Die Herausforderung: Wohin mit den Teilnahmegebühren?
Wer schon einmal eine Konferenz für eine Hochschule organisiert hat, kennt das Problem und hat sich die Frage möglicherweise bereits mindestens einmal gestellt.
Das Thema Teilnahmegebühren ist zuweilen sehr komplex und die strengen Vorgaben der Hochschulen setzen Veranstalter:innen Grenzen. Personen, die sich für eine Konferenz anmelden, bleibt etwa oft nur die Möglichkeit, den Betrag zu überweisen. Das ist besonders bei Veranstaltungen mit internationaler Beteiligung sehr umständlich.
Dazu kommen noch weitere Herausforderungen: Je mehr Personen sich anmelden, desto mehr Zeit verwenden Organisationsteams darauf, sich um Mahnungen, Buchungsänderungen und Stornierungen zu kümmern.
Converia stellt ein Konto für die Konferenz zur Verfügung
Converia schließt die Lücke und übernimmt für die UHHMG gleich die ganze Zahlungsverwaltung. Das bedeutet einerseits, dass Kreditkarten und PayPal nun die Zahlungsoptionen für Teilnehmende erweitern. Eigene Kreditkartenverträge sind auf Seite der Veranstalter:innen dafür nicht erforderlich.
Andererseits spart die UHHMG damit viele Stunden Zeit. Converia erstellt Tickets und Rechnungen und hinterlegt zudem alle eingegangenen Zahlungen im System. Stornierungen, Umbuchungen, Rückerstattungen sowie die damit verbundene Kommunikation mit den Teilnehmenden sind ebenfalls Aufgaben, die komplett in den Zuständigkeitsbereich von Converia fallen. Alle Teilnahmegebühren gehen auf einem Konto ein, das Converia treuhänderisch für die UHHMG verwaltet.
Die passende Software für jede Veranstaltung
Die UHHMG betreut Veranstaltungen aus dem wissenschaftlich-akademischen, dem medizinischen und dem öffentlichen Bereich und übernimmt für ihre Kund:innen ganz verschiedene Aufgaben der Veranstaltungsorganisation. Veranstalter:innen buchen entweder das Komplettpaket oder nutzen einzelne Leistungen aus dem Angebot des Hamburger PCOs.
Einen ähnlichen modularen Aufbau der Leistungen bietet auch Converia und wie die UHHMG ist das Team hinter der Konferenz-Software durch langjährige Erfahrung bestens vertraut mit den Anforderungen unterschiedlicher Kongress- und Tagungsformate.
Weil das so gut zusammenpasst, nutzt die UHHMG die Converia Academic Platform.
Das bedeutet gerade für Teams aus dem Bereich Wissenschaft und Forschung eine große Arbeitserleichterung. Plant beispielsweise ein Institut eine Konferenz, steht am Anfang nicht mehr die Suche nach der passenden Tagungssoftware. Ebenso müssen im Anschluss keine Verträge mit dem Anbieter der Software neu ausgehandelt werden.
Funktionsstarke Beitragsverwaltung
Das Abstract Management von Converia bildet den kompletten Prozess ab, den ein wissenschaftlicher Konferenzbeitrag durchläuft: Mit Hilfe der Software reichen die Autor:innen ihr Abstract ein, bevor es den Gutachter:innen zur Bewertung zugeteilt wird. Sobald das Komitee die endgültige Entscheidung getroffen hat, informieren in Converia erstellte Mails die Autor:innen darüber, ob ihr Beitrag Teil der Konferenz sein wird.
Entlang dieses Ablaufs kommt es auf gute Kommunikation zwischen den einzelnen Gruppen an, weshalb Converia die für den Austausch nötigen Werkzeuge mitbringt. Das Converia-Dashboard verrät Veranstalter:innen darüber hinaus, wie viele Gutachten noch ausstehen. Um die entsprechenden Personen noch mal an ihre Aufgabe zu erinnern, versenden sie eine Rundmail direkt aus Converia.
Weitere Vorteile der Converia Academic Platform
Als Academic Platform-Kundin wird die UHHMG außerdem durch eine persönliche Kontaktperson aus dem Converia-Team mit Tipps und Antworten zur Konferenz-Software versorgt.
Die UHHMG-Projektleiterin Johanna Karger schätzt den direkten Draht zu Converia, der Lücken in der Organisation verhindert:
„Die Betreuung durch Converia ist super. Mit Frau Nebelung haben wir eine direkte Ansprechpartnerin, die all unsere Anfragen persönlich bearbeitet. Sie kennt sich bestens mit unseren Veranstaltungen aus und wir müssen daher nie lange auf eine kompetente Antwort warten.“
Converia ist zudem 100% DSGVO-konform und wird in Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland gehostet – auch das eine wichtige technische Voraussetzung für viele wissenschaftliche Konferenzen, die von Hochschulen veranstaltet werden und die nicht immer alle Software-Anbieter erfüllen können.
Seit 2020 hat die Universität Hamburg Marketing GmbH schon einige erfolgreiche Konferenzen mit Converia umgesetzt, darunter auch wiederkehrende Veranstaltungen, deren Einrichtung mit Hilfe von Kopiervorlagen noch schneller abläuft. Das Converia-Team kopiert hierbei die Vorjahresveranstaltung mitsamt aller grundlegenden Einstellungen. Für die neue Veranstaltung werden dann nur noch die Daten angepasst, die anders sind als beim Vorgänger – das Datum oder die Ticketpreise zum Beispiel.
Vom Funktionsumfang profitieren auf diese Weise Veranstalter:innen, denen die UHHMG mit Converia eine auf ihre Konferenz zugeschnittene Software bietet. Und: Das Zahlungshandling lastet nicht mehr auf den Schultern der UHHMG.
Dadurch entsteht mehr Raum und die Agentur kann sich anderen wichtigen Organisationsaufgaben widmen.