Converia als Connfair-Alternative

In Kürze sollen sich die ersten Personen zur Konferenz anmelden, da kracht die böse Überraschung mitten in die Planung: Der Anbieter der Teilnehmermanagement-Lösung ist insolvent – weil plötzlich die Corona-Hilfen zurückgefordert werden. Was wie eine Posse klingt, ist für Connfair-User im letzten Jahr leider traurige Realität geworden. Und nun?

Ist Converia 1:1 wie Connfair?

Eins gleich mal vorweg: Converia ist ebenfalls eine Teilnehmermanagement-Software und hat ähnliche Funktionen wie Connfair. Dennoch ist Converia nicht für jede Veranstaltung die richtige Alternative zu Connfair.

Genau wie Connfair besteht Converia aus verschiedenen Modulen. Und genau wie Converia einige Funktionen hat, die Connfair fehlen, gibt es Features, die Converia nicht bietet.

Für welche Veranstaltungen Converia eine Connfair-Alternative ist

Personen melden sich zu Ihrer Veranstaltung an.

Hierfür gibt Ihnen Converia das komplette Werkzeug an die Hand: Sie richten die vollständige Anmeldung mit allen Optionen ein (Teilnahmearten, Angebote, Ticket-Kategorien, Preisen, Rabatten etc.). Sobald eine Buchung abgeschlossen ist, erstellt Converia Dokumente wie Buchungsbestätigungen oder Rechnungen automatisch. Wenn Sie möchten, stellen Sie sich mit Converia außerdem eine komplette Veranstaltungs-Website zusammen.

Sie möchten verschiedene Zahlungsarten anbieten.

Wie bei Connfair ist es auch bei Converia möglich, den Teilnehmenden verschiedene Zahlungsmethoden zur Zahlung der Teilnahmegebühren anzubieten. Eigene Kreditkartenverträge benötigen Sie nicht. Was Sie auch nicht brauchen: Das Gefühl, dass Ihr Arbeitsalltag zu 90% aus Aufgaben und Fragen zu den Teilnahmegebühren Ihrer Konferenz besteht.

Wir arbeiten mit einem Dienstleister zusammen, bei dem die Teilnahmegebühren Ihrer Veranstaltung rechtskonform und insolvenzsicher auf einem eigenen Konto ankommen und von dort später an sie ausgeschüttet werden. Für Sie heißt das: Die Einnahmen Ihrer Konferenz kommen auf jeden Fall bei Ihnen an – und Sie müssen sich nicht mit den Formalitäten und Abrechnungen beschäftigen.

Sie sammeln Beiträge oder Vorträge ein.

Sie fordern im Vorfeld aktiv dazu auf, einzelne Paper, Vorträge oder ganze Sessions einzureichen. Vielleicht gibt es ein Programmkomitee, das die Inhalte der Konferenz vorab sichtet und auswählt? Connfair hatte die dafür nötigen Funktionen nicht im Portfolio. Veranstaltende mussten sich mit externen Tools behelfen.

Das große Problem dabei: Die Daten gehören alle zur gleichen Veranstaltung, verteilen sich aber über mehrere Tools. Sie müssen dafür sorgen, dass alles am Schluss wieder an einer zentralen Stelle zusammenläuft. Was erst mal weniger schlimm klingt, erweist sich in der Praxis manchmal als echte Herausforderung. Nicht alle Software-Anbieter haben eine Funktion, die auf Knopfdruck Daten als Liste exportiert. Oder die Tools arbeiten mit unterschiedlichen Dateiformaten.

Sie erstellen den vollständigen Programmplan.

Wenn feststeht, wie das Programm aussieht, erstellen Sie mit Converia den Programmplan. Vorab eingereichte und akzeptierte Beiträge verplanen Sie auf Wunsch sogar automatisch. Die Teilnehmenden greifen jederzeit auf das aktuelle Programm zu, filtern es nach Themen oder Tagen und stellen sich mit der Favoriten-Funktion ihren ganz eigenen Plan für die Veranstaltung zusammen.

Eine persönliche Kontaktperson kümmert sich um Ihre Fragen.

Mit Ihren Fragen wenden sich Veranstaltende direkt an ihren Kontakt aus dem Converia-Team. Wir entwickeln und vertreiben die Software selbst. Die Antworten kommen daher immer von Converia-Expert:innen. Im Hintergrund gibt es also kein Call-Center oder ständig wechselnde Personen, denen Sie Ihr Anliegen ständig aufs Neue schildern. Der direkte Draht ins Team ist immer ohne Aufpreis mit dabei.

Sie organisieren mehrere Veranstaltungen pro Jahr.

Viele unserer langjährigen Kund:innen sind Kongressbüros oder PCOs, die Converia das ganze Jahr über im Einsatz haben und einen Rahmenvertrag mit günstigen Konditionen nutzen. Der Vorteil: Alle Rahmenbedingungen werden nur ein einziges Mal im Vorfeld ausgehandelt. Danach läuft das Einrichten neuer Veranstaltungen in Converia ganz fix.

Für welche Veranstaltungen Converia keine Connfair-Alternative ist

Sie erwarten mehr als 10.000 Teilnehmende.

Große Kongresse sind grundsätzlich kein Problem für Converia. Unsere Software hat bereits mehrfach erfolgreich Veranstaltungen mit mehreren tausend Personen begleitet. Bei besonders großen Events mit über 10.000 Teilnehmenden könnte Converia jedoch an Performance-Grenzen stoßen.

Eine Funktion zur Saalplanbuchung ist ein Muss für Sie.

Mit Connfair konnten Teilnehmende beim Ticketkauf selbst ihren Sitzplatz wählen. Das ist besonders praktisch, wenn die Veranstaltung in einer Arena oder einer riesigen Halle stattfindet. Weil Converia allerdings – wie weiter oben beschrieben – bei unter 10.000 Personen am besten funktioniert, bieten wir kein Ticketing mit Platzwahl an.

Ihre Veranstaltung hat sehr komplexe Vorgaben beim Einlass.

Connfair hat eine Einlass-Ampel, die hilft, die Ströme von Besucher:innen vor Ort besser zu steuern. Eine solche Hardware-Lösung hat Converia nicht. Was möglich ist: Check-ins und Check-outs aller Personen erfassen – auch für verschiedene Tage bzw. Programmpunkte. Auch eine Self-Service-Lösung für das schnelle Einchecken vor Ort ohne Warteschlangen ist kein Problem.

Veranstaltungen ohne Connfair: So gelingt der Übergang

Kommt Converia für Ihre geplante Veranstaltung als Alternative zu Connfair in Frage? Keine Angst, wenn Sie die Frage noch nicht wirklich beantworten können: Probieren Sie die Software doch selbst mal aus oder stellen Sie uns Ihre Fragen direkt.