So kommen die Inhalte zu Ihrer virtuellen oder hybriden Konferenz

Teil 2: Sessions und Konferenzbeiträge aufzeichnen

Wie im ersten Artikel unserer Reihe beschrieben, sind Konferenz-Formate mal gut und mal weniger gut für das Voraufzeichnen der Inhalte geeignet. In Teil zwei soll es vor allem darum gehen, auf welchen Wegen Inhalte aufgezeichnet werden können und was im Voraus bedacht werden muss.

Wie sollen die Aufzeichnungen aussehen?

Auch wenn es zunächst etwas voreilig und ambitioniert wirken mag: Gleich zu Beginn eine Vorstellung davon zu haben, wie das fertige Video aussehen soll, hilft bei den Schritten zur Umsetzung ungemein.

Manche Konferenzen verfahren so, dass vor oder nach einer Präsentation eine Person – etwa eine Moderatorin – die Einleitung bzw. die Übergänge zwischen den einzelnen Präsentationen übernimmt und mehrere Vorträge, die zur selben Session gehören, später als ein einziges Video hochgeladen werden. Bei anderen stehen die Vorträge dagegen als einzeln anwählbare Videos auf der Konferenzplattform zur Verfügung.

Gerade bei Vorträgen verschiedener Personen ist es wichtig, die Speaker hier gleich mit ins Boot zu holen und auf ihre Aufgabe vorzubereiten. Bei kleineren Konferenzen mit einer überschaubaren Anzahl an Vorträgen kann das jemand aus dem Organisationsteam persönlich übernehmen und sicherstellen, dass die Präsentierenden von technischer Seite aus startklar sind, dass sie wissen, wie sie bei der Aufnahme vorgehen müssen, bis wann die Aufzeichnung eingereicht werden muss etc.

Werden die Vorträge oder Programmelemente professionell in einem Studio aufgezeichnet, kann der Schritt natürlich entfallen. Zeichnen die Präsentierenden aber selbst auf, sind Hilfestellungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen besonders wichtig. Für viele gängige Tools haben die Anbieter schon Video-Tutorials erstellt, die Sie verlinken können (z.B. GoToMeeting, Zoom, Webex).

Hin und wieder gibt es virtuelle Konferenzen, die konkretere Vorgaben machen und beispielsweise möchten, dass die Präsentierenden zusammen mit den Folien im Bild zu sehen sein oder ihren Vortrag vor einem einheitlichen Hintergrund halten sollen. Gerade dann müssen Sie weitere Hilfen zur Verfügung stellen und erklären, wie das geht.

Was gibt es in Bezug auf die Technik zu beachten?

Auch technische Voraussetzungen sollten Sie vorab an die Vortragenden kommunizieren. Erkundigen Sie sich, welche Videoformate auf die Konferenzplattform hochgeladen werden können. In der Regel sind das alle gängigen, besser ist es aber, das vorher abzustimmen und anschließend die Speaker darauf hinzuweisen, wenn diese die Videos selbst aufzeichnen.

Machen Sie dabei auch auf mögliche Störquellen aufmerksam: Viele Apps sind so konfiguriert, dass ein Fenster auf dem Bildschirm aufploppt, wenn eine neue E-Mail eingeht oder jemand eine persönliche Nachricht an den Speaker geschrieben hat. Wird für eine Präsentation gerade der Bildschirminhalt aufgezeichnet, lenkt das ab. Besser ist es außerdem, das eigene Telefon während der Aufnahme auf lautlos zu stellen. Vorsicht bei iPhones, die mit dem Mac verbunden sind, auf dem die Präsentation stattfindet, denn es kann passieren, dass ein eingehender Anruf auch dort angezeigt wird. Bei einer Aufzeichnung ist das immer noch ein kleineres Problem verglichen mit einer Live-Session, kann aber dennoch dazu führen, dass die Präsentation ganz oder zumindest teilweise neu aufgenommen oder geschnitten werden muss.

Videos können je nach Format und Aufnahmequalität ziemlich groß werden. Legen Sie vorher eine Maximalgröße fest, die die Dateien nicht überschreiten sollen. Wenn Sie nicht möchten, dass große 4K-Videos bei Ihnen eintreffen, weisen Sie etwa darauf hin, dass eine Standard-HD-Auflösung von 720p für eine Konferenz absolut ausreicht.

Sowohl aus technischer als auch aus inhaltlicher Sicht interessant ist die Videolänge. Bei virtuellen Konferenzformaten sind 10-15 Minuten absolut ausreichend. So werden einerseits riesige Dateigrößen verhindert und gleichzeitig Diskussionen gefördert, für die nach dem Ansehen mehrerer 30-minütiger Vorträge oft gar keine Energie mehr vorhanden ist.

Mehr Interaktion

Auch nach etwas mehr als einem Jahr voller virtueller Tagungen fällt vielen Veranstaltern auf, dass die Videos zwar zahlreich angesehen, aber häufig nur zaghaft diskutiert werden. Gerade zeitversetztes Ansehen ohne Live-Feeling trägt dazu bei, dass Teilnehmende schnell in eine passive Rolle verfallen, sodass viel vom Charakter einer Konferenz verlorengeht, die erst durch den Austausch so richtig wertvoll wird.

Wie lässt sich das ändern? Beispielsweise mit einer Live-Q&A-Sitzung, die zu einer festen Zeit stattfindet und die voraufgezeichneten Inhalte ergänzt, indem sie Teilnehmenden die Möglichkeit gibt, ihre Fragen zu stellen. Auch eine Live-Diskussion kann Inhalte aus den aufgezeichneten Programmteilen aufgreifen und eine Ergänzung bieten.

Mit Hilfe von Aufzeichnungen lässt sich außerdem gut quasi-live tagen. Das bedeutet, dass die voraufgezeichneten Videos nach einem festen Zeitplan auf der Plattform freigeschaltet werden. Das hat den Vorteil, dass die Präsentierenden anwesend sein und sich ganz dem parallellaufenden Chat widmen können, um direkt Fragen zu beantworten.

Einen kreativen Einfall, um Interaktionen zu fördern, hatte das Team der Association for Asian Studies. Deren diesjährige Konferenz beinhaltete mehrere Hallway-Conversations. Die Idee dahinter: Bei einer nicht-virtuellen Konferenz begegnen sich Teilnehmende nach den Vorträgen auf dem Flur und besprechen das eben Erlebte. Weil solche spontanen Flurgespräche oft gute Ideen hervorbringen, sollte es das auch im digitalen Raum geben. So öffnete sich sofort nach jeder voraufgezeichneten Session ein 15-minütiger Videochat für eine begrenzte Zahl an Teilnehmenden – ein virtueller Flur sozusagen. Wer seine Gedanken zum Vortrag äußern wollte und Diskussionsbedarf verspürte, war dort gut aufgehoben und konnte ganz leicht Gleichgesinnten begegnen. Das Personen-Limit trägt zudem dazu bei, dass alle die Chance haben, zu Wort zu kommen, und Interessierte sich beeilen müssen, um sich die Gelegenheit nicht entgehen zu lassen. 

Drei Optionen, Präsentationen für virtuelle Konferenzen aufzunehmen

1. Videokonferenz-Software

Findet die Präsentation oder ein Meeting in einer Software wie Zoom statt, gibt es direkt eine eingebaute Recording-Funktion, mit deren Hilfe Sie den Inhalt aufzeichnen.

In Zoom lassen sich vorab verschiede Aufnahme-Einstellungen treffen

Obwohl das eine der einfachsten Aufnahmemethoden ist, können dennoch Komplikationen auftreten, weil der Rechner hängenbleibt oder die Datei sich im Anschluss nicht abspielen lässt. Während es bei einem Vortrag manchmal noch vertretbar ist, den Speaker diesen noch ein zweites Mal halten zu lassen, wird das hingegen bei Diskussionen zum Problem einer ganz anderen Größenordnung, denn diese noch mal so zu führen, ist kaum möglich. Gerade für das Aufzeichnen von Diskussionen sind aber genau solche Tools ideal. Wenn Sie Ihre Aufnahme aus der Meeting-Software heraus starten wollen, sollten Sie sich daher immer erst mit einem Test-Recording vergewissern, dass alles funktioniert wie geplant.

Speichern Sie die Aufnahmen am besten in einem lokalen Ordner. Theoretisch spricht zwar nichts gegen das Ablegen der Recordings auf externen Laufwerken oder in Cloud-Ordnern (Dropbox, Google Drive etc.), kann manchmal allerdings zu Fehlern beim Konvertieren oder Speichern der Datei führen.

2. Präsentationssoftware

Vortragende, die PowerPoint nutzen, können auf die PowerPoint-eigene Aufzeichnungsfunktion zurückgreifen. Ab der 2019er-Version ist es sogar möglich, die eigene Webcam in die Aufnahme zu integrieren, sodass die Vortragenden immer sichtbar sind. Ältere Versionen können begleitend zu den Folien nur den Ton aufzeichnen. Beachten Sie das vor allem, wenn Sie möchten, dass die Vortragenden gemeinsam mit den Folien im Bild zu sehen sein sollen. Auch Keynote, die Präsentationssoftware für Mac-User, erlaubt nur das direkte Aufnehmen des Tons. Wer zusätzlich noch einen Bildausschnitt der Webcam haben will, muss technisch ein wenig versierter sein, um eine separat erstellte Videoaufnahme im Nachgang in die Präsentation einzufügen.

3. Aufnahme-Software

Spezielle Aufnahme-Tools für Präsentationen sind etwa Snagit und Camtasia, die keine konkurrierenden Produkte sind, sondern vom selben Anbieter stammen. Snagit eignet sich sehr gut für einfache Aufnahmen, während Camtasia mit einem etwas höheren Preis die bessere Wahl ist, wenn Sie Ihre Aufzeichnungen nachbearbeiten wollen, um Untertitel, Effekte, Animationen oder Anmerkungen einzufügen.

Starten lässt sich ein Recording aber auch direkt im Browser. Hierzu verwenden Sie einen Screenrecorder wie zum Beispiel Screencastify. Sehen Sie sich vor der Auswahl unbedingt die Funktionen an, denn viele dieser Tools sind nur scheinbar kostenfrei. Oft gilt das nämlich nur für die Variante mit sehr eingeschränktem Funktionsumfang. Die Gratis-Version von Screencastify etwa sollten Sie nur verwenden, wenn Ihre Videos eine Länge von fünf Minuten nicht überschreiten. Alles darüber hinaus ist nur für ca. 40€ im Jahr zu haben.

Eine sehr einfach zu bedienende, browserbasierte und sichere Alternative, die unabhängig von der Videolänge tatsächlich nichts kostet, ist Opencast Studio. Hier muss nichts installiert werden. Sie wählen nur aus, was genau Sie aufnehmen wollen (Bildschirm, Kamera oder beides) und ob Ton dabei sein soll. Die fertige Datei laden Sie nach der Aufnahme direkt herunter; auf einem fremden Server wird nichts gespeichert.

Aufnahme starten mit Opencast Studio

Viele Hochschulen setzen Opencast bereits in der digitalen Lehre ein und haben häufig sogar ihre eigene Opencast-Installation, sodass viele Wissenschaftler*innen das Tool inzwischen schon kennen.

Beim Aufnehmen empfiehlt es sich, den Chrome-Browser zu verwenden, weil dieser das Video als MP4 aufnimmt, sodass es – wenn notwendig – mit gängiger Schnittsoftware nachbearbeitet werden kann, ohne es vorher in ein anderes Format umwandeln zu müssen.

Aufzeichnung und Datenschutz

Grundsätzlich sind die für die Konferenz erstellen Videos genau wie Poster oder andere Dateien, die auf der virtuellen Konferenzplattform bereitgestellt werden, urheberrechtlich geschützt. Die Teilnehmenden sollten die Videos standardmäßig nicht herunterladen können und dürfen auch selbst keine Mitschnitte anfertigen. Möchte jemand eines der Konferenz-Videos weiterverbreiten, so geht das nur, wenn die Person eine ausdrückliche Erlaubnis des Veranstalters bzw. der Präsentierenden besitzt.

Anders als bei Konferenzen, deren Vorträge bei YouTube öffentlich zu finden sind oder durch Weitergabe eines Links angesehen werden können, sind die Videos in unserer Virtual Venue nur nach vorheriger Anmeldung zugänglich.

Kennen Sie noch weitere nützliche Tools zum Aufzeichnen? Mit welchem Vorgehen haben Sie die besten Erfahrungen gemacht bzw. wo brauchen Sie noch Hilfe? Lassen Sie es uns gerne wissen.

Weil Livestreaming als Alternative zu voraufgezeichneten Sessions noch ein wenig mehr Vorkenntnisse erfordert, widmen wir dem Thema einen eigenen Artikel.

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