9 Tipps für die Wahl der passenden Event-Management-Software

Worauf Sie bei der Suche nach Event-Management-Systemen achten sollten

Sie sind auf der Suche nach einer Software, die Sie bei Vorbereitung und Durchführung Ihrer Konferenz unterstützt? Mit den folgenden Tipps möchten wir Ihnen die Entscheidung für die richtige Event-Management-Software erleichtern. » mehr lesen

(c) mattjeacock / iStockphoto.com
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1. Prüfen Sie, wie verlässlich das Support-Team im Hintergrund ist

Stellen Sie sich vor: Der Abend vor Ihrem großen Event und Sie haben eine dringende Frage. Spätestens jetzt ist für Sie entscheidend, ob Ihnen auch Freitagabend um 22 Uhr schnell ein kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung steht.
Hinter einigen Anbietern für Event-Management-Software stehen nur ein bis zwei Personen. In solchen Fällen ist das Service-Potential sehr eingeschränkt und kompetenter Ersatz im Fall von Krankheit, Urlaub oder starker Auslastung schwer verfügbar.

2. Achten Sie darauf, möglichst alle Daten in einer Event-Management-Software zu verwalten

Gelegentlich entscheiden sich Veranstalter, für die Anmeldung der Teilnehmer eine andere Software zu nutzen, als für die Verwaltung der Beiträge. Für Mailings wird dann noch eine dritte Software eingesetzt und die Zeitplanung in einer Tabellenkalkulations-Software erledigt.

Viele Veranstalter bereuen diese Entscheidung schnell. Warum? Egal ob Autoren, Teilnehmer, Reviewer oder E-Mail-Empfänger, am Ende dreht sich Ihre Arbeit immer wieder um die gleichen Personen – denn die meisten Autoren und Reviewer sind auch gleichzeitig Teilnehmer. Nutzen Sie 4 verschiedene Event-Management-Softwares mit unterschiedlichen Schwerpunkten, müssen Sie gegebenenfalls 4 Mal die gleichen Personendaten ändern.

Zudem können Sie Fragestellungen wie etwa „Welche Autoren, die beim Reviewing akzeptiert wurden, haben noch nicht gezahlt?“ nur mit sehr großem Aufwand beantworten, wenn die benötigten Daten in verschiedenen Event-Management-Softwares verteilt gespeichert sind.

Also: Versuchen Sie, eine Event-Management-Software zu finden, die Ihren kompletten Workflow abbildet.

3. Definieren Sie Ihre Anforderungen an die Event-Management-Software frühzeitig

Haben Sie komplexe Storno-Bedingungen, kompliziert strukturierte Angebote oder ein besonderes Bewertungs-Verfahren für Ihre Abstracts? Versuchen Sie diese so früh wie möglich zu formulieren und mit in Frage kommenden Anbietern abzustimmen.

Dadurch machen Sie sich und Ihrem Team bereits frühzeitig offene Fragen bewusst und können gezielt nach Event-Management-Systemen suchen, die möglichst genau auf Ihre Anforderungen passen.

4. Bitten Sie um ein ausführliches Vorgespräch, möglichst vor Ort

Prüfen Sie in Frage kommende Anbieter von Event-Management-Software auf Herz und Nieren und versuchen Sie dabei besonders, folgende Fragen zu beantworten:

  • Welche Erfahrung hat der Anbieter bereits mit ähnlichen Veranstaltungen gesammelt?
  • Wie geht er auf Ihre Wünsche und Anforderungen ein?
  • Wirkt der Anbieter seriös und verlässlich?

5. Bedenken Sie, ob die Event-Management-Software hausintern oder als externer Dienst (SaaS/ASP) betrieben werden soll

Viele Event-Management-Systeme speichern die Daten Ihrer Konferenz nur beim Anbieter, ohne dass Sie direkten und vollständigen Zugriff auf den kompletten Datenbestand haben. Prüfen Sie, ob die Datenschutzrichtlinien Ihrer Organisationen diese Art der Speicherung personenbezogener Daten erlauben.

Andere Anbieter von Event-Management-Software stellen Ihren Teilnehmern gegenüber eigene Rechnungen und führen die eingenommenen Beträge nach Abzug von Provisionen an Sie ab. Auch das ist möglicherweise durch interne Richtlinien Ihrer Organisation nicht gestattet.

6. Beachten Sie, ob andere Software-Systeme an die Event-Management-Software angebunden werden sollen

Nur wenige Event-Management-Softwares bieten die Möglichkeit, individuelle Weiterentwicklungen vorzunehmen oder externe Software anzubinden. Wenn Sie etwa bestehende hausinterne Adress-Management-Systeme anbinden möchten, sollten Sie auf bestehende Schnittstellen und die Erweiterbarkeit der anvisierten Event-Management-Software achten.

7. Soll die Event-Management-Software für eine einzelne Konferenz, eine Konferenzreihe oder viele verschiedene Konferenzen eingesetzt werden?

Die meisten Event-Management-Softwares am Markt berechnen nutzungsbasierte Gebühren, etwa pro Teilnehmer, pro Veranstaltung oder auf die Laufzeit bezogen.

Wenn Sie mehrere Veranstaltungen durchführen, für die Sie eine Event-Management-Software einsetzen möchten, sollten Sie auf Systeme achten, die Ihnen Lizenzen zum Kauf anbieten. Dann zahlen Sie einmalige Lizenzgebühren und können das Event-Management-System für beliebig viele Veranstaltungen nutzen!

8. Achten Sie auf Event-Management-Software mit Internet-Anbindung

Stellen Sie sich vor, Sie tippen alle Anmeldungen aus Faxen und E-Mails in eine Offline-Anwendung ab. Jeden Vorgang bestätigen Sie zudem mit einer persönlichen E-Mail. Für eine mittlere Veranstaltung können Sie dafür alleine eine volle Arbeitskraft einplanen.

Mit einer Online-Event-Management-Software reduzieren Sie diesen Aufwand wesentlich. Denn wenn Ihre Teilnehmer Anmeldungen, Einreichungen, etc. online erledigen können, spart Ihnen und Ihren Teilnehmern das sehr viel Arbeit!

9. Machen Sie die Kosten für die Event-Management-Software nicht zum wichtigsten Kriterium

Guten Service kann es nicht umsonst geben. Für Ihre Gäste ist eine leicht erhöhte Teilnahmegebühr, mit der die Mehrkosten für eine gute Software gedeckt sind, leichter zu verschmerzen als ein schlechter Eindruck durch Pannen, Verzögerungen oder unprofessionelle Kommunikation.

Gerne helfen wir Ihnen auch persönlich weiter und prüfen, ob Converia für Ihre Veranstaltung die passende Event-Management-Software sein kann. Sprechen Sie uns einfach an!

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10. Februar 2012 // von Rainer Kretzer // in Planung

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