Auf der Straße ist es meist ganz einfach: Da gibt es überall Schilder, die den Weg zum Ziel weisen und wenn diese ihren Zweck erfüllen, kommt man dort auch an. So sollte es auch bei einer Konferenz sein. Statt viel zu lange damit beschäftigt zu sein, die richtigen Räume zu finden, ist das dank einer guten Wegführung bestenfalls eine Aufgabe, die wortwörtlich im Vorbeigehen erledigt wird. Können Displays das besser als analoge Hinweise?
Von einer Aufzeichnung des Vortrags war vorher nie die Rede und dass die Präsentation hochgeladen werden sollte, hört der Speaker auch zum ersten Mal. Dann steht zumindest eines fest: Dass die Vorstellungen auf Referenten- und Veranstalterseite manches Mal ziemlich weit auseinandergehen. Mit einer Referentenvereinbarung beugen Sie gleich von Anfang an sämtlichen Missverständnissen vor. Was sollte drinstehen und wie sorgen Sie dafür, dass alle die Infos erhalten?
Absagen sind nie die erhoffte Antwort auf eine Einladung, bei Konferenzen wegen zahlreicher anderer Verpflichtungen der Speaker aber gar nicht mal so ungewöhnlich. Damit die Enttäuschung darüber nicht allzu tief sitzt, hilft es, rechtzeitig vorauszuplanen. Wer schon vorher an mögliche Alternativen denkt, geht gleich zu Plan B über und versendet die nächste Einladung ohne erst überlegen zu müssen, was nach einer Absage passieren soll.
Der weite Weg zur eigenen Konferenz besteht aus vielen kleinen Schritten. Um effektiv mit dem Team zu kommunizieren, den Überblick über die anstehenden Aufgaben zu behalten und überwachen zu können, wofür wieviel Zeit aufgewendet wird, begleiten Sie auf diesem Weg einige Programme. Software wie Asana, Toggl und Converia können Ihnen das Leben erleichtern und ersparen Ihnen unnötige Arbeit. Wir benutzen diese Werkzeuge jeden Tag – hier berichten wir von unseren guten Erfahrungen und erklären, warum sie perfekt geeignet sind, um Konferenzen zu planen.
Die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr verbrachten 17.000 Menschen in Leipzig beim 35C3, der Jahreskonferenz des Chaos Computer Clubs. Das waren so viele Besucher*innen wie noch nie. Vorprogrammiertes Chaos bei der Organisation? Keine Spur.
Sich für eine Event-Management-Software zu entscheiden bedeutet, unter der beachtlichen Zahl an Lösungen genau die zu finden, die alle gewünschten Optionen vereint, einfach zu handhaben, dabei aber nicht zu teuer ist und die sich auch in zehn Jahren noch auf der Höhe der Zeit befindet. Eine Aufgabe, die viel leichter fällt, wenn Sie wissen, welche Fragen Sie stellen sollten.
