Die Herausforderung: Die ConSozial ist viel mehr als nur eine Messe
Die ConSozial wird vom Bayerischen Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales veranstaltet, während die NürnbergMesse GmbH das eigentliche Messegeschehen im Blick behält und sich zusammen mit dem Landes-Caritasverband Bayern e.V. um die Organisation und das Programm kümmert.
Und dies ist ziemlich komplex: Hängt am Planungsprozess einer einzelnen Messe schon eine lange Liste voller Aufgaben, bewegt sich die ConSozial auf einem Schwierigkeitslevel, das noch ein ganzes Stück darüber liegt. Begleitend zur Fachmesse finden jährlich nämlich außerdem der ConSozial-Kongress, der KITA-Kongress sowie das Managementsymposium statt.
Angesichts des Standings, das sich die ConSozial mit mehr als 4.800 Besucher:innen im Laufe der Jahre erarbeitet hat, waren die Erwartungen vor dem Start entsprechend hoch. Ihrem Ruf als führende Veranstaltung im sozialen Sektor sollte die KongressMesse natürlich erneut gerecht werden. Von einigen störenden Prozessen wollte sich das Organisationsteam vorher allerdings noch verabschieden.
Foto: ©NürnbergMesse / Heiko Stahl
Die bisherige Lösung kann nicht alle Aufgaben abdecken
Für Unzufriedenheit sorgte vor allem das Vorgehen beim Bewerten der eingereichten Beiträge. Ein zentraler Ort, an dem alle Informationen zu Themen, Referent:innen und Gutachter:innen zusammenliefen, fehlte.
Die viele Zeit, die das Team für das Bewerten der Beiträge aufwenden musste, fehlte später am anderen Ende, um das Programm zu finalisieren und in eine Übersicht zu bringen.
Das waren gute Gründe, um bei der ConSozial erstmals auf die bisher verwendete interne Lösung zu verzichten und stattdessen Converia zu testen.
Schrittweise herangetastet
Für die ConSozial 2023 hat die NürnbergMesse GmbH Converia zunächst eingesetzt, um den mühseligen Bewertungsprozess zu optimieren.
Alles davor blieb erst einmal unverändert: Ab Dezember 2022 konnten Autor:innen ihre Beiträge für 2023 über ein Online-Formular einreichen. Nach dem Import der Beiträge in Converia ging die Arbeit des Organisationsteams dann erstmals in der neuen Software weiter.
Die Kongress-Organisator:innen sichteten zunächst die etwa 180 Einreichungen und ordnete jeden Beitrag einer der neun Arbeitsgruppen zu, die vorher in Converia eingerichtet wurden. Diese nahmen sich als nächstes die Beiträge ihres Themenfelds einzeln vor und bewerteten sie inhaltlich. Auch das lief komplett in Converia, wo das Team jederzeit den Überblick behielt: Wer war für welche Beiträge zuständig? Welche Bewertungen fehlten noch?
Nachdem alle Beiträge mit einer Bewertung versehen waren, folgte die finale Abstimmung zwischen dem Leiter der Programmkommission und den Leiter:innen der Arbeitsgruppen. Diese entschieden gemeinsam darüber, welche der akzeptierten Beiträge einen Platz im Programm erhalten sollte.
Hilfreich beim Zusammenstellen des Programms war außerdem, dass jede:r Referent:in selbstständig das eigene Profil in Converia mit Daten befüllen konnte. Die ConSozial legte dazu im Vorfeld fest, welche Daten sie benötigte. Die Referent:innen lieferten diese, indem sie in Converia etwa ein Foto von sich hochluden und eine Vita hinzufügten – auch das eine zeitsparende Neuerung im Ablauf.
Starthilfe von Converia
Bei solch weitreichenden Änderungen in den gewohnten Prozessen wollte das Organisationsteam natürlich sicherstellen, dass alles funktioniert. Für die Software-Premiere hat Converia deshalb auch gleich die Einrichtung des Systems übernommen. Die NürnbergMesse GmbH konnte so direkt mit der Arbeit in Converia starten, ohne sich mit der Konfiguration auseinandersetzen zu müssen.
Um dem Team die Arbeit zusätzlich zu erleichtern, beantwortete zudem der Converia-Support alle Fragen rund um die Software telefonisch und per E-Mail.
Das hat sich ausgezahlt. Zusätzlich zu einer weiteren erfolgreichen ConSozial durfte sich die NürnbergMesse GmbH über eine gelungene Beitragsverwaltung und verschlankte Abläufe freuen. Die Veranstaltungsleiterin Beate Fischer fasst das so zusammen:
„Seit diesem Jahr nutzen wir Converia für die Organisation unseres Kongresses der Fachmesse ConSozial. Converia hat die gesamte Kongressorganisation inklusive Beitragseinreichung enorm erleichtert. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der individuellen Anpassungsmöglichkeiten, können wir alle Aspekte unseres Kongresses nahtlos verwalten. Converia ermöglicht uns eine schnelle Umsetzung und effiziente Planung. Eine Softwarelösung, mit der wir gerne arbeiten.“
ConSozial 2024: Es wird noch nahtloser
Bei der nächsten ConSozial ist Converia wieder dabei. Weil der Auftakt so gut geklappt hat, darf die Software die Kongress-Organisator:innen künftig sogar bei einem weiteren Arbeitsschritt unterstützen: Das Converia-Team hat eine eigene Domain registriert, unter der Personen ihre Beiträge erstmals direkt mit Hilfe von Converia einreichen. Dadurch fällt das bisher verwendete Online-Formular weg. Die Aufgabenliste wird sogar noch kürzer, denn weil sich die Beiträge schon in Converia befinden, braucht es auch den Beitragsimport nicht mehr. Nach Einreichungsschluss kann das Team direkt in die Bewertungsphase gehen.
Nach der Bewertung importiert der Converia-Support die akzeptierten Beiträge als Blöcke in den Programmplan, wodurch die NürnbergMesse GmbH weitere Arbeitsstunden einspart.
Da manche der Daten aus dem Vorjahr bestehen bleiben, heißt das, dass die ConSozial 2024 in Converia nicht noch einmal komplett neu eingerichtet werden muss. Die Themenfelder werden beispielsweise beim Anlegen der Veranstaltung direkt aus dem Vorjahr übernommen. Kommen neue dazu, kann das Team sie selbstständig in Converia hinterlegen. Das zeigt: Je länger Veranstaltende mit Converia arbeiten, desto geringer wird der Aufwand.
Das Beispiel der ConSozial zeigt sehr gut, wie Converia dem Organisationsteam nach einem ersten erfolgreich verlaufenen Test bei weiteren Aufgaben unter die Arme greifen kann. Das Vorgehen war genau richtig, denn es bot dem Team die Möglichkeit, die Software kennenzulernen, ohne sofort alle Prozesse umzustellen.