Was muss in die Referentenvereinbarung einer Konferenz?

1. Inhalte

Grundsätzlich enthält die Referentenvereinbarung alle Rechte und Pflichten der Konferenz-Speaker. Während sicherlich viele der folgenden Punkte für die Mehrzahl aller Konferenzen zutreffend sind, gibt es je nach Veranstaltung auch Aspekte, die weniger wichtig sind oder noch ergänzt werden können. Bei der Frage, welche für Ihre Konferenz von Bedeutung sind, hilft es, sich eine Liste mit allen Faktoren zu erstellen. Denken Sie dabei immer an mögliche Probleme mit Speakern, die vor, während oder nach einer Präsentation auftreten könnten. Von einer solchen Frage ausgehend lassen sich weitere Punkte oft leichter identifizieren.

a) Was ist ganz allgemein wichtig?

Die wahrscheinlich wichtigste Frage für alle Speaker: Wie lange soll der Vortrag überhaupt dauern? Auf längere Vorträge müssen sich Referierende intensiver vorbereiten. Wenn sich an die Präsentation eine Frage- und Antwortrunde anschließt, wird die Zeit in reine Vortrags- und Q&A-Zeit aufgeteilt. Eine einzige Angabe zur Gesamtdauer reicht da nicht aus.

Erwarten Sie, dass ein Speaker an allen Konferenztagen vor Ort sind? In Anbetracht voller Terminkalender sollten Sie auch ein solches Detail nicht unterschätzen. Vielleicht planen Sie am nächsten Tag noch eine Diskussionsrunde mit den Referentinnen einer Session. Dann wäre es schade, wenn die Hälfte schon abgereist ist.

b) Kommen Sie den Referierenden finanziell entgegen?

Insbesondere Veranstalter kleinerer Tagungen haben oftmals nicht so viel Geld zur Verfügung, um jeden Vortrag mit einer Summe im vierstelligen Bereich zu honorieren. Wenn der Konferenzvortrag stattdessen gleichzeitig das Ticket für die Teilnahme an der gesamten Veranstaltung ist, stellt das sicher einen Anreiz für eine Zusage dar. Das funktioniert besonders gut bei wissenschaftlichen Konferenzen, bei denen sich Speakern in der Regel ein großes Interesse an der Thematik der Veranstaltung attestieren lässt. Schwieriger wird das, wenn Sie planen, jemanden einzuladen, der zu einem allgemeiner gefassten Thema sprechen soll. Eine auf allgemeine Ansätze zu Teamentwicklung oder Problemlösung spezialisierte Referentin wird sich wahrscheinlich wenig für die restlichen Programmpunkte eines Fachkongresses für Straßenbau begeistern können, weshalb in dem Fall ein Honorar eine bessere Idee wäre. Geben Sie immer an, welche Vergünstigungen im Einzelnen enthalten sind. Das können beispielsweise die Reisekosten, Verpflegung, Übernachtung oder die Teilnahme an Abendveranstaltungen sein. Wichtig ist, das detailliert aufzuschlüsseln. Wenn Sie sich bereiterklären, die Kosten für die Anreise zu übernehmen, beachten Sie, dass es Zug- oder Flugtickets in verschiedenen Preisklassen gibt. Akzeptieren Sie auch solche für die 1. Klasse? Übernehmen Sie die Kosten für Flüge nur, wenn eine bestimmte Fluggesellschaft gewählt wird? Steht Ihnen ein maximales Budget von 500€ pro Speaker zur Verfügung, sollte das Limit als Hinweis auch in der Referentenvereinbarung auftauchen.

Möchten Sie, dass die Referierenden alle Kosten zunächst selbst begleichen und Ihnen diese anschließend in Rechnung stellen? Bei dieser Variante ist es wichtig zu erklären, dass der Rechnung alle Belege beiliegen müssen. Setzen Sie eine Deadline, bis zu der alle Rechnungen bei Ihnen eingetroffen sein müssen.

c) Müssen Referierende Vorarbeit leisten?

Damit der Vortrag am Ende wie geplant ablaufen kann, ist eine gute Vorbereitung nötig. Arbeiten Sie dazu mit den Speakern zusammen und halten Sie fest, was diese im Vorfeld liefern sollen. Benötigen Sie eine kurze Inhaltsbeschreibung des Vortrags oder ein paar persönliche Angaben zur Person für die Konferenz-Website, geben Sie immer an, wie lang der Text ungefähr werden soll. Andere Veranstalter möchten die Präsentationsfolien schon vor Konferenzbeginn haben oder verlangen zumindest ein Online-Backup, um später vor Ort Problemen mit der mitgebrachten Datei aus dem Weg zu gehen. Überhaupt, die Technik: Genaue Angaben dazu fehlen in vielen Vereinbarungen. Klären Sie die Frage, ob Referierende ihre eigenen Geräte mitbringen müssen. Nicht alle arbeiten mit demselben Betriebssystem bzw. Geräten desselben Herstellers. Wenn Ihre Technik auf Windows-Nutzer zugeschnitten ist, stellen Sie entweder selbst einen Mac-Adapter für den Beamer zur Verfügung oder Sie bitten die Mac-User unter den Speakern, einen eigenen mitzubringen. Sollen begleitend zur Präsentation Handouts erstellt werden? Wenn ja, ist es die Aufgabe der Vortragenden, diese zu drucken und zu verteilen? Machen Sie dabei deutlich, ob die Handout-Erstellung obligatorisch für alle ist oder es sich nur um eine Empfehlung handelt. Bei Dateien in digitaler Form geben Sie immer an, ob es Beschränkungen hinsichtlich der von ihnen akzeptierten Dateigröße oder des Formats gibt. Das ist vor allem dann wichtig, wenn die Datei irgendwo hochgeladen werden soll.

d) Darf etwas im Raum verändert werden?

Wie wird der Raum, in dem der Vortrag stattfindet, ausgestattet sein? Während manche Speaker lieber frei referieren, bevorzugen andere ein Pult. Ähnlich unterschiedliche Vorlieben gibt es bei Mikrofonen, wo es Standmikrofon-Fans als auch Anhänger von Ansteckmikros gibt. Beschreiben Sie deshalb in der Vereinbarung, welche Möbel und welche Technik vor Ort vorhanden sind. Gibt es in Bezug auf das Ambiente Extra-Wünsche, können die Vortragenden diese mitteilen. In einer Konferenz-Software wie Converia kann das direkt im Referentenmodul geschehen und es ist keine Extra-Anwendung nötig, um die Informationen zu sammeln. Anschließend kümmert sich Ihr Team darum. Hier sollte allerdings klar sein, auf wessen Rechnung das geht. Die Vereinbarung klärt an dieser Stelle, ob ein Referent weitere Wünsche mit Ihnen absprechen und danach alles selbst in die Wege leiten soll oder Sie das übernehmen.

e) Was passiert, wenn jemand nicht erscheint?

Speaker sind im Programmablauf fest eingeplant, nur kommt es leider manchmal vor, dass Züge ausfallen oder jemand krank wird. Wie geht es in einem solchen Fall weiter? Mit der Referentenvereinbarung verpflichten sich die Vortragenden etwa, Bescheid zu geben, sollten sie verhindert sein. Dann bleibt Ihnen noch ein wenig Zeit, um darauf zu reagieren. Der Anspruch auf ein Honorar entfällt aber natürlich. Erscheint eine Referentin nicht und meldet sich auch nicht ab, dürfen Sie die oben genannten Gegenleistungen bzw. die Kosten für einen von Ihnen organisierte Ersatzperson in Rechnung stellen. Oder müssen sich Vortragende schon vorher selbst um einen möglichen Ersatz kümmern? Professionelle Speaker, die hauptsächlich mit Vorträgen ihr Geld verdienen, haben meist schon ihre eigenen Verträge, die unter anderem auch solche Dinge beinhalten. Um Ihre Vorstellungen dennoch mit einfließen zu lassen und eine Verhandlungsgrundlage zu haben, nutzen Sie die Planungsphase für ein ausführliches Gespräch.

f) Kann der Veranstalter den Vortrag oder die gesamte Konferenz (kurzfristig) absagen?

Auch auf die Frage sollte die Referentenvereinbarung eine Antwort haben. Wenn der Ticketverkauf nur schleppend gelaufen ist oder der Veranstaltungsort wegen einer Havarie geschlossen werden muss, kann es passieren, dass die Konferenz gar nicht oder zumindest nicht wie geplant stattfinden kann. Neben dem Canceln der kompletten Veranstaltung gibt es oft noch die Option, die Konferenz auf ein anderes Datum zu verlegen. Vereinbaren Sie daher immer, wie Sie in puncto Vergütung für Referierende verfahren wollen. Sollen Speaker im Falle eines neuen Termins dennoch das Honorar erhalten, auch wenn sie diesen nicht wahrnehmen können?

g) Soll der Vortrag aufgezeichnet werden?

Hier muss gleich eine ganze Reihe von Fragen geklärt werden: Planen Sie Audio- oder Videoaufnahmen? Was wird darauf zu sehen und zu hören sein? Wird man den Referenten sehen, dessen Folien oder beides? Schließt die Aufnahme die anschließende Fragerunde mit ein? Was soll mit dem Material geschehen? Wird dieses anderen im Rahmen eines Livestreams zugänglich gemacht oder soll es im Anschluss an die Konferenz auf der Website der Veranstaltung oder als YouTube-Video zu sehen sein? Werden Teile daraus verwendet, um die Nachfolgeveranstaltung zu bewerben? Wird die Videobeschreibung den Namen der Referentin enthalten, sodass die Aufnahme später über Suchmaschinen gefunden werden kann? Plus: Dürfen Speaker den Vortrag selbst (auch) aufzeichnen oder Ihre Aufnahme später für sich verwenden? Meist ist das kein Problem, allerdings sollte das vorab mit Ihnen abgesprochen werden.

h) Was geschieht mit den Vortragsfolien?

Gibt es begleitend zum Vortrag Folien, sollten Sie offenlegen, ob und wie Sie diese selbst verwenden wollen. Denkbar wäre, die Dateien anschließend für alle Teilnehmenden zum Download auf der Website der Konferenz anzubieten. Gleichzeitig verpflichten Sie sich, bei jeder Verwendung der Präsentationen ausdrücklich auf deren Urheber hinzuweisen. Bevor die Speaker Ihnen die Nutzungsrechte übertragen, sollten sie sich allerdings um die Einholung aller Urheberrechte gekümmert haben. Enthält die Präsentation Fotos oder Diagramme von Dritten, müssen Vortragende eine Erlaubnis für deren Verwendung haben. Bemängelt der Urheber später die Verletzung seiner Rechte, ist das ein Plagiat, für das Sie mit einem entsprechenden Hinweis in der Referentenvereinbarung nicht haftbar gemacht werden können. Erklären Sie den Speakern aber, wofür Sie die Dokumente verwenden, anderenfalls könnte die Übertragung der Nutzungsrechte abschreckend wirken.

i) Gibt es Verhaltensregeln für Speaker?

Darf eine Referentin im Rahmen ihres Vortrags oder ganz allgemein auf der Konferenz für sich oder andere werben? Wenn Sie nichts dagegen einzuwenden haben, sollten Sie dennoch in der Vereinbarung festhalten, dass entsprechende Pläne mit Ihnen abgestimmt werden sollten. So behalten sie die Kontrolle über das, was beworben wird. Für Veranstaltungen, bei denen etwas kontroversere Themen eine Rolle spielen, ist es zudem hilfreich, einen Hinweis einzubauen, dass Sie Aufrufe zur Gewalt und Hass gegen Einzelne oder Gruppen nicht dulden werden.

2. Formulierung

Sie müssen nicht unbedingt eine Anwaltskanzlei mit der Formulierung beauftragen. Im Gegenzug sollten aber auch die Speaker keinen Anwalt konsultieren müssen oder drei Anläufe brauchen, um zu entschlüsseln, worauf sie sich einlassen. Übermäßig komplizierte oder verschachtelte Satzkonstruktionen sind in der Referentenvereinbarung fehl am Platz.

Ansonsten ist Ihnen freigestellt, ob Sie in der Vereinbarung in der dritten Person von den Vortragenden schreiben oder lieber die Ich-Form verwenden. Anstatt alles hintereinanderweg aufzulisten, versuchen Sie, die Vereinbarung nach Unterpunkten zu gliedern. So wird das Ergebnis übersichtlicher. Zusammen mit einer einfachen, klaren Sprache erreichen Sie damit das eigentliche Ziel der Referentenvereinbarung leichter: Missverständnisse zwischen beiden Seiten zu vermeiden. Eine Variante, die noch ein Stück weitergeht, wäre es, die Speaker in einigen Punkten selbst darüber entscheiden zu lassen, ob sie dem zustimmen oder nicht. Das könnte bei geplanten Aufzeichnungen der Vorträge sinnvoll sein. Möglich, dass jemand das nicht wünscht, aber dennoch gern den Vortrag halten möchte. Dabei sollten Sie sich allerdings vorher überlegen, wie Sie verfahren wollen, falls niemand einer Aufzeichnung zustimmt.

3. Technische Umsetzung

Um sicherzugehen, dass alle die Referentenvereinbarung gelesen und akzeptiert haben, könnten Sie alle Speaker beauftragen, Ihnen ein unterschriebenes Exemplar per Post zukommen zu lassen. Nun muss das im Jahr 2019 wirklich nicht mehr sein – bedenken Sie alleine den Aufwand mit Post, Porto und unnötiger Papierverschwendung. Das sind gleich drei Gründe, weshalb Converia den doch sehr analogen Prozess verkürzt und vollständig ins Digitale überführt hat: Will ein Speaker Ihre Einladung zum Halten eines Vortrags annehmen, geht das erst, nachdem er in Converia die Referentenvereinbarung akzeptiert hat. Dazu muss lediglich ein Häkchen gesetzt werden, ähnlich wie Sie das etwa von AGBs oder Datenschutzerklärungen gewohnt sind. Die Vereinbarung, die Sie vorher einmalig hochgeladen haben, steht dann mit einem Klick als Dokument sofort und ohne Umwege für alle Vortragende zur Verfügung.

Zusagen funktioniert nur, wenn alle Punkte der Referentenvereinbarung anerkannt werden

Das ist praktischer als den Text nur auf der Konferenz-Website zu platzieren und die Referierenden mit einem Link per Mail darauf hinzuweisen. Natürlich wäre das schon eine Verbesserung im Vergleich zur analogen Variante, allerdings lässt sich auf diesem Weg nicht überprüfen, ob die Informationen wirklich bei allen angekommen sind oder das Lesen erst mal auf später verschoben wurde, nur um anschließend doch ganz in Vergessenheit zu geraten.

Bei Interesse erklären wir Ihnen gerne noch ein wenig ausführlicher, wie das für Ihre Veranstaltung im Detail funktioniert.

Wenn Sie außerdem noch Hilfe beim Einladen Ihrer Wunsch-Speaker benötigen, lohnt sich ein Blick auf unseren Artikel zum Thema Einladungsschreiben.

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