Wie plant man eine virtuelle Konferenz über verschiedene Zeitzonen hinweg?

Neben den vielen Vorteilen, die virtuelle Konferenzen für alle Beteiligten haben – Teilnehmende sparen sich etwa die lange Anreise und Veranstalter können viel mehr Tickets verkaufen, – verblassen solche organisatorischen Hürden schnell mal. Auf dem Schirm behalten müssen das Zeitzonen-Thema aber fast alle. Ausnahmen sind nur Konferenzen, deren Teilnehmende sich alle in derselben Zeitzone befinden oder bei denen es höchstens ein- oder zweistündige Verschiebungen gibt. Wer kann das aber bei virtuellen Konferenzen schon so genau vorhersagen? Die Grenze zwischen nationalen und internationalen Veranstaltungen verläuft längst nicht mehr so trennscharf. Selbst bei rein deutschsprachigen Konferenzen ist es nun möglich, dass sich auch Teilnehmende in Neuseeland registrieren.

Als im letzten Jahr das drängendste Problem war, die Konferenz überhaupt irgendwie stattfinden zu lassen, haben Veranstalter größtenteils auf die einfachste, weil naheliegendste Lösung gesetzt: Es wurde die Zeitzone des Ortes ausgewählt, an dem die Konferenz unter normalen Umständen stattgefunden hätte – ähnlich wie bei einer Weltmeisterschaft im Sport, die auch nur einmal live übertragen werden kann. Teilnehmende aus anderen Zeitzonen hatten auf diesem Weg zwar das Nachsehen, konnten sich damit aber anfangs vielleicht noch ganz gut arrangieren, weil auch ihr Alltag plötzlich ein ganz anderer war. Spätestens aber jetzt, da das Angebot an virtuellen Konferenzen größer und vielfältiger geworden und Veranstalter gleichzeitig weniger pragmatisch-experimentell an die Planung herangehen, sollten auch Überlegungen zur Konferenzzeit mehr Raum einnehmen.

Es geht auch ohne genaue Zeiten

Immer noch ist es oft so, dass die Organisation einer Konferenz bedeutet, vieles aus Schätzungen und Vorerfahrungen abzuleiten. Gerade, wenn es sich um eine Konferenzreihe handelt, greift man auf die Daten und Erfahrungen aus den letzten Jahren zurück, weil sich so zumindest ungefähr sagen lässt, aus welchen Teilen der Welt es normalerweise die meisten Anmeldungen gibt. Wie schon beschrieben, verschiebt sich das nun allerdings gerade.

Wie wäre es, stattdessen erst mal nur ein Datum für die Konferenz zu nennen und Uhrzeiten erst ins Spiel zu bringen, nachdem klar ist, wer dabei sein wird? Die meisten werden sich ohnehin den ganzen Tag für die Konferenz reservieren und Anreisewege müssen nicht berücksichtigt werden. Für eine bessere Planung ist es jedoch hilfreich, (potenziellen) Teilnehmenden gleich zu sagen, ob ein Konferenztag fünf oder zehn Stunden dauern wird. Erklären Sie dazu auch, dass Sie sich mit den genauen Startzeiten noch eine Weile zurückhalten, um die Teilnahme an der Konferenz für alle so angenehm wie möglich zu gestalten.

Welche Zeitzone gewinnt?

Anschließend legen Sie die Konferenzzeiten in die Zeitzone, in der sich die meisten Teilnehmenden befinden – oder nicht?

Das wäre tatsächlich die einfachste Lösung, allerdings nur dann auch fair, wenn es sich bloß um eine Handvoll Teilnehmende aus anderen Teilen der Welt handelt. Zeitzonenspezifische Anpassungen sind ja auch für Veranstalter immer mit zusätzlichen Überlegungen und einem ziemlichen Aufwand verbunden. Um dennoch einen Kompromiss zu finden, achten Sie darauf, dass die Konferenz nach Möglichkeit für niemanden um 3 Uhr morgens beginnt. Meist lassen sich bessere Zeiten finden, die für manche vielleicht nicht ideal sein mögen, aber dennoch nicht extrem mit dem regulären Tagesablauf kollidieren, sodass Nachtschichten vor dem Bildschirm eingeplant werden müssten.

Zeitzonen-Übersichten helfen beim Festlegen geeigneter Zeiten. Wählen Sie die Zeitzonen der Teilnehmenden aus, um einen Überblick über die einzelnen Uhrzeiten zu erhalten und besser erkennen zu können, wie die zeitlichen Verschiebungen im Einzelnen aussehen.

Mit Aufzeichnungen arbeiten

Eine Konferenz mit Live-Programm ist schön, eine mit voraufgezeichneten Vorträgen deshalb aber nicht schlecht. Sie müssen nicht jede Session live übertragen – gerade dann nicht, wenn es noch weitere Möglichkeiten gibt, Teilnehmende einzubeziehen. Nutzen Sie für Ihre virtuelle Konferenz eine komplette Plattform, stehen dem Publikum gleich eine ganze Menge solcher Optionen offen. Unter einem Video können zum Beispiel Fragen gestellt werden, die die Vortragenden beantworten, genauso wie die Speaker direkt über die Plattform kontaktiert werden können, um ein persönliches Gespräch zu vereinbaren, oder die Teilnehmenden untereinander per Chat-Funktion über den Inhalt diskutieren. Bei virtuellen Konferenzen passiert es schnell, dass jemand doch mal die ein oder andere Session verpasst. Dann sollte die Person dennoch immer die Möglichkeit haben, schnell wieder ins Konferenzgeschehen zurückzukehren und mit anderen Teilnehmenden in Kontakt treten zu können.

Lösen können Veranstalter das Zeitzonenproblem auch mit einer Kombination aus synchron und asynchron ablaufenden Programmteilen. Umgesetzt hat das zum Beispiel der 3. Schweizer Kongress zur Begabungs- und Begabtenförderung (IBBF) der Fachhochschule Nordwestschweiz, der Mitte Januar stattfand. Unter den Teilnehmenden waren Lehrerinnen und Lehrer, die unter der Woche nicht ständig verfügbar sind, sowie Expert*innen aus den USA. Zwar gab es einen festen Programmplan mit Live-Vorträgen und einigen voraufgezeichneten Workshops, der Großteil des Programms war im Anschluss aber noch mehrere Tage als Aufzeichnung in der Virtual Venue verfügbar, sodass alle ausreichend Zeit hatten, den Kongress in mehreren Abschnitten mitzuverfolgen. Auf der Konferenzplattform standen zudem sämtliche Präsentationsfolien zum Download bereit.

Einen ähnlichen Ansatz verfolgte auch die Deutsche Gesellschaft für Parodontologie DG PARO im Rahmen ihrer hybriden Jahrestagung 2020. Zu Beginn der Tagung konnten sämtliche voraufgezeichnete Vorträge über mehrere Tage hinweg in der Virtual Venue angesehen und diskutiert werden. Daran schloss sich mit dem Live-Tag der zweite Teil des Programms an. Eine begrenzte Zahl an Teilnehmenden kam in den selten gewordenen Genuss eines Tagungsbesuchs vor Ort und konnte dort an einem exklusiven Hands-on-Kurs teilnehmen oder Vorträge live verfolgen, die parallel in die Virtual Venue gestreamt und auch für die Daheimgebliebenen erlebbar wurden.

Alternativ könnte die Konferenz komplett als Live-Event stattfinden – und danach vollständig als Aufzeichnung verfügbar sein. Ein kleines Risiko ist insofern mit dabei, als dass sich vielleicht wesentlich weniger Personen zum Livestream anmelden oder dieser nur mit geringer internationaler Beteiligung abläuft, weshalb möglicherweise die begleitenden Diskussionen weniger umfangreich ausfallen.

In mehreren Abschnitten tagen

Die Software-Konferenz RecSys hat für die virtuelle Austragung ihrer 2020er-Veranstaltung ein interessantes System entwickelt: Das Konferenzprogramm fand live zu einer festgelegten Zeit statt – und wurde elf Stunden später komplett wiederholt.

Besonders gut für die eigene Zeitplanung ist die grafische Darstellung gelungen: Die rot unterlegten Programmpunkte eignen sich eher für die Nachteulen und sind gleichzeitig ein Signal für die eher Tagaktiven, auf die alternative, grün unterlegte Zeit im anderen Durchgang auszuweichen.

Eine Teilnehmerin in London konnte so um 22 Uhr Schluss machen und sich am nächsten Tag um 9 Uhr wieder einloggen anstatt bis 2:30 Uhr morgens durchzuziehen, um nichts zu verpassen. Letzteres wäre theoretisch auch möglich gewesen, denn alle haben die Wahl und entscheiden selbst – der große Vorteil dieser Variante.

Die RecSys-Konferenz hat die verschiedenen Zeitzonen berücksichtigt und das komplette Programm wiederholt.
Die beiden RecSys-Konferenz-Durchläufe als Übersicht für drei Beispiel-Zeitzonen

Sobald es mehrere Zeiten für einen Programmpunkt gibt, sollten jeweils alle im Programmplan stehen. Es reicht nicht, nur eine Zeit anzugeben und darauf hinzuweisen, dass das gesamte Programm später noch mal von vorne beginnt. Teilnehmende müssten sich so die Zeiten selbst zusammensuchen und in ihre jeweilige Zeitzone umwandeln, was bei einem umfangreichen Programm anstrengend und fehleranfällig ist.

Generell wird derzeit viel mit dem Modell experimentiert. Auch bei der ECML-PKDD 2020, einer Konferenz zum Thema Maschinelles Lernen und Data Mining, wurde jede der Präsentationen zweimal gehalten, wobei zwischen beiden Durchgängen jeweils zwölf Stunden lagen.

Regionaler Fokus

Nun muss man aber längst nicht im Veranstaltungsteam einer Software-Konferenz sein, um einen Ansatz zu finden, verstreut lebende Teilnehmende virtuell zusammenzubringen. Ein erwähnenswerter Einfall dazu kam auch vom U.S. Grains Council. Für zwei internationale Tagungen wurden für einige der Sessions Personen aus denselben oder nah beieinander liegenden Zeitzonen gruppiert.

Vormittags (bezogen auf die EST, die lokale Ortszeit des Grains Council in Washington, D.C.) tauschten sich die Teilnehmenden aus Mittel- und Südamerika, Kanada, Afrika, dem Mittleren Osten und Europa aus. Abends fanden die Sessions für alle aus dem asiatischen Raum statt.

Verkürzte Konferenztage

Trotz verschiedener Zeitzonen kann die Konferenz ihren gewohnten oder ursprünglich geplanten Umfang beibehalten. Ratsam ist es allerdings, das Programm in mehrere Abschnitte zu unterteilen, die sich über mehrere Tage erstrecken. Das vereinfacht es, das Programm über verschiedene Zeitzonen hinweg zu koordinieren. Läuft stattdessen ein neunstündiges Konferenzprogramm am Stück durch, klinken sich vermutlich einige der Teilnehmenden schon vor dem Ende aus. Bedenken Sie, dass diese in den meisten Fällen alleine vor dem Bildschirm sitzen und sich nur virtuell von einer Session zur nächsten bewegen. Das wird selbst beim abwechslungsreichsten Programm nach einigen Stunden anstrengend und macht müde.

Ein solcher ungewollter Effekt bleibt aus, wenn sich die neun Stunden über zwei oder drei Tage verteilen. Selbst wenn dann jemand an einem Tag nicht dauerhaft dabeibleiben kann, ist es wesentlich leichter, die verpasste Zeit aufzuholen bzw. als Veranstalter die verschiedenen Zeitzonen überhaupt zu koordinieren. Bei einem neun Stunden langen Konferenztag ergeben sich sonst immer Nachteile für manche Personen, für die einige Programmpunkte in den roten Bereich der konferenz-unfreundlichen Uhrzeiten rutschen, was Sie nach Möglichkeit vermeiden sollten.

Kennen Sie noch weitere Ideen, Tagungen über mehrere Zeitzonen hinweg zu planen? Welche Ansätze halten Sie für geeignet und welche eher nicht?

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