Tagungssoftware im Check: 9 Kriterien für die Auswahl

• 1. Wie wichtig ist technischer Support?
• 2. Alle Daten in einer Software?
• 3. Was wünschen Sie sich?
• 4. Warum ist ein Vorgespräch sinnvoll?
• 5. Spielt Datenschutz eine Rolle?
• 6. Sind Schnittstellen vorhanden?
• 7. Eine oder mehrere Tagungen?
• 8. Software für hybride Tagungen?
• 9. Wie entscheidend ist der Preis?
• ✅Fazit: Das ist wichtig für eine Tagungssoftware

1. Wie wichtig ist Support bei der Tagungssoftware?

Guter technischer Support entscheidet oft über den Erfolg einer Tagung. Wenn die Organisation der Tagung nur einen Teil Ihrer eigentlichen Arbeit ausmacht, kann die Antwort auf eine dringende Frage nicht zwei Tage auf sich warten lassen. Gerade bei knapper Zeit und fehlenden IT-Kenntnissen brauchen Sie ein Support-Team, das schnell erreichbar und zuverlässig ist.

Guten Support bei Tagungen erkennen Sie daran:

• Erreichbarkeit: Mails werden nicht erst nach einer Woche beantwortet, in Notfällen ist auch jemand am Telefon zu erreichen
• Kompetenz: die Support-Mitarbeiter:innen kennen die Software und können schnell Antwort geben
• Reaktionszeit: Probleme werden zügig gelöst – es gibt feste Reaktionszeiten, die Sie im Vorfeld schon vereinbaren können
• Kontaktpersonen: es gibt eine Person, die sich bestens mit Ihrer Tagung auskennt und Ihnen zur Seite steht
• Mehrsprachigkeit: wenn Sie mit einem internationalen Team arbeiten, kann der Support auch auf Englisch weiterhelfen
• Proaktive Hilfe: Tipps und Hinweise zur erfolgreichen Arbeit mit der Software gibt es gleich mit dazu

2. Warum sollte die Tagungssoftware alle Daten zur Tagung kennen?

Verteilen Sie Daten zu Personen, Abstracts und Programm auf mehrere Systeme, entsteht Mehrarbeit. Sie haben dann eine Software für die Anmeldung der Teilnehmenden. Mit einer anderen verwalten Sie die wissenschaftlichen Beiträge. Für Mailings gibt es noch eine dritte und das Programm planen Sie mit Excel. Aber eigentlich ist die Organisation der Tagung nur ein Teil Ihrer täglichen Arbeit.

Diese Entscheidung für mehrere System werden Sie bereuen. Warum? Egal ob Autor:innen, Teilnehmende, Reviewer:innen: Am Ende dreht sich Ihre Arbeit immer wieder um die gleichen Personen.

Irgendwann kommt dann eine Frage auf wie: „Welche Referent:innen haben ihre Teilnahmegebühr noch nicht gezahlt?“ Mit einer zentralen Tagungssoftware können Sie die Frage schnell beantworten. Mit vier verschiedenen Systemen dauert es sehr viel länger.

3. Welche Anforderungen an die Tagungssoftware haben Sie?

Erstellen Sie eine Liste mit allen Dingen, die Ihnen für Ihre Tagung wichtig sind. Was ist speziell bei Ihrer Tagung? Wo könnte eine Software ins Straucheln kommen?

• Haben Sie komplexe Storno-Bedingungen?
• Gibt es sehr viele Angebote und Ticketoptionen?
• Haben Sie Angebote für verschiedene Personengruppen (Mitglieder, Studierende, Uni-Angehörige)
• Ist das Bewertungsverfahren für die Abstracts ein bisschen komplexer?

Dadurch machen Sie sich und Ihrem Team bereits frühzeitig offene Fragen bewusst. Die Liste mit den Anforderungen hilft Ihnen außerdem, schneller eine passende Software für Ihre Tagung zu finden und sie vorab zu testen.

4. Warum ist ein Vorgespräch sinnvoll?

Prüfen Sie die Software-Anbieter auf Ihrer Liste. Stellen Sie dem Team in einem kurzen Vorgespräch Ihre Fragen. Dafür reichen meist schon 15-30 Minuten aus. Am Ende sollten Sie in der Lage sein, die drei Punkte hier zu beantworten:

• Welche Erfahrung hat der Anbieter bereits mit ähnlichen Tagungen gesammelt?
• Wie geht er auf Ihre Wünsche und Anforderungen ein?
• Wirkt der Anbieter seriös und verlässlich?

5. Wie ist das mit dem Datenschutz bei Tagungssoftware?

Entweder liegen die Daten auf Ihren Servern oder beim Anbieter. In Ihrem Rechenzentrum sind die Daten grundsätzlich sicher aufgehoben. Aber das verursacht viel Aufwand in der hauseigenen IT. Gerade, wenn es nur um eine einmalige Tagung geht, lohnt sich das Selbst-Hosten nicht.

Externes Hosting beim Anbieter (SaaS) ist deshalb mittlerweile die Norm.

Eine SaaS-Lösung für die Tagungssoftware ist nicht unproblematisch. Oft speichert die Software Daten Ihrer Tagung – vor allem Personendaten – außerhalb der EU. Sie haben dann keine Kontrolle, wer genau auf die Informationen zugreift.

Sicher sind DSGVO-konforme Anbieter. Sie erfüllen die strengen Regeln zum Datenschutz und sorgen dafür, dass die Daten Ihrer Tagung sicher verarbeitet und gespeichert werden.

Prüfen Sie, ob die Datenschutzrichtlinien Ihrer Organisation zu den Datenschutzrichtlinien des Software-Anbieters passen:

• Wo werden die Daten genau gespeichert?
• Gibt es Backups?
• An wen gibt der Anbieter Daten Ihrer Tagung weiter? Können Sie das beeinflussen?
• Werden die Daten der Teilnehmenden verschlüsselt übertragen?
• Schließt der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihnen?

6. Hat die Tagungssoftware Schnittstellen?

Nutzen Sie schon andere Systeme, um Adressen zu verwalten? Oder gibt es ein System, mit dem Ihre Buchhaltung arbeitet?

Das Anbinden dieser Systeme an die Tagungssoftware ist nicht immer möglich.

Fragen Sie beim Anbieter nach: Welche Schnittstellen gibt es?

7. Für wie viele Tagungen brauchen Sie die Software?

Planen Sie eine einmalige Tagung? Oder organisieren Sie mehrere Kongresse und Tagungen pro Jahr? Anbieter rechnen oft pro Veranstaltung oder angemeldeter Person ab.

Rahmenverträge für unbegrenzt viele Veranstaltungen haben noch einen weiteren Vorteil. Kennt sich Ihr Team erst mal mit der Software aus, geht das Einrichten neuer Tagungen viel schneller. Sonst müssen sich bei der nächsten Tagung erst mal wieder alle mit einer neuen Software vertraut machen. Das kostet oft viel Zeit.

8. Funktioniert die Software auch bei digitalen Tagungen?

Digitale Tagungen sind spätestens seit 2020 nicht mehr wegzudenken. Gerade für wissenschaftliche Konferenzen ist es heute nicht mehr ungewöhnlich, hybride Formate anzubieten. Teilnehmende können sich also entscheiden, ob sie vor Ort dabei sein wollen oder sich digital dazuschalten.

Hybride Konferenzen und vollständig digitale Tagungen beziehen Personen mit ein, die nicht anreisen können oder wollen, sind in der Umsetzung aber entgegen weit verbreiteter Vorurteile nicht mit gigantischen Ausgaben verbunden.

Nutzen Sie für hybride Tagungen eine Online-Plattform. Dort übertragen Sie Streams und Videos und die Teilnehmenden tauschen sich aus.

9. Wie wichtig ist der Preis der Tagungssoftware?

Kosten sind ein Kriterium, aber nicht das wichtigste. Guten Service kann es nicht umsonst geben. Eine etwas höhere Teilnahmegebühr deckt die Mehrkosten der Software. Das ist für Teilnehmende und für Sie leichter zu verschmerzen als ein schlechter Eindruck durch Pannen, Verzögerungen oder unprofessionelle Kommunikation.

👉Schlechte Software oder fehlender Support verursachen höhere Schäden als eine leicht erhöhte Teilnahmegebühr.

💡Wie geht es weiter?

Gerne helfen wir Ihnen auch persönlich und prüfen, ob Converia für Ihre Veranstaltung die passende Tagungssoftware sein kann.

🚀Converia nimmt immer die gesamte Tagung in den Blick und erlaubt es Veranstaltenden, den kompletten Workflow abzubilden. In der kostenfreien Demo-Version können Sie alle Features vorab testen.