Mit Converia haben Sie bereits eine Software an Ihrer Seite, die Sie beim Veranstaltungsmanagement und dem Ticketverkauf optimal unterstützt. Daneben kann es natürlich nie schaden, die anstehende Veranstaltung auch abseits der eigenen Website noch ein wenig bekannter zu machen. Nutzen Sie deshalb die Möglichkeit, Ihr Event auf XING anzukündigen und so über 20 Millionen potentiellen Interessenten im deutschsprachigen Raum davon zu erzählen. So viele Mitglieder erreicht das Business-Netzwerk laut eigener Aussage inzwischen (Stand Mai 2022). Die Mehrzahl davon ist zwischen 20 und 49 Jahre alt, technikbegeistert, markenbewusst – und Ihrer Veranstaltung möglicherweise nicht abgeneigt.
Das Schöne daran: Jeder kann mitmachen. Spezielle Voraussetzungen muss Ihre Veranstaltung nicht erfüllen, um ins Verzeichnis der XING-Events aufgenommen zu werden. Lediglich eine Person aus dem Organisationsteam braucht ein Nutzerkonto, denn anlegen lassen sich Veranstaltungen nur von registrierten Mitgliedern.
Öffentliche und private XING-Events
Organisatoren stehen zunächst immer vor der Entscheidung, welcher Art die neu erstellte Veranstaltung sein soll. An öffentlichen XING-Events kann jedes Mitglied teilnehmen. Die Veranstaltung befindet sich im Events-Verzeichnis und kann sowohl über die XING-Suchfunktion als auch ganz allgemein „von außerhalb“ über Google gefunden werden. Einen kleinen Vorteil hat das für alle Organisatoren, die XING nicht nur zum Anlegen ihrer Veranstaltungen, sondern auch zum Pflegen ihrer Kontakte nutzen. In dem Fall bietet sich zusätzlich die Möglichkeit, Einladungen an Personen aus der eigenen Kontaktliste oder an Mitglieder einer Gruppe zu schicken, in der Sie als Moderator tätig sind. Einladen können Sie aber auch über die Grenzen von XING hinaus. Geben Sie dazu einfach Mail-Adressen von Personen ein, die Sie gerne dabei hätten, die das Netzwerk aber nicht nutzen.
Soll Ihre Veranstaltung nicht jeder sehen dürfen, erstellen Sie ein privates Event. Das bedeutet, dass nur eingeladene Personen Zugriff auf die Seite haben und an der Veranstaltung teilnehmen können. Eine weitere Kategorie sind Gruppen-XING-Events, die von einer Gruppe veranstaltet werden und entweder nur für Gruppenmitglieder oder für alle sichtbar sind.
In den Einstellungen zur Sichtbarkeit gibt es als Mittelweg außerdem die Option, eine Veranstaltung nur für eingeloggte Nutzer anzuzeigen. Das Event ist somit über die XING-Website auffindbar, wird andererseits aber in keinen Suchmaschinenindex aufgenommen.
Prinzipiell geht das Anlegen eines Events mit XING schnell. Der ganze Prozess besteht im Wesentlichen nur aus zwei Phasen – in der ersten wird die Seite für die Veranstaltung eingerichtet, in der zweiten geht es ans Einladen.
XING-Events einfach einrichten
Das Umsetzen des ersten Schritts könnte kaum leichter sein, denn vieles erklärt sich von selbst. Startpunkt ist der „Event organisieren“-Button im Reiter „Events“. Auf der Seite zum Anlegen der Veranstaltung angekommen, geht es mit den allgemeinen Details los. Geben Sie hier Titel, Beschreibung sowie Beginn und Ende ein und wählen Sie neben der offiziellen Veranstaltungssprache aus, welcher Kategorie Ihr Event zugeordnet werden kann. Mit der EventPlus-Option erscheint im Header zudem noch ein Link zu Ihrer Event-Website. Generell stellt Ihnen die kostenpflichtige Variante, die für 25 Euro monatlich pro Event dazu gebucht werden kann, noch ein paar weitere Funktionen zur Verfügung. Die ausführliche Beschreibung können Sie dann etwa mit Links zu Teilnehmeranmeldung und Beitragseinreichung aufwerten oder eigene Dokumente wie etwa das Programm oder eine genaue Anfahrtsbeschreibung zum Download anbieten. Ebenfalls ist eine Auflistung der Referenten mit deren XING-Profilen möglich. Zahlende Organisatoren sehen darüber hinaus, wer die Seite besucht hat und was XING-Nutzer dorthin geführt hat. Die Veranstaltung wird zudem Besuchern ähnlicher Event-Seiten empfohlen, bei denen der Veranstalter keine Plus-Variante gewählt hat. Auf bezahlten Seiten werden dafür keine solchen Hinweise eingeblendet.
Auf Links, die entweder direkt zur Teilnehmeranmeldung oder Beitragseinreichung führen, müssen Sie aber selbst dann nicht unbedingt verzichten, wenn Sie bei der Gratis-Option bleiben möchten. In der Beschreibung Ihres XING-Events lassen sich die Verweise dennoch unterbringen, auch wenn sie dort nicht direkt angeklickt werden können. Am besten platzieren Sie die Adressen ganz am Ende des Textes. Stehen diese mitten in der Beschreibung, stört das den Textfluss.
Das Anlegen von XING-Events ist ganz leicht: Sie tragen nur die Daten zu Ihrer Veranstaltung ein.
In der kostenfreien Variante definieren Sie ansonsten noch das Programm in Textform und Schlagwörter, über die Ihre Veranstaltung leichter gefunden werden kann. Platz ist auch für einen Hashtag, was bei den aktiven Twitter-Nutzern unter den Teilnehmern gut ankommen dürfte, weil diese sich später nicht erst noch auf ein Kürzel einigen müssen, unter dem alle Tweets zusammengefasst werden.
Entscheiden Sie anschließend, wer als Veranstalter auf der Seite angezeigt wird. Standardmäßig sind Sie das selbst mit Ihrem XING-Profil. Alternativ kann auch ein Unternehmen, eine Institution oder ein Verband als Organisator in Erscheinung treten oder Sie geben selbst einen oder mehrere Namen der Verantwortlichen ein.
Wichtig wäre dann noch, wo das Ganze stattfinden soll. Für einen Google Maps-Link des Events sorgt XING automatisch, sobald die Adresse vollständig ist.
Weil das bis hierhin zwar schon sehr informativ, aber immer noch etwas farblos ist, fügen Sie jetzt noch ein Logo und ein Hintergrundbild hinzu. Um den Wiedererkennungswert zu steigern, verwenden Sie dieselbe Grafik wie auf Ihrer Event-Website, die Sie mit Hilfe unserer Tipps für die Gestaltung eines Headers anfertigen können.
Interessant wird es beim nächsten Punkt vor allem aus strategischer Hinsicht. Da geht es darum, welchen Mitgliedern XING Ihr Event empfiehlt. Auch wenn Sie hier nicht unbedingt etwas auswählen müssen, weil alle Angaben optional sind, sollten Sie die Felder nicht leer lassen. Möglichst vielen Mitgliedern das Event anzeigen zu lassen, führt hier nicht unbedingt zum Ziel. Einer Pharmazie-Veranstaltung wird ein Nutzer aus der Immobilienbranche wohl kaum Beachtung schenken, jemand aus dem medizinischen Bereich dagegen schon eher. Es kommt also darauf an, die Interessenten möglichst genau zu treffen. Und dabei hilft XING: Stellen Sie sich das ideale Zielgruppen-Profil selbst zusammen, indem Sie entscheiden, ob Ihre Veranstaltung eher auf den Bildschirmen von erfahrenen Personalverantwortlichen, Geschäftsführern aus dem Bereich Kultur oder Berufseinsteigern im Vertrieb erscheint.
Bevor es ans Versenden der Einladungen geht, müssen Sie noch eine Einstellung in Bezug auf die Gästeliste treffen. Möchten Sie nicht, dass alle XING-Mitglieder sehen können, wen Sie bald bei sich begrüßen dürfen, erlauben Sie entweder nur allen Eingeladenen oder niemandem außer Ihnen selbst den Zugriff auf die Liste.
Wenn Sie wollen, verweisen Sie auf Ihrer XING-Events-Seite auf die Anzahl der (noch) verfügbaren Plätze. Sind das nicht mehr ganz so viele, erscheint Ihre Veranstaltung oft ein wenig verlockender. Statt die Entscheidung auf später zu vertragen, registrieren sich Unschlüssige dann meist sofort, bevor andere ihnen zuvorkommen.
Jetzt ließe sich an dieser Stelle noch eine Option zum Verkauf von Tickets über XING Events einbauen. Der plattformeigene Anmeldungs- und Ticketing-Service XING Events hat im Vergleich zu Converia jedoch nur einen eingeschränkten Funktionsumfang. Neben sehr individuellen Lösungen für Events unterschiedlicher Größe lässt sich Converia direkt an Ihre Systeme zur Verwaltung von Zahlungs-, Buchungs- oder Nutzerdaten anbinden. Auch dann, wenn Sie mehrere Veranstaltungen mit weniger statt mehr Aufwand organisieren möchten, ist Converia die bessere Wahl.
Alle einladen?
Überlegen Sie anschließend, wen Sie jetzt schon einladen wollen. Überlegen Sie gut. Eine Einladung ist per se nichts Schlechtes. Nur kann sich die Einstellung gegenüber allen Event-Angeboten schnell ändern, sobald diese massenweise den Posteingang fluten. Leider gibt es gerade bei XING sehr viele Nutzer, die zum Ärger ihrer Kontaktliste sehr eifrig neue Events erstellen und ebenso fleißig dazu einladen. Mit einer solchen Vorgehensweise fallen Sie höchstwahrscheinlich bei einem Teil Ihrer Kontakte in Ungnade und riskieren, dass diese nach einem Weg suchen, Ihre Benachrichtigungen zu blocken. Wir raten daher dazu, erst einmal nur Leute zu Ihren XING-Events einzuladen, bei denen Sie genau wissen, dass die Veranstaltungen sie ansprechen. Kontakte, die ohnehin nicht zur Zielgruppe gehören, bleiben so vor zu vielen unnötigen Nachrichten verschont.
Nur weil Sie nun aber keine großflächigen Einladungsaktionen durchführen, heißt das längst nicht, dass damit das Schicksal der Seite schon besiegelt ist und sich später nie jemand dorthin verirren wird. Interessierte finden Ihre Veranstaltung stattdessen über den XING-Eventmarkt, den sie entweder gezielt nach Events in einer bestimmten Stadt, einer speziellen Branche oder nach einem Stichwort durchsuchen. Alternativ lässt sich der gesamte Event-Bestand nach der Art der Veranstaltung durchforsten, sodass etwa nur Konferenzen und Kongresse angezeigt werden. Der weitaus größte Teil aller Veranstaltungen sind übrigens Seminare, Workshops und Vorträge, die mehr als die Hälfte der XING-Events ausmachen.
Insgesamt bietet eine eigene XING-Events-Seite eine sehr gute zusätzliche Möglichkeit, auf mehreren Wegen weitere Interessenten für die eigene Veranstaltung zu finden und diese sogar zu einer Teilnahme zu bewegen – Potential, das Sie nutzen sollten.