1. Kann die Event-Management-Software mehrere Aufgaben für Sie übernehmen?
Grundsätzlich ist es natürlich eine gute Idee, sich beim Event-Management von einer Software unterstützen zu lassen. Dabei sollte es sich allerdings wirklich nur um eine handeln. Manche Veranstalter begehen den Fehler, mehrere Systeme für verschiedene Aufgaben zu verwenden: Eine Event-Management-Software für die Anmeldung der Teilnehmer, eine für die Verwaltung der Beiträge, eine dritte für Mailings und nicht zu vergessen die Tabellenkalkulations-Software für die Zeitplanung.
Mag sein, dass das am Ende alles bestens funktioniert. Nur hätte es einen Weg gegeben, das in der Hälfte der Zeit zu schaffen. Egal, mit welcher Software Sie arbeiten – die Personendaten sind überall dieselben. Die meisten Autoren, Gutachter und Referenten sind schließlich auch Teilnehmer Ihrer Veranstaltung. Deren Daten müssten also viermal neu erfasst werden, wenn Sie mit vier Systemen unterschiedlicher Anbieter arbeiten, die keine Möglichkeit bieten, Daten untereinander auszutauschen. Das bedeutet, Sie legen dieselben Personen mehrmals an und müssen sich diese jedes Mal wieder vornehmen, sobald sich irgendwo etwas ändert. Widersprüche in den Datensätzen sind damit fast schon vorprogrammiert.
Schwierig wird es später auch, wenn Sie sich etwa fragen, wie viele Autoren, deren Beiträge akzeptiert wurden, noch nicht gezahlt haben. Wollen Sie also herausfinden, wen Sie noch an ausstehende Zahlungen erinnern sollten, müssen Sie vorher erst die über mehrere Systeme verteilten Informationen irgendwie zusammenbringen.
Mit einer einzigen Event-Management-Software, die in der Lage ist, alle Aufgaben entlang des Workflows abzubilden, geht das wesentlich schneller und ohne die doppelt und dreifache Eingabe von Daten.
2. Wie viel Flexibilität erlaubt Ihnen die Event-Management-Software?
Beim Begriff „Software“ denken viele noch immer an Anwendungen, die erst einmal auf dem eigenen Rechner installiert und anschließend nur von dort aus gestartet werden. Das würde bedeuten, dass sich alle Teilnehmer per E-Mail für eine Veranstaltung anmelden und Sie anschließend die Personendaten abtippen, um diese digital nutzen zu können. Was nach einer Menge lästiger Mehrarbeit klingt, ist am Ende auch nichts anderes. Je mehr Daten übertragen werden müssen, desto mehr wertvolle Zeit geht verloren.
Eine Online-Event-Management-Software reduziert den Aufwand deutlich, denn dann liegen die Daten zu Teilnehmern, Anmeldungen, Einreichungen etc. bereits in digitaler Form vor, weil die Interessenten alles selbst erledigen können.
Trotz ihrer Online-Fähigkeiten kann Event-Management-Software bisweilen veraltet wirken. Laut einer Studie aus dem letzten Jahr stammt inzwischen jeder dritte Website-Besuch von einem Nutzer, der mit seinem Mobilgerät unterwegs ist. Mittlerweile dürfte es also auch bei jeder Veranstaltung Interessenten geben, die sich per Smartphone anmelden, weshalb der Anbieter sicherstellen sollte, dass die Website zur Anmeldung auf unterschiedlich großen Displays keine Probleme bei der Darstellung bereitet. Eine gute Event-Management-Software bietet immer responsive Websites zur Teilnehmeranmeldung an, die sich an die Bildschirmgröße des Geräts anpassen, mit dem sie aufgerufen werden.
3. Nutzen Sie weitere Software-Systeme, die mit den Daten aus der Event-Management-Software arbeiten sollen?
Vielleicht arbeiten Sie mit den Daten aus der Event-Management-Software noch an anderer Stelle weiter. Denken Sie etwa an Ihre Buchhaltungs- oder CRM-Systeme. Ist das der Fall, sollten Sie darauf achten, dass die Event-Management-Software die passenden Schnittstellen mitliefert, die die Anbindung an Buchhaltungssysteme oder Ihre Zahlungsdienstleister erlaubt. Außerdem sollten Sie in der Lage sein, Zahlungseingänge zu importieren und Personendaten mittels Export in andere Systeme zu übernehmen.
Dasselbe sollte sich auch mit Ihren Mitgliederverzeichnissen umsetzen lassen. Alle internen Personen, die mit der Event-Management-Software arbeiten sollen, verwenden dafür einfach ihren gewohnten Login und müssen nicht noch einmal ein separates Konto anlegen.
4. Wie verlässlich arbeitet das Support-Team im Hintergrund?
Dringende Fragen, die keinen Aufschub dulden, treten oft ausgerechnet dann auf, wenn kurzfristig niemand verfügbar ist, der eine Antwort darauf wüsste. Wenn sich alle schon ins Wochenende verabschiedet haben. Schnelle Hilfe ist aber gefragt, weil schon am nächsten Morgen Ihr Event starten soll. Was jetzt?
Häufig verbirgt sich hinter Anbietern für Event-Management-Software kein großes Unternehmen. Manchmal handelt es sich gerade einmal um ein oder zwei Personen. Sind diese aufgrund von Krankheit, Urlaub, einer großen Menge an Kundenprojekten oder anderer dringender Aufgaben nicht verfügbar, wird sich Ihrer Fragen vermutlich niemand annehmen.
Zusammen mit einer Event-Management-Software sollten deshalb immer mehrere Support-Optionen angeboten werden. Bestenfalls ist ein Premium-Support-Paket mit einer garantierten Reaktionszeit darunter, sodass nicht erst eine halbe Woche vergeht, bis Sie eine Antwort erhalten. Von Vorteil ist außerdem ein persönlicher Ansprechpartner, der Ihr Projekt betreut und darum noch ein wenig schneller helfen kann als wechselnde Support-Mitarbeiter, die nicht mit den Besonderheiten Ihres Events vertraut sind und jedes Mal erst noch zusätzliche Informationen von Ihnen benötigen.
Generell sollte allerdings zumindest wochentags während der üblichen Geschäftszeiten ein Support-Team erreichbar sein, das sich um Fragen zur Event-Management-Software kümmert.
5. Welche Anforderungen haben Sie an die Event-Management-Software?
Ihre Veranstaltung verläuft nicht nach Schema F, weil die Abstract-Bewertung vom gewohnten Verfahren abweicht, die Storno-Bedingungen ein wenig komplexer und die Angebotspakete für unterschiedliche Personengruppen etwas umfangreicher gestaltet sind als bei anderen? Dann lassen Sie sich nicht von Ihren Vorhaben abbringen, nur weil diese die Event-Management-Software überfordern.
Wenn Sie wissen, welche Besonderheiten es bei ihren Systemen gibt, fällt es leichter, nach einer geeigneten Software zu suchen. Fragen Sie beim Anbieter gezielt nach, inwieweit sich Ihre Wünsche mit dessen Event-Management-Software umsetzen lassen.
6. Kennt sich der Anbieter aus?
Geben Sie immer erfahrenen Anbietern von Event-Management-Software den Vorzug. Je ähnlicher die vom Anbieter betreuten Projekte Ihrer Veranstaltung sind, desto bessere Voraussetzungen werden Sie vorfinden. Organisieren Sie dagegen einen internationalen Kongress, während sich die Erfahrungen des Anbieters auf kleinere Workshops und Projekte beschränken, sind das keine optimalen Startbedingungen.
Nimmt sich der Anbieter Zeit für Sie oder verschickt er lieber ein generisches Angebot, ohne im Detail auf Ihre Anforderungen einzugehen? Nicht immer wird es möglich sein, jeden noch so ausgefallenen Wunsch exakt so zu erfüllen, wie er in Ihren Vorstellungen existiert. Allerdings sollte der Anbieter in der Lage sein, Ihnen ein wenig mehr zu bieten als eine standardisierte Event-Management-Software, die sich an keiner einzigen Stelle personalisieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt.
Einen seriösen und verlässlichen Anbieter erkennen Sie daran, dass er mit den bisherigen Projekten nicht hinter dem Berg hält. Diese finden Sie beispielsweise als Liste auf der Website, vielleicht zusammen mit Case Studies und (echten!) Kundenstatements. Die Kunden, die dort zitiert werden, können eine große Hilfe im Entscheidungsprozess sein, denn diese standen irgendwann einmal vor genau derselben Aufgabe wie Sie jetzt und damit vor der Qual der Wahl bei der Suche nach einer geeigneten Event-Management-Software. Glaubhaft sind dabei vor allem solche Anbieter, die ihre Kunden namentlich und mit Berufsbezeichnung nennen.
7. Möchten Sie die Event-Management-Software auf eigenen Servern oder auf denen des Anbieters betreiben?
Sie arbeiten in einem kleinen Team und haben keinen eigenen Server? Dann sollte der Anbieter der Event-Management-Software das Hosting für Sie übernehmen. Das spart die Anschaffung teurer Hardware. Seriöse Anbieter speichern die Daten Ihrer Veranstaltung zudem auf Servern in ISO-zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren und punkten demnach auch beim Thema Datensicherheit.
Oder sind Sie in einer Organisation tätig, die über ein eigenes Rechenzentrum verfügt? Ist die Software flexibel genug, können Sie diese auf Ihren eigenen Servern nutzen. Am besten geeignet ist eine solche On-Premise-Lösung für alle, die ihre Daten lieber komplett selbst verwalten oder die Event-Management-Software in die eigene IT-Landschaft integrieren möchten.
8. Sind Ihre Daten mit der Event-Management-Software sicher?
Der Datenschutzaspekt wird gerade bei Veranstaltungen immer wichtiger, schließlich arbeiten Sie mit sensiblen Personendaten. DSGVO-konform sollte die Event-Management-Software Ihrer Wahl also unbedingt sein. Das erkennen Sie daran, dass Sie immer in der Lage sind, nachzuvollziehen, wo welche Daten liegen und wie diese verarbeitet werden. Speichert der Anbieter Daten außerhalb Deutschland und Europas, ist deren Schutz nicht mehr gewährleistet. Dazu gehört auch eine Option zum fristgerechten Löschen der Teilnehmerdaten im Anschluss an die Veranstaltung.
9. Möchten Sie die Event-Management-Software einmalig oder für mehrere Konferenzen einsetzen?
Wenn Sie die Event-Management-Software lediglich für eine Veranstaltung nutzen möchten, sollten der Anbieter Ihnen eine flexible Lösung zur Verfügung stellen. Die Abrechnung erfolgt dann transparent und entsprechend der tatsächlichen Software-Nutzung. So gibt es beispielsweise eine pauschale Gebühr pro angemeldetem Teilnehmer und pro eingereichtem Beitrag.
Organisieren Sie dagegen mehrere Veranstaltungen, erweist sich ein Rahmenvertrag oftmals als die günstigere Lösung. Für die Event-Management-Software stellt Ihnen der Anbieter dann nur die einmalige Einrichtung der Installation sowie eine jährliche Servicegebühr in Rechnung.
10. Wie viel darf eine Event-Management-Software kosten?
Der Preis sollte niemals das einzige oder wichtigste Kriterium bei der Wahl einer geeigneten Event-Management-Software sein. Entscheidend ist vielmehr, was das Angebot des Anbieters umfasst, und guter Service sollte dazugehören. Den gibt es allerdings nicht umsonst. Die Mehrkosten für die Software lassen sich aber etwa über eine leicht erhöhte Teilnahmegebühr gut wieder ausgleichen. Erhalten die Teilnehmer dafür im Gegenzug eine professionell organisierte und verzögerungsfrei ablaufende Veranstaltung, ist das problemlos zu verschmerzen. Transparent sollte der Anbieter bei der Preisgestaltung für seine Event-Management-Software aber schon sein. Am besten für Veranstaltungen unterschiedlicher Größe ist ein erfolgsbezogenes Preismodell geeignet. Das bedeutet, dass Sie nur für Personen zahlen, die ihr Anmeldeformular abgeschickt haben und nur für Beiträge, die wirklich bei Ihnen eingereicht wurden. Melden sich einmal weniger Teilnehmer als erwartet an, zahlen Sie entsprechend weniger und sind somit gut vor einer Kostenexplosion geschützt.
Vielleicht lässt sich die Suche aber auch etwas abkürzen – zum Beispiel, wenn Ihre Veranstaltung und unsere Event-Management-Software Converia zueinanderpassen. Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter.