WinCongress funktioniert noch
Zunächst mal: WinCongress lässt sich nach wie vor öffnen und kann die mit Hilfe der Software angelegten Konferenzen mitsamt aller Daten weiterhin verwalten. Es ist nicht notwendig, jetzt sofort auf eine andere Konferenz-Software umzusteigen und eine vielleicht überstürzte Entscheidung zu treffen.
Dennoch – und hier liegt das Problem – wäre es kein besonders weitsichtiger Entschluss, weiterhin neue Veranstaltungen in WinCongress anzulegen. Konferenz-Software, die nicht mehr gepflegt wird, birgt immer ein gewisses Risiko.
Sind Konferenzen in WinCongress noch sicher aufgehoben?
Die WinCongress-Website besteht derzeit nur noch aus einem Kontaktformular. Informationen zu Software und Funktionsumfang finden sich keine mehr. Durch die Anfragen einiger Organisationsteams bei uns haben wir erfahren, dass es zwar noch einige Bestandskund:innen gibt, die WinCongress weiterhin verwenden. Jedoch wurde der Support inzwischen komplett eingestellt und Updates wird es ebenfalls keine mehr geben.
Für alle Konferenzen, die mit der WinCongress-Software arbeiten, heißt das:
- Niemand beantwortet Fragen oder hilft bei technischen Schwierigkeiten.
Veranstaltende müssen sich hier ganz auf ihren Erfindungsreichtum verlassen. Sie sollten also keine Angst haben, notfalls improvisieren zu müssen. Angesichts zahlreicher unvorhergesehener Probleme, mit denen Konferenzen ein Organisationsteam manchmal hadern lassen, erscheint das ein bisschen waghalsig. - Updates werden zum Risiko.
WinCongress wird nicht mehr mit Updates versorgt. Für die Umgebung, in der die Software läuft, gilt das hingegen nicht. Ähnlich schwer, wie eine ursprünglich mal für Windows 98 entwickelte Anwendung unter Windows 11 ohne Workarounds zum Laufen zu bringen, könnte es sich künftig bei WinCongress gestalten. Der Software zuliebe auf Betriebssystem-Updates zu verzichten, ist allerdings auch keine praktikable Lösung, denn meist kommt irgendwann der Punkt, an dem die Hersteller den Support für veraltete Versionen einstellen. - Fehlende Patches sind nicht minder risikobehaftet.
Teil eines Software-Updates sind oft Patches als Reaktion auf neu entdeckte Sicherheitslücken. Veröffentlicht ein Hersteller keine Updates mehr, können ebendiese Lücken nicht geschlossen werden. Die Verwendung veralteter Software wird mit voranschreitender Zeit also immer mehr zum Sicherheitsrisiko. Weil Veranstaltende Konferenz-Software hauptsächlich zur Verwaltung von Personendaten einsetzen, steht da natürlich einiges auf dem Spiel.
Wie finden Veranstaltende eine gute WinCongress-Alternative?
An oberster Stelle beim Umstieg von WinCongress auf eine andere Konferenz-Software sollten immer die Features stehen. Die Software sollte zumindest die Funktionen abdecken, die WinCongress beinhaltet.
Um Konferenzen ganzheitlich zu verwalten, sind die folgenden Funktionen sinnvoll:
- Anmeldung der Teilnehmenden inkl. einer Option zur Erstellung unterschiedlicher Angebotspakete, Preisgruppen und Rabatten
- Erstellung und automatischer Versand von Rechnungen, Anmeldebestätigungen und weiterer Dokumente
- Mail-Versand an einzelne Personen und Personengruppen, die bei Bedarf auch automatisch verschickt werden können
- Erstellung der Konferenz-Tickets und Abwicklung der Teilnahmegebühren
- Planer zum Anlegen und Verwalten des Konferenzprogramms
- Listenerstellung mit umfangreichen Filter- und Suchfunktionen
- Erstellung und Druck der Namensschilder
- Einlasskontrolle mit Check-In vor Ort
- Schulungen und Support-Optionen
Abstract Management
Mit WinAbstract hat WinCongress auch eine Erweiterung für wissenschaftliche Konferenzen entwickelt, die das Einreichen und Bewerten wissenschaftlicher Konferenzbeiträge vereinfacht. Ein solches Modul sollte deshalb Teil des Anforderungskatalogs sein, wenn es bei Ihren Veranstaltungen einen Call for Papers gibt.
Keine gute Lösung ist es, Abstracts und Paper in einem Extra-Tool zu verwalten. Manchmal sind keine Schnittstellen vorhanden, um die Daten aus der Abstract-Lösung in die Konferenz-Software übertragen zu können. Das ist aber zwingend notwendig, weil die Abstracts ja als Programmpunkte verplant werden und die Autor:innen auch Teilnehmende der Konferenz sind.
Konferenzen verändern sich
Veranstaltungen und die damit verbundenen Abläufe verändern sich im Laufe der Zeit. Features kommen neu hinzu, werden erweitert, Oberflächen intuitiver und barriereärmer gestaltet. Um das Einchecken vor Ort zu beschleunigen wurden etwa Self-Service-Lösungen entwickelt. Und die letzten beiden Jahre haben uns darüber hinaus gezeigt, dass Konferenzen komplett oder teilweise digital stattfinden können.
Durch die Einstellung der Entwicklung kann WinCongress solche Veränderungen nicht mehr abbilden. Digitale oder hybride Komponenten einer Konferenz sind damit nicht umsetzbar, sollten aber auch Teil einer Gesamtlösung für die Verwaltung einer Konferenz sein.
Wie gelingt der Umstieg von WinCongress auf eine andere Lösung?
Wenn Sie bereits mit WinCongress arbeiten, wird es Ihnen wesentlich leichter fallen, Alternativen zu suchen und zu bewerten. Sie sind bereits mit den Funktionen vertraut, die Sie für Ihre Veranstaltungen benötigen und wissen, wie das Arbeiten mit einer solchen Software (nicht) aussehen sollte.
Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie Unterstützung beim Wechsel benötigen. Gerne helfen wir Ihnen, gehen Ihre Anforderungen mit Ihnen durch und – sofern Converia genau das abdeckt, was Ihre Konferenzen benötigen – begleiten Sie Schritt für Schritt beim Umstieg.