Was zeichnet eine optimale Abstract Management Software aus?

1. Integration weiterer Systeme des Veranstaltungsmanagements

Bei der Planung einer wissenschaftlichen Konferenz ist das Abstract Management mit Hilfe einer Software lediglich ein Aspekt. Dieser steht jedoch nicht für sich allein, sondern ist mit anderen Bereichen der Veranstaltungsorganisation verzahnt.
So tauchen etwa Autoren, die ihr Paper während der Konferenz präsentieren, in der Teilnehmerliste auf und müssen in der Regel ebenfalls eine Teilnahmegebühr entrichten.
Am besten eignet sich deshalb eine Lösung, bei der die Abstract Management Software mit Systemen zur Teilnehmeranmeldung sowie zur Zahlungsabwicklung verknüpft wird.
Für die Autoren hat dies außerdem den Vorteil, dass nur ein Login benötigt wird, um alle Funktionen zu nutzen.

2. Abbilden des gesamten Einreichungs- und Bewertungsprozesses durch die Abstract Management Software

Mit Hilfe einer effektiven Abstract Management Software können alle Schritte von der Einreichung der Abstracts durch die Autoren bis zur Planung des Konferenzprogramms durchgeführt werden.

Alle von den Autoren benötigten Angaben zum Einreichen der Abstracts werden vorab im Administrationsbereich der Abstract Management Software definiert.
Im Anschluss bewerten die vom Programmkomitee ausgewählten Gutachter die ihnen zugewiesenen Paper nach ebenfalls im Administrationsbereich festgelegten Kriterien.
Auf Basis dieser Bewertungen trifft das Programmkomitee als finale Instanz dann die abschließende Entscheidung darüber, ob ein Beitrag angenommen oder abgelehnt wird.

Auch ein mehrstufiger Prozess darf der Abstract Management Software keine Probleme bereiten. Hierbei werden die Autoren, deren Abstracts durch das Komitee akzeptiert wurden, zum Einreichen ihrer vollständigen wissenschaftlichen Arbeit aufgefordert. Diese durchläuft dann noch einmal denselben Bewertungsprozess.

In beiden Fällen sollte es möglich sein, die Beiträge zur Überarbeitung zurück an den Autor zu senden.

3. Einreichen und Bewerten nach Wunsch

Keine Veranstaltung ist wie die andere.
Um diesem Umstand gerecht zu werden, sollten Ihnen die Software für Ihr Abstract-Management erlauben, Einreichungszeiträume, Themenbereiche und Präsentationsarten (Vortrag, Workshop, Poster-Präsentation etc.) individuell festsetzen zu können.

Sie bestimmen mit Hilfe der Abstract Management Software, ob die Autoren ihre Beiträge in ein Formular eingeben oder hochladen, legen Dateiformat und –größe fest und geben vor, wie viele Beiträge ein Autor maximal einreichen und wie viele ein Gutachter höchstens bewerten darf.
Die Entscheidung, ob ein Beitrag durch einen oder mehrere Gutachter beurteilt wird, sollte ebenfalls bei Ihnen liegen.

Möchten Sie Zeit sparen, wählen Sie darüber hinaus eine Abstract-Management-Software, die Ihnen automatisch Vorschläge für die Verteilung der Beiträge auf die Gutachter liefert.

4. Planung des Konferenzprogramms

Sobald alle Beiträge feststehen, sollte die Abstract Management Software die Option bereithalten, aus den Submissions am Ende automatisch eine Übersicht aller Programmpunkte der Veranstaltung zu erstellen.
Dieser „Stundenplan“ liefert Vorschläge, wie die Präsentationen auf die einzelnen Konferenztage verteilt werden können und nimmt Ihnen so einen Teil der Planungsarbeit ab.

5. Aktuelle Benachrichtigungen

Ihre Abstract Management Software hilft Ihnen, jederzeit über alles im Bilde zu sein und das auch zu bleiben.
Sie werden benachrichtigt, wenn neue Abstracts eingereicht wurden und die Software zeigt Ihnen eine stets aktuelle Übersicht aller bereits eingegangenen Beiträge.
Ist der Reviewing-Prozess im Gange, bedarf es im Idealfall nur eines Blicks auf das Dashboard Ihrer Abstract Management Software, um zu sehen, wie viele Gutachten noch fehlen.

6. Kommunikation mit Gutachtern und Autoren mit Hilfe der Abstract Management Software

Eine Software für das Abstract Management eignet sich auch zum Austausch zwischen Veranstalter, Programmkomitee, Gutachtern und Autoren.
Um diese miteinander zu verbinden, können Mails aus der Abstract Management Software heraus verschickt werden.
Relevant ist das zum Beispiel dann, wenn es um die Einhaltung von Deadlines geht. So sollten Sie Gutachter, die noch keine Beurteilung abgegeben haben, vor Ablauf der Reviewing-Phase an ihre Aufgabe erinnern können.
Für die Einreicher empfiehlt sich außerdem das Senden einer Empfangsbestätigung, sobald deren Abstract eingegangen ist sowie eine Mitteilung über die Entscheidung des Programmkomitees.
Das heißt allerdings nicht, dass Sie die Mail für jeden Empfänger einzeln formulieren und abschicken müssen. Diese Aufgabe übernimmt idealerweise die Abstract Management Software.

Wer darf mit wem per Mail kommunizieren? Können die Gutachter den Autoren oder dem Programmkomitee Nachrichten senden? Auch die Entscheidungen darüber liegen bestenfalls bei Ihnen.

7. Wer sieht was?

Nicht jeder soll beim Reviewing alles sehen können. Wem welche Informationen letztlich angezeigt werden, darf jedoch nicht von der verwendeten Software für das Abstract Management abhängig sein.
Aus der Sicht der Gutachter sollten Sie beispielsweise Festlegungen treffen können, ob:

• … diese nur die Abstracts sehen, die ihnen zur Bewertung zugeteilt wurden
• … der Autor des Papers für sie anonym bleibt
• … ersichtlich wird, wer außer ihnen den Beitrag bewertet.

8. In die Abstract Management Software importieren statt einzeln anlegen

Liegt Ihnen bereits eine Liste mit allen Gutachtern vor, sollten Sie nicht mehrere Stunden damit verbringen müssen, diese per Hand einzupflegen.
Achten Sie darauf, dass die Software für das Abstract-Management über eine Import-Funktion verfügt, mit deren Hilfe sich die Liste einfügen lässt.
Besonders bei größeren Veranstaltungen, bei denen viele Abstracts von entsprechend vielen Gutachtern bewertet werden, ist das Importieren ein Must-Have.

Teilen Sie uns mit, welche Funktionen Sie sich noch von einer Abstract-Management-Software wünschen würden. Gerne prüfen wir auch gemeinsam mit Ihnen, ob Converia für Ihre Veranstaltungen geeignet ist.