1. Zahllose Überstunden
… und dennoch nichts geschafft. Zusammen mit der Zahl auf dem Überstundenkonto wächst bei der Planung von Kongressen in der Regel vor allem die Task-Liste, die schon in der ersten Phase der Vorbereitung eine Länge erreicht hat, mit der Sie für die nächsten Wochen gut ausgelastet wärenKund:innen haben Fragen, Partnerunternehmen haben Fragen und nicht zuletzt gibt es da noch die Teilnehmer:innen des Kongresses, denen vor dem Start auch noch wichtige Infos fehlen oder die ein dringendes Anliegen zu ihrer Buchung haben.
Dabei sind es ganz oft gar nicht die Spezialfälle, die aufs Überstundenkonto einzahlen, sondern ganz im Gegenteil die kleinteiligen Routine-Aufgaben, die massig wertvolle Zeit kosten. Häufig ist bei diesen Aufgaben klar, was zu tun ist, aber es kostet mindestens genauso oft Überwindung, ans Werk zu gehen, eben weil die Arbeit daran keinen Spaß macht – und das alles auch viel schneller gehen könnte.
Converia regelt und automatisiert deshalb die Routine-Tasks in jeder Phase. Veranstalter:innen senken dadurch das tägliche Arbeitspensum drastisch. Bei einem Kongress, der über drei Tage hinweg stattfindet und fünf parallel laufende Sessions hat, spart ein Kongress-Team beispielsweise bis zu sechs Wochen Vorbereitungszeit ein.
2. Läuft alles nach Plan? Keine Ahnung.
Es gibt wahrscheinlich keinen einzigen Kongress, bei dem das Team dahinter komplett auf die Erfolgsmessung verzichtet. Als Kongressveranstalter:in wäre das auch keine gute Idee, denn schließlich möchten die Kund:innen am Ende handfeste Ergebnisse in Form von Zahlen und Auswertungen sehen.
Wichtig ist allerdings auch, nicht erst ganz am Ende einen Blick auf die Statistiken zu werfen, sondern auch zwischendurch jederzeit zu wissen, ob sich der Kongress in die gewünschte Richtung entwickelt.
Der Schlüssel zur Lösung ist hier auch eine Software. Dazu reicht es, wenn sie mit einem guten Dashboard ausgestattet ist. Es ist eine neue Anmeldung eingegangen? Dann landet die Zahl auf dem Dashboard. Ein Teilnehmer hat seine Teilnahmegebühr überwiesen? Eine ausstehende Zahlung weniger auf dem Dashboard. Eine Gutachterin hat die Bewertung eines Papers abgeschlossen? Die Zahl der noch ausstehenden Gutachten auf dem Dashboard verringert sich.
Und falls die Zahlen auf dem Dashboard mal nicht so erfreulich sind, senden Sie den Personen, auf deren Geld sie noch warten, mit nur wenigen Klicks eine Erinnerung.
3. Viele Tools verderben den Kongress
Ihre Kongressplanung ist schon größtenteils digital? Prima, denn je weniger ausgedruckte oder handgeschriebene Listen in Ihrem Team zirkulieren, desto besser.
Wenn in einem Team aus mehreren Personen aber alle ihre eigene Version der Excel-Teilnehmendenliste nutzen, wird es schon mal kompliziert und vor allem missverständlich. Zeit für ein weiteres Meeting: Welche Version ist die aktuelle?
Ihr teaminterner Grundsatz sollte stattdessen lauten: Alle arbeiten an derselben Stelle mit denselben Daten. Das kann Kongress-Software inzwischen ziemlich gut. Aber viele Tools bedeuten nicht immer das Beste aus allen Welten. Wer Software unterschiedlicher Anbieter einsetzt, demonstriert damit eine gewisse Fachkenntnis, klar. Schließlich hat man schon lange über den Tellerrand der allerersten Software geblickt. Nur verstehen sich die Tools untereinander selten. Schnittstellen existieren nicht und die Daten sind am Ende wieder in verschiedenen Versionen über verschiedene Systeme verteilt, was die Situation null verbessert.
Versuchen Sie darum, möglichst viele Aufgaben mit einer einzigen Software zu lösen. Gibt es Schnittstellen? Im- und Export-Möglichkeiten? Welche Funktionen sind drin? Können später welche dazugebucht werden? Tasten Sie sich nach und nach an die neue Software heran. Was schmerzt am meisten? Dann sollten Sie an genau der Stelle ansetzen. Hat das funktioniert und sich spürbar etwas gebessert, geht es weiter zum nächsten Bereich.
4. Eine Jahrestagung organisieren = alles noch mal von vorne
Noch mal zurück zu den Routine-Aufgaben. Ganz viele davon sammeln sich bei Kongressen an, die regelmäßig stattfinden. An der Struktur des Kongresses ändert sich gar nicht viel, aber dennoch fängt für Sie als Veranstalter:in die Arbeit jedes Mal wieder von vorne an. Aufsetzen, einrichten, Grundeinstellungen treffen – auch das ist keine kreative Arbeit und frisst eigentlich nur Zeit.
Und warum etwas tun, das eigentlich schon da ist? Mit einer Software wie Converia nutzen Sie Templates für eine Jahrestagung. Das bedeutet: Sie richten die Veranstaltung nur einmal im System ein. Im Folgejahr nutzen Sie dann die Einstellungen und Parameter aus dem Vorjahr einfach wieder, die Sie dank Template einfach kopieren, ohne selbst noch etwas neu konfigurieren zu müssen.
5. Bitte keine Steuerthemen!
Dass Kongresse mit internationaler Beteiligung etwas Schönes sind, stellen Veranstalter:innen hin und wieder zumindest kurzzeitig in Frage. Die Frage nach der richtigen Besteuerung der Tickets ist jedenfalls nicht dafür bekannt, die Stimmung zu heben.
Kongresse sind ein ganzes Stück spezieller als kleine Workshops mit zehn Personen. Deshalb ist auch nicht jedes Anmeldetool geeignet, um etwa das Reverse Charge-Verfahren umzusetzen. Oder um gemischte Steuersätze zu berechnen und auf der Rechnung auszuweisen. Gerade bei Kongressen aus dem akademischen Bereich sind verschieden hohe Steuersätze innerhalb eines Angebots oft Standard: Während das wissenschaftliche Programm steuerfrei bleibt, fallen für das Catering 19% Steuern an und für den Kongressband 7%.
Sie müssen allerdings nicht zwingend selbst rechnen und darüber verzweifeln, wenn auch das die Kongress-Software erledigen kann.
Gern sehen wir uns die speziellen Anforderungen Ihrer Kongresse zusammen an.
Wie klappt der Umstieg?
Unsere Erfahrungen mit Kongressveranstalter:innen zeigen, dass eine 180°-Wendung gar nicht immer nötig ist und manchmal sogar zu abrupt wäre, denn zu viele Prozesse auf einmal umzustellen, ist im regulären Kongressbetrieb sicher nicht die beste Idee.
Zumal es in vielen Teams mindestens auch noch einen skeptischen Menschen geben dürfte – am besten überzeugt die Software also selbst, indem sie ihr Können schrittweise entfaltet.
Einige unserer Kund:innen haben deshalb klein angefangen und sich nach und nach an Converia herangetastet. Dabei hilft die Frage: Was schmerzt am meisten? Setzen Sie an der Stelle an und nutzen Sie eine Software, die zum Beispiel die Anmeldung besser umsetzt als Ihr bisheriges Tool. Hat das funktioniert, hilft Ihnen die Software beim nächsten Kongress dabei, Beiträge einzusammeln.
Was bei all der Erleichterung bleiben wird: die Deadlines. Die haben mit der richtigen Software an Ihrer Seite Ihre Bedrohung für das Gelingen Ihrer Kongresse aber verloren – und Sie endlich wieder Zeit, die großen Aufgaben in den Fokus zu nehmen und sich mit gutem Gewissen darauf zu konzentrieren. Alles andere läuft ja zum Glück.