Was bringen Early Bird Tarife?

Deadlines und ihre Wirkung auf Teilnehmeranmeldungen

19. August 2011, Update: 26. September 2023 – Kathrin Löffelholz – Planung

Viele Veranstalter befürchten, dass sich nicht die erhoffte Anzahl an Teilnehmern anmeldet. Besonders in den ersten Wochen nach Beginn der Registration wird diese Angst oft durch niedrige Anmeldezahlen bestätigt. Wir fanden in unserer Studie heraus, dass sich ein Großteil der Konferenzteilnehmer erst in einem sehr engen Zeitfenster kurz vor den Anmelde-Deadlines registriert.

Wann sich Ihre Teilnehmer anmelden, können Sie durch Vorankündigungen, persönliche Aufrufe zur Anmeldung und die gesetzten Deadlines beeinflussen.

Wir haben die Registrierungen von 24 Konferenzen untersucht, die mit unserem Konferenzmanagement-System Converia durchgeführt wurden. Es stellte sich heraus, dass Deadlines ein sehr starkes Mittel sind, um das Anmeldeverhalten der Teilnehmer zu steuern.

Informationen zur Studie

24 Konferenzen wurden untersucht
- 17 Konferenzen hatten zwei Anmeldezeiträume
- 7 Konferenzen hatten einen Anmeldezeitraum
4,4 Monate durchschnittliche Anmeldezeit
254 Teilnehmer durchschnittlich

Anmelde-Magnet Early Bird Deadline

Mehr als 23 % der Teilnehmer unserer Studie meldeten sich in der letzten Woche vor Beendigung des ersten Anmeldezeitraumes an. Diese Teilnehmer wollten offenbar noch zu einem günstigeren Preis buchen und nutzen diese Chance im letzten Moment.

Zum Ende der zweiten Deadline steigt die Rate der Anmeldungen erneut an. In der letzten Woche vor Konferenzbeginn nutzen noch einmal mehr als 11 % die Chance sich zu registrieren.

Interessant war hierbei, dass speziell drei Tage vor den Deadlines und am Tag der Deadlines selbst die Zahl der Anmeldungen erneut anstieg. Wir vermuten, dass viele Teilnehmer die Erinnerungsfunktion ihrer Kalender benutzten und auf diesen Zeitraum eingestellt hatten.

4 Tipps zur Optimierung der Anmeldung

Am Ende der Deadlines treten also mehr Anmeldungen auf als im restlichen Zeitraum. Der Anstieg ist stärker, wenn die Teilnehmer durch Einhalten der Deadline Geld sparen können.

Berücksichtigen Sie dieses Anmeldeverhalten in Ihrer Planung und gehen Sie entspannt an die Wochen vor der Deadline heran. Wir haben 4 Tipps für Sie zusammengestellt:

Schaffen Sie mehrere Deadlines, um den Anmeldeanreiz zu erhöhen.
Geben Sie Gutscheine mit Anmeldefristen aus.
Planen Sie zusätzliche personelle Ressourcen für die letzte Woche vor den Deadlines ein.
Benutzen Sie eine Event-Management-Software, um auch große Registrierungswellen automatisiert abzufangen und den personellen Aufwand zu minimieren.

Wenn Sie diese Tipps berücksichtigen, sind Sie für die Zeit der Registration gewappnet. Wir wünschen Ihnen viele Teilnehmer!