbestätigung) und was am Ende daraus geworden ist (finale Entscheidung des Programmkomitees).
Das heißt allerdings nicht, dass Sie die Mail für jeden Empfänger einzeln formulieren und abschicken müssen. Diese Aufgabe übernimmt idealerweise die Abstract Management Software. Sie bauen sich nur den Vorlagetext, den Rest macht das Tool.

7. Legt fest, wer was sieht

Nicht jeder soll in der Review-Phase einen Rundumblick auf alle Daten erhalten. Die Limits setzen Sie und die Abstract Management Software setzt sie um – nicht umgekehrt.
Aus der Sicht der Gutachter:innen sollten Sie beispielsweise entscheiden können, ob:

• … diese nur die Abstracts sehen, die ihnen zur Bewertung zugeteilt wurden
• … der:die Autor:in des Abstracts für sie anonym bleibt
• … sie wissen, wer außer ihnen den Beitrag bewertet.

8. Importiert Konferenz-Daten

Sie haben bereits eine Personenliste mit allen Gutachter:innen, die bei Ihrer Konferenz im Einsatz sind. Dann ist es logisch, dass Sie nicht mehrere Stunden damit verbringen werden, diese per Hand noch mal in eine Software einzupflegen.

Achten Sie darauf, dass die Abstract Management Software über eine Import-Funktion verfügt. Dann kommt die Liste schon fertig im System an und Sie haben keine Arbeit mehr damit.
Je mehr Abstracts und je mehr Gutachter:innen Sie haben, desto höher ist die Zeitersparnis. Bei großen Konferenzen ist das also ein absolutes Must-Have.