Die Auswahl an Kongress-Software ist groß. Doch nicht jede Lösung passt wirklich zu wissenschaftlichen Konferenzen und Tagungen. Welche Funktionen sind unverzichtbar? Wie behalten Sie Ihre Daten im Griff? Und wie vermeiden Sie versteckte Kosten? Wer die richtigen Fragen stellt, trifft am Ende die bessere Entscheidung. Diese zehn Fragen sollten Sie unbedingt stellen.

Sind Ihnen im Hotel schon einmal Check-in-Automaten begegnet? An vielen dieser Terminals können Gäste sogar kurzfristig noch Zimmer buchen. Etwas Ähnliches funktioniert auch gut bei Konferenzen, wo Sie die Anmeldung vor Ort an Self-Service-Stationen umsetzen. Inzwischen hat sich die Methode in der Praxis bewährt. Auf ein paar Punkte sollten Veranstaltende vorher jedoch achten.

Wissen Sie, was in den Verträgen steht, die Sie mit dem Anbieter Ihrer Konferenz-Software geschlossen haben? Das Kleingedruckte sollten Sie sich unbedingt gründlich durchgelesen haben, denn mancher Anbieter hat durchaus noch ein paar eigene Interessen im Sinn. Die Daten dafür steuern Sie unbeabsichtigt bei.

Arbeiten Sie schon mit einer Software, um Ihre Veranstaltungen zu verwalten? Oder sind Sie noch ein wenig skeptisch? Praktisch ist so ein papierloses Verfahren ja – bis zum dem Punkt, an dem Sie mit den Daten gerne an anderer Stelle weiterarbeiten würden. Da wäre nur ein Problem: Die Software ist nicht vom selben Anbieter und das Übertragen der Daten nicht möglich.

Alles, was Sie vom Veranstaltungsort Ihrer Konferenz trennt, ist ein Headset. Einmal aufgesetzt, befinden Sie sich mittendrin im Kongresszentrum, in dem in einem halben Jahr Ihre Konferenz stattfinden soll. Damit aber noch nicht genug – sogar innerhalb des Gebäudes können Sie sich bewegen und die einzelnen Räume inspizieren. Ganz so, als würden Sie diese wirklich betreten.