Die Nachricht hat zahlreiche Veranstaltende überrascht und das nicht im positiven Sinn: XING Events stellt seinen EventManager zum 31. März 2023 ein. Neue Veranstaltungen, die nach diesem Datum stattfinden, können schon jetzt nicht mehr angelegt werden. Da viele Veranstaltende – gerade bei B2B-Events – aber schon lange im Voraus anfangen zu planen, dürfte der Einschnitt nun mancherorts die Pläne ordentlich durcheinanderwirbeln. XING Events stellt zwar eine Funktion zur Verfügung, um die bisherigen Anmeldedaten herunterzuladen, nur: Wie geht es damit weiter?
Von XING Events zu Converia wechseln
Zunächst mal ist es natürlich wichtig, einen alternativen Anbieter zu finden, der überhaupt in der Lage ist, mit den schon bestehenden Daten weiterzuarbeiten. Es bringt am Ende ja wenig, wenn Sie die bisher eingegangenen Registrierungen im neuen Tool noch mal selbst neu anlegen müssen, weil das mit dem Import nicht ganz so klappt wie erhofft. Oder die Daten nach Ende des Registrierungszeitraums noch mal das Tool wechseln müssen, weil der neue Anbieter nicht alle Funktionen hat und die Aufgaben von XING Events auf mehrere Anwendungen ausgelagert werden.
Veranstaltende, die von XING Events auf Converia umsteigen, haben an der Stelle keine Probleme. Als voll ausgestattete Event-Plattform ist in der Software schon alles enthalten – das umfasst die XING Events-Features plus weitere Funktionen, die sogar noch über den gewohnten Umfang hinausgehen und Organisationsteams in jeder Phase des Events unterstützen.
Für wen ist Converia als Alternative geeignet?
Converia eignet sich für B2B-Events, Kongresse und Tagungen mit mindestens 100 Teilnehmenden. Sie zahlen pro teilnehmender Person 0,99€ zzgl. mind. 2,5% der Ticketgebühr – in jedem Fall aber nur für Teilnehmende, die sich tatsächlich angemeldet haben.
Wenn Sie pro Jahr mehrere Events organisieren, kann ein Rahmenvertrag eine günstigere Option sein. Mit diesem richten Sie beliebig viele Events pro Jahr ein, die auch parallel stattfinden können.
Wobei hilft Converia ehemaligen XING Events-Nutzer:innen?
1. Teilnehmermanagement
Mit Converia richten sich Veranstaltende wie vom XING EventManager gewohnt ihren Ticketshop ein. Alle Buchungsoptionen – das umfasst Preiskategorien, Ticketarten und Angebote – legen Veranstaltende selbst fest und erstellen daraus ihr Anmeldeformular. Rabatte und Gutscheine können natürlich auch genutzt werden. Converia kann außerdem Dokumente wie Buchungsbestätigungen und Rechnungen automatisch generieren und versendet diese.
Müssen sich Teilnehmende noch einmal neu anmelden?
Wenn die Anmeldung für ein Event bereits möglich ist und sich über XING Events bereits die ersten Personen angemeldet haben, können Sie die Anmeldedaten in Converia importieren. Heißt: Wer die Registrierung in XING Events schon mal durchlaufen hat, muss das in Converia nicht noch ein zweites Mal tun.
2. Zahlungsabwicklung und Ticketing
Auch Converia übernimmt die komplette Zahlungsabwicklung, sodass der Verkauf der Tickets maximal unkompliziert abläuft. Rechnungen und Tickets werden in Ihrem Namen für die Teilnehmenden erstellt und das Converia-Team kümmert sich darum. Als Zahlungsarten sind Überweisung/Rechnung, Lastschrift, Kreditkarte und PayPal möglich, ohne Zusatzverträge mit Drittanbietern abschließen zu müssen.
Wann werden die Einnahmen ausgeschüttet?
Hier sind alle, die künftig Converia nutzen, klar im Vorteil. Bei vielen anderen Anbietern erhalten Veranstaltende die Einnahmen aus dem Ticketverkauf nicht vor Event-Beginn ausgezahlt, wie es bei XING Events üblich war. Vorab-Auszahlungen sind mit Converia aber kein Problem.
3. Vortragsmanagement und Programmplan
Die Converia-Funktionen sind mit der Anmeldung der Teilnehmenden noch nicht erschöpft. Gerade im B2B-Bereich punkten Events mit erstklassigen Vorträgen und einem spannenden Programm. Beides kann ebenso in Converia verwaltet werden. Sie legen Vorträge selbst an oder verwalten von Speakern eingereichte Programmpunkte und erstellen daraus den Programmplan. Teilnehmende haben damit einen ständig aktuellen Überblick über alle Programmpunkte und nutzen den Plan, um sich ihr ganz persönliches Eventprogramm zusammenzustellen.
4. Einlassmanagement
Bei der Ankunft mussten Teilnehmende mit XING Events nie lange anstehen. Auch Converia hat was gegen Warteschlangen und sorgt u.a. mit Self-Service-Features für ein schnelles Einchecken bei der Ankunft vor Ort. Ein tageweiser Check-In und gesonderte Einlasskontrollen sind genau wie der Druck der Badges ebenfalls Teil der Lösung. Die passenden Barcode-Scanner verleihen wir auch – und die Lösung für den Check-In ist bereits im Preis für die Online-Registrierung enthalten.
5. Persönlicher Support
Bestenfalls macht sich die Zeitersparnis bei der Nutzung einer Event-Management-Software schon nach kurzer Zeit bemerkbar. Gerade in der Anfangsphase treten aber manchmal doch noch ein paar Fragen auf und die beantwortet das Team hinter Converia persönlich. Dass die Tipps und die Kommunikation bestens funktionieren, bestätigen unsere Kund:innen uns immer wieder.
6. Sichere und geschützte Daten
Zu einem gelungenen Event gehört auch, dass die Daten der teilnehmenden Personen geschützt werden. Converia hält sich daher genauestens an die Vorgaben der DSGVO. Die Daten Ihres Events liegen auf Servern in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum und sind bestens vor unerlaubten Zugriffen geschützt.
7. Digitale und hybride B2B-Events
Egal, ob sie bereits eine Online-Variante Ihres Events planen oder sich erst später dafür entscheiden – mit der Converia Virtual Venue steht jederzeit eine digitale Veranstaltungshalle bereit, die Livestreams und Networking ermöglicht. Weil die Personendaten in Converia schon existieren, arbeiten Sie mit diesen gleich nahtlos weiter.
Testen Sie Converia als XING Events-Alternative
Ob Converia die richtige Nachfolge-Software für Ihre Events ist, finden Sie mit unserer Demo selbst heraus. Vor einem möglichen Wechsel von XING Events zu Converia bieten wir Ihnen ein kostenloses Beratungsgespräch, in dem wir alles besprechen, was für den Erfolg Ihrer Events wichtig ist.