Voller Fokus auf Kongresse und weniger Aufwand bei Routineaufgaben – Converia im Einsatz bei Conventive

đŸ€”Die Ausgangssituation: Weil von Fortbildungsveranstaltungen bis zu mehrtĂ€gigen Kongressen alles dabei ist, war Conventive auf der Suche nach einer Software, die mit alle Arten von Veranstaltungen umgehen kann. Dabei sein sollten zudem alle Features, um eine komplette Veranstaltung zu verwalten.

Großer Aufwand braucht viele Ressourcen – die Herausforderung

Als Kongressagentur betreut das Conventive-Team parallel mehrere Kund:innen und deren Veranstaltungen. Dabei fiel auf, dass die einzelnen ArbeitsablÀufe und besonders das Einrichten der Kongresse sehr viele Ressourcen erforderten.

Auch und gerade, weil es sich dabei um Routineaufgaben handelte, waren die manuellen Arbeitsschritte eher ein Hindernis. Immer war mindestens ein grĂŒndlicher Check aller Daten notwendig, denn die Möglichkeit, dass sich Fehler einschlichen, musste das Team zumindest einkalkulieren.

Zwar ließen sich Fehler durch sorgfĂ€ltiges PrĂŒfen in Schach halten, nur waren fehlerfreies und zeitsparendes Arbeiten auf diesem Weg eben schlecht zu vereinbaren – bis Conventive 2022 auf Converia aufmerksam wurde.

Das erledigt jetzt Converia – die Lösung

Inzwischen hat Conventive eine andere Art von Routine erfolgreich in die tĂ€gliche Arbeit als Kongressagentur integriert: FĂŒr die derzeit etwa 25 Konferenzen und Tagungen im Jahr nutzt das Team jetzt Converia.

Was genau hat sich fĂŒr das Team verĂ€ndert und wie hilft Converia dabei?

Jederzeit fĂŒr weitere Kongresse einsatzbereit

Durch das Rahmenvertragsmodell steht Converia dem Conventive-Team rund um die Uhr zur VerfĂŒgung.

💡Das bedeutet: Es gibt weder eine untere noch eine obere Grenze bei der Anzahl an Kongressen, die im Laufe eines Jahres angelegt werden. Sobald ein neuer ansteht, steht auch Converia bereit.

Das gilt ebenso fĂŒr die einzelnen Funktionen des Tools. Hier kommt Converia der Arbeitsweise von Conventive entgegen: Die Veranstaltenden, die mit der Agentur zusammenarbeiten, haben oft ganz unterschiedliche Vorstellungen. So gibt es etwa Kongresse, die nur eine Anmeldung fĂŒr die Teilnehmenden benötigen, wĂ€hrend bei anderen zusĂ€tzlich wissenschaftliche BeitrĂ€ge eingereicht und verwaltet werden sollen.

Nun muss sich Conventive nicht mit jedem neuen Kongress erneut auf die Suche nach einer Software begeben, die genau den jeweiligen Anforderungen entspricht, sondern wÀhlt einfach immer genau die gerade benötigten Converia-Module aus.

Damit entfĂ€llt außerdem das teils zĂ€he Aushandeln von VertrĂ€gen und PrĂŒfen der Datenschutzvereinbarungen, das ĂŒblicherweise ansteht, bevor eine Software ĂŒberhaupt zum ersten Mal verwendet werden kann.

Alle Kongresse im Blick

Das Conventive-Team verwaltet in Converia mehrere Veranstaltungen parallel und muss nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln, um sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen. Das Dashboard und die Statistiken in Converia geben beispielweise jederzeit Auskunft, wie viele Personen sich schon fĂŒr eine Konferenz angemeldet haben und wie viele Zahlungen noch offen sind.

Ein angenehmes Erlebnis entsteht dadurch auch fĂŒr Teilnehmende eines Kongresses. Diese finden ebenfalls alles rund um die Veranstaltung in Converia und benötigen nur einen einzigen Login.

Das Conventive-Team findet in Converia einen Überblick ĂŒber alle aktuellen und vergangenen Kongresse

Automatismen bei der Online-Anmeldung zum Kongress

Als zentrales Feature kommt bei Conventive-Kongressen die Online-Registrierung von Converia zum Einsatz. Diese bringt alle Funktionen und Optionen mit, um die Anmeldung so aufzusetzen, wie die Kund:innen sie sich wĂŒnschen.

Mit den Daten, die Personen bei der Registrierung angeben, arbeitet Conventive anschließend gleich weiter – und das lĂ€uft komplett in Converia:

đŸ—‚ïžFĂŒr jede Person erstellt die Software BuchungsbestĂ€tigungen, Tickets und Rechnungen. Die Vorlagen bestĂŒckt Converia automatisch mit den Daten der Teilnehmenden und stellt sie ihnen bereit. Die lĂ€stigen Checks, ob alles seine Richtigkeit hat, entfallen – zusammen mit der Zeit, die das Conventive-Team vorher an der Stelle investieren musste.

Ein unterschÀtztes Problem: Zahlungen per Kreditkarte

Viele Conventive-Kund:innen haben keine eigenen KreditkartenvertrĂ€ge und möchten selbst auch keine abschließen. Bei Kongressen ohne internationale Beteiligung ist das noch relativ unproblematisch. Wer teilnehmen möchte, ĂŒberweist die TeilnahmegebĂŒhr einfach.

Allerdings hat Conventive auch schon Tagungen mit internationalem Publikum organisiert, die etwa in der TĂŒrkei stattfanden. Da ist es wenig praktisch, Interessierten die BankĂŒberweisung als einzige Zahlungsmethode anzubieten – insbesondere, wenn diese es gewohnt sind, per Kreditkarte zu zahlen.

đŸ’¶Converia kĂŒmmert sich deshalb komplett um die TeilnahmegebĂŒhren. Die Zahlungen (auch per Kreditkarte!) gehen auf einem zentralen Konto ein und werden am Ende der Konferenz ausgeschĂŒttet. Auch Umbuchungen und Stornierungen erledigt Converia. Conventive spart dadurch viele Stunden Verwaltungsarbeit und das Team kann sich voll und ganz der Kongressorganisation widmen, wĂ€hrend die Zahlungsverwaltung im Hintergrund lĂ€uft.

Wenn der Kongress keine Website hat, erstellt Conventive eine

Auch beim Thema Website gibt es Unterschiede zwischen den Conventive-Kund:innen.

Manche haben schon eine eigene Kongress-Website. Dann springen Interessenten bei Klick auf den Anmelde-Button direkt in den Registrierungsprozess und beginnen mit der Buchung ihres Tickets in Converia.

Der Klick auf den Button zur Registrierung…
… fĂŒhrt direkt zur Anmeldung in Converia

Andere Veranstaltende haben noch keine eigene Website. Hier kann Conventive ebenfalls eine Lösung bieten, ohne dafĂŒr ein Webdesign-Team mit ins Boot holen zu mĂŒssen.

Ein Beispiel fĂŒr eine in Converia erstellte Konferenz-Website

Mit einem weiteren Converia-Modul kann Conventive eine umfassende Kongress-Website inklusive Registrierung, Beitragseinreichung und weiteren Informationen wie etwa zum Veranstaltungsort, Stornobedingungen, Hotelkontingenten oder den Sponsoren zusammenstellen.

☀Mit Converia steht Conventive somit eine Software zur VerfĂŒgung, mit der das Team gleich eine ganze Reihe an Aufgaben fĂŒr einen Kongress unter dem Dach einer einzigen Software erledigt, die fĂŒr beliebig viele Veranstaltungen eingesetzt werden kann, und dank der sich die mĂŒhevolle Recherche nach einem passenden Tool erledigt hat.