Voller Fokus auf Kongresse und weniger Aufwand bei Routineaufgaben – Converia im Einsatz bei Conventive

🤔Die Ausgangssituation: Weil von Fortbildungsveranstaltungen bis zu mehrtägigen Kongressen alles dabei ist, war Conventive auf der Suche nach einer Software, die mit alle Arten von Veranstaltungen umgehen kann. Dabei sein sollten zudem alle Features, um eine komplette Veranstaltung zu verwalten.

Großer Aufwand braucht viele Ressourcen – die Herausforderung

Als Kongressagentur betreut das Conventive-Team parallel mehrere Kund:innen und deren Veranstaltungen. Dabei fiel auf, dass die einzelnen Arbeitsabläufe und besonders das Einrichten der Kongresse sehr viele Ressourcen erforderten.

Auch und gerade, weil es sich dabei um Routineaufgaben handelte, waren die manuellen Arbeitsschritte eher ein Hindernis. Immer war mindestens ein gründlicher Check aller Daten notwendig, denn die Möglichkeit, dass sich Fehler einschlichen, musste das Team zumindest einkalkulieren.

Zwar ließen sich Fehler durch sorgfältiges Prüfen in Schach halten, nur waren fehlerfreies und zeitsparendes Arbeiten auf diesem Weg eben schlecht zu vereinbaren – bis Conventive 2022 auf Converia aufmerksam wurde.

Das erledigt jetzt Converia – die Lösung

Inzwischen hat Conventive eine andere Art von Routine erfolgreich in die tägliche Arbeit als Kongressagentur integriert: Für die derzeit etwa 25 Konferenzen und Tagungen im Jahr nutzt das Team jetzt Converia.

Was genau hat sich für das Team verändert und wie hilft Converia dabei?

Jederzeit für weitere Kongresse einsatzbereit

Durch das Rahmenvertragsmodell steht Converia dem Conventive-Team rund um die Uhr zur Verfügung.

💡Das bedeutet: Es gibt weder eine untere noch eine obere Grenze bei der Anzahl an Kongressen, die im Laufe eines Jahres angelegt werden. Sobald ein neuer ansteht, steht auch Converia bereit.

Das gilt ebenso für die einzelnen Funktionen des Tools. Hier kommt Converia der Arbeitsweise von Conventive entgegen: Die Veranstaltenden, die mit der Agentur zusammenarbeiten, haben oft ganz unterschiedliche Vorstellungen. So gibt es etwa Kongresse, die nur eine Anmeldung für die Teilnehmenden benötigen, während bei anderen zusätzlich wissenschaftliche Beiträge eingereicht und verwaltet werden sollen.

Nun muss sich Conventive nicht mit jedem neuen Kongress erneut auf die Suche nach einer Software begeben, die genau den jeweiligen Anforderungen entspricht, sondern wählt einfach immer genau die gerade benötigten Converia-Module aus.

Damit entfällt außerdem das teils zähe Aushandeln von Verträgen und Prüfen der Datenschutzvereinbarungen, das üblicherweise ansteht, bevor eine Software überhaupt zum ersten Mal verwendet werden kann.

Alle Kongresse im Blick

Das Conventive-Team verwaltet in Converia mehrere Veranstaltungen parallel und muss nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln, um sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen. Das Dashboard und die Statistiken in Converia geben beispielweise jederzeit Auskunft, wie viele Personen sich schon für eine Konferenz angemeldet haben und wie viele Zahlungen noch offen sind.

Ein angenehmes Erlebnis entsteht dadurch auch für Teilnehmende eines Kongresses. Diese finden ebenfalls alles rund um die Veranstaltung in Converia und benötigen nur einen einzigen Login.

Überblick aktuelle Kongresse
Das Conventive-Team findet in Converia einen Überblick über alle aktuellen und vergangenen Kongresse

Automatismen bei der Online-Anmeldung zum Kongress

Als zentrales Feature kommt bei Conventive-Kongressen die Online-Registrierung von Converia zum Einsatz. Diese bringt alle Funktionen und Optionen mit, um die Anmeldung so aufzusetzen, wie die Kund:innen sie sich wünschen.

Mit den Daten, die Personen bei der Registrierung angeben, arbeitet Conventive anschließend gleich weiter – und das läuft komplett in Converia:

🗂️Für jede Person erstellt die Software Buchungsbestätigungen, Tickets und Rechnungen. Die Vorlagen bestückt Converia automatisch mit den Daten der Teilnehmenden und stellt sie ihnen bereit. Die lästigen Checks, ob alles seine Richtigkeit hat, entfallen – zusammen mit der Zeit, die das Conventive-Team vorher an der Stelle investieren musste.

Ein unterschätztes Problem: Zahlungen per Kreditkarte

Viele Conventive-Kund:innen haben keine eigenen Kreditkartenverträge und möchten selbst auch keine abschließen. Bei Kongressen ohne internationale Beteiligung ist das noch relativ unproblematisch. Wer teilnehmen möchte, überweist die Teilnahmegebühr einfach.

Allerdings hat Conventive auch schon Tagungen mit internationalem Publikum organisiert, die etwa in der Türkei stattfanden. Da ist es wenig praktisch, Interessierten die Banküberweisung als einzige Zahlungsmethode anzubieten – insbesondere, wenn diese es gewohnt sind, per Kreditkarte zu zahlen.

💶Converia kümmert sich deshalb komplett um die Teilnahmegebühren. Die Zahlungen (auch per Kreditkarte!) gehen auf einem zentralen Konto ein und werden am Ende der Konferenz ausgeschüttet. Auch Umbuchungen und Stornierungen erledigt Converia. Conventive spart dadurch viele Stunden Verwaltungsarbeit und das Team kann sich voll und ganz der Kongressorganisation widmen, während die Zahlungsverwaltung im Hintergrund läuft.

Wenn der Kongress keine Website hat, erstellt Conventive eine

Auch beim Thema Website gibt es Unterschiede zwischen den Conventive-Kund:innen.

Manche haben schon eine eigene Kongress-Website. Dann springen Interessenten bei Klick auf den Anmelde-Button direkt in den Registrierungsprozess und beginnen mit der Buchung ihres Tickets in Converia.

Beispielseite Konferenz-Anmeldung
Der Klick auf den Button zur Registrierung…
Start Konferenz-Anmeldung Converia
… führt direkt zur Anmeldung in Converia

Andere Veranstaltende haben noch keine eigene Website. Hier kann Conventive ebenfalls eine Lösung bieten, ohne dafür ein Webdesign-Team mit ins Boot holen zu müssen.

Konferenz-Website in Converia erstellt
Ein Beispiel für eine in Converia erstellte Konferenz-Website

Mit einem weiteren Converia-Modul kann Conventive eine umfassende Kongress-Website inklusive Registrierung, Beitragseinreichung und weiteren Informationen wie etwa zum Veranstaltungsort, Stornobedingungen, Hotelkontingenten oder den Sponsoren zusammenstellen.

☀️Mit Converia steht Conventive somit eine Software zur Verfügung, mit der das Team gleich eine ganze Reihe an Aufgaben für einen Kongress unter dem Dach einer einzigen Software erledigt, die für beliebig viele Veranstaltungen eingesetzt werden kann, und dank der sich die mühevolle Recherche nach einem passenden Tool erledigt hat.