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Warum das Anmelden vor Ort nicht so beliebt ist
Schon das bloße Erwähnen reicht und manche Veranstaltende sehen rot. Personen kommen zur Konferenz und melden sich dort neu an? Sofort setzt sich vor dem geistigen Auge ein Bild zusammen: Da ist das sperrige Anmeldeformular, das Sie erst mal ausdrucken müssen. Da ist die Person, die auf der anderen Seite des Schalters steht und es in Zeitlupe per Hand ausfüllt. Und dann ist da noch Ihr Personal mit der undankbaren Aufgabe, die Zeichen und Symbole zu dechiffrieren. Das sorgt höchstens bei mancher Kryptologie-Konferenz für Begeisterung, ansonsten nervt es einfach nur.
Geht es anschließend ans Abtippen, schleichen sich selbst bei gut lesbaren Schriften immer wieder kleine Fehler ein. Denken Sie etwa an alles, was Zahlen enthält – Hausnummern und Postleitzahlen. Oder an Nachnamen, denen Sie nicht täglich begegnen.
Warum also die Angelegenheit nicht von Anfang an digital ablaufen lassen und komplett an die Personen delegieren, die sich mit den Daten am besten auskennen, weil es ihre eigenen sind? Das hätte zumindest schon einmal deutlich weniger Fehler zur Folge.
So schön das auch klingen mag, so sehr schrecken Veranstaltende vor einer digitalen Anmeldung vor Ort zurück. Noch mehr Technik mit komplizierten Menüs und viel zu vielen Optionen, die neue Besucher eher vergrault als für die Veranstaltung begeistert? Das stimmt so nicht.
Mit der Anmeldung vor Ort bleibt vieles gleich
Wer beim Einchecken schon zur Self-Service-Variante gewechselt ist, kann ohne Probleme auch die Anmeldung vor Ort so ablaufen lassen. Allzu viel ändert sich gar nicht. Der Anmeldeprozess unterscheidet sich nicht wesentlich von der gewöhnlichen Online-Registrierung. Sie können die gleiche Software mit den gleichen Menüs und den gleichen Schritten verwenden.
Aus technischer Sicht sind die Stationen zur Registrierung genauso ausgestattet wie die zum Einchecken – mit dem Unterschied, dass keine Scanner dabei sein müssen.
Ein paar Dinge sind bei der Anmeldung vor Ort natürlich ein wenig anders. Das beschränkt sich im Wesentlichen auf den Zahlvorgang. Direkt nach der Anmeldung geben die neu registrierten Teilnehmenden ihre Kartendaten am Terminal ein und zahlen ihre Teilnahmegebühr.
Wie viele Neuanmeldungen wird es bei Ihrer Konferenz geben?
Wie viele Kurzentschlossene werden den Weg antreten und spontan bei Ihrer Konferenz vorbeikommen? Leider gibt es hier keine Formel. Ein bisschen rechnen können Sie trotzdem. Stellen Sie sich folgende Frage: Wie viele neue Teilnehmende kann Ihre Veranstaltung noch in etwa aufnehmen? Daraus leiten Sie ab, wie viele Stationen Sie für die Registrierung benötigen. Auch bei einer geringen Kapazität ist es ratsam, mehr als eine zu haben.
Unabhängig von der Zahl der neuen Anmeldungen sollte es immer getrennte Bereiche geben – einen für Personen, die noch nicht registriert sind, und einen für alle, die das schon vorab getan haben. Letztere brauchen weniger Zeit, weil sie nur noch den Check-In vor sich haben.
Nicht warten lassen
Der mit Abstand größte Stolperstein bei der Ankunft ist die Wartezeit. Je mehr sich das Anstehen in die Länge zieht, desto schneller schwindet die Vorfreude auf die Konferenz.
Beim Check-In ist das weniger problematisch. Nach dem Scan erfolgt der Druck des Namensschilds und dann kann die Konferenz beginnen. Die Anmeldung vor Ort besteht aus mehr Schritten und die brauchen mehr Zeit. Beim Ausfüllen der Anmeldung verbringen die Personen mehrere Minuten mit dem Ausfüllen des Formulars. Bildschirme mit einer angeschlossenen Tastatur erleichtern und verkürzen das. Bei Touchscreens ohne Zubehör dauert es oft viel länger.
Sicherer ist das übrigens auch: Eingaben über externe Tastaturen können verdeckt stattfinden. Bei Touchscreens können andere live mitlesen, wenn sie sich geschickt hinter der Person platzieren. Große Bildschirme lassen sich nicht so einfach gegen neugierige Blicke abschirmen. Für noch mehr Sicherheit sorgen Sie mit Hilfe von Markierungen. Ähnlich wie bei Bank- und Postschaltern enstehen so Diskretionszonen.
Das Anmelden vor Ort soll vor allem einfach sein. Fragen Sie deshalb lieber nicht zu viele Informationen ab. Vielleicht ist das Anmeldeformular für Ihre Konferenz ziemlich umfangreich. Überlegen Sie daher gut, ob Sie wirklich alle Angaben benötigen. Vielleicht können Sie die Vor-Ort-Variante etwas einschränken und nur die allernötigsten Daten verlangen.
Eine wertvolle Hilfe ist eine Konferenz-Software mit einer nutzerfreundlichen Menüführung. Diese zeigt den Personen bei der Anmeldung vor Ort:
- die noch verfügbaren Angebote
- die Anzahl der vor Ort noch buchbaren Plätze
- ausgebuchte Programmpunkte, die niemand mehr auswählen kann
Ohne Personal läuft nichts
Jetzt ist aus technischer Sicht alles klar. Alle Fragen sind damit allerdings noch nicht abgehakt. Wenn sich kurz vor dem Start der Konferenz noch Personen registrieren dürfen, muss auch in puncto Organisation alles passen.
Prinzipiell gilt: Sie brauchen weniger Personal, wenn die Personen sich digital anmelden. Dennoch sollten Sie nie komplett auf ein Team verzichten, das die Registrierung vor Ort im Blick behält. Nicht immer macht die Technik Probleme und erfordert menschliches Eingreifen, aber immer wird es Besucher:innen geben, die sich noch nie auf diesem Weg registriert haben. Manchmal ist trotz guter Menüführung dann doch ein wenig Hilfe notwendig. Oder die Personen haben Fragen zu Programmpunkten und den buchbaren Angeboten.
Damit das Personal hilfreiche Ratschläge geben kann, sollten alle schon einmal mit der Software gearbeitet haben. Ein solches Kennenlernen organisieren Sie im Rahmen einer Teamschulung. Planen Sie dafür mindestens zwei Stunden ein und verbinden Sie die Erklärungen zu Hard- und Software gleich mit einer allgemeinen Einweisung, in deren Rahmen organisatorische Dinge durchgesprochen werden.
Als hilfreich könnte es sich später erweisen, wenn die Mitarbeiter:innen außerdem allgemeine Fragen zum Ablauf der Konferenz beantworten. Möglicherweise offenbart sich ja gerade bei der Registrierung die „Schwäche“ der Software, wenn diese nämlich absolut keine Probleme verursacht. Dann gäbe es für das Personal unter Umständen nicht viel zu tun. Ohne Aufgabe rumzustehen ist aber vielleicht ein bisschen eintönig. Weil es aber immer Teilnehmende mit Fragen gibt, kommt Langeweile gar nicht erst auf.
Was kostet die Anmeldung vor Ort?
Was den finanziellen Aufwand betrifft, sind sicherlich die verwendeten Geräte und die Software die beiden Posten, die bei der Registrierung vor Ort die meisten Kosten verursachen. Gleichzeitig sind das allerdings auch die zwei Faktoren, die Veranstaltenden – richtig eingesetzt – die meiste Arbeit abnehmen, weshalb sich die Investition auszahlt.
Sparpotenzial gibt es sowohl beim Personal als auch in puncto Equipment, denn die benötigten Geräte leihen Sie bei Bedarf aus. Richten Sie im Jahr mehrmals Konferenzen und Kongresse aus, rechnet sich der Hardware-Kauf dagegen vermutlich eher. Achten Sie dann auch darauf, skalierbare Software einzusetzen, die bei kleineren Seminaren nicht überfrachtet und bei vielen Teilnehmenden nicht überfordert wirkt. Flexible Systeme bleiben konfigurier- und veränderbar, weil nicht jede Lösung auch für jede Art von Veranstaltung funktioniert. Gute Software punktet außerdem beim Support und lässt Sie bei Fragen nicht alleine.
1. Vor dem Start der Konferenz an alles gedacht? Mit unserer Checkliste für den Konferenz-Check-In entgeht Ihnen nichts.
2. Vor Ort auf jeder Konferenz ganz wichtig: Das Namensschild. Wir haben ein paar Ideen zur Gestaltung zusammengestellt.
3. Sie suchen noch nach einer Lösung für Anmeldungen vor Ort oder haben Fragen zum Thema? Wir helfen gerne weiter und zeigen Ihnen, wie das mit unserer Software Converia klappt.