So kommen die Inhalte zu Ihrer virtuellen oder hybriden Konferenz

Teil 1: Die Vorüberlegungen

Bevor wir im letzten Jahr begonnen haben, mit unserer Virtual Venue eine Lösung für virtuelle und hybride Konferenzen zu entwickeln, mussten auch wir uns erst mal gründlich in das Thema einarbeiten. Noch ein ganzes Stück komplexer als auf uns wirkt das wahrscheinlich auf Veranstalter, die Online-Tools bisher höchstens spärlich eingesetzt und sich vielleicht noch gar nicht mit Streaming auseinandergesetzt haben. Und je mehr man liest und sich in den zahlreichen hybriden und virtuellen Settings und deren Abzweigungen verliert, desto größer wird das Fragezeichen bei der Überlegung, was davon jetzt eigentlich für die eigene Konferenz relevant und umsetzbar ist.

Eins gleich mal vorweggeschickt: Um alles alleine kümmern muss sich niemand. Auf jeder Ebene gibt es Dienstleister, die schon die passenden Produkte und Services im Angebot haben. Als Teil des Organisationsteams sollten Sie allerdings einen Überblick über die gängigen Lösungen haben, um das Vorgehen auswählen zu können, das sich am besten für Ihre Konferenz eignet. Dabei soll Sie unser Artikel als Einstieg unterstützen und Ihnen zeigen, auf welchen Wegen Sie Bild und Ton übertragen, welche Vorüberlegungen Sie treffen müssen und welche Herausforderungen die einzelnen Settings so mit sich bringen.

Was soll gesendet werden?

Ähnlich breit gefächert wie Veranstaltungen vor Ort können auch virtuelle Konferenzen gestaltet werden. Das Schöne dabei ist, dass Veranstalter nicht bei einer Variante bleiben müssen, sondern die Settings für die einzelnen Programmpunkte nach Wunsch variieren können. Manchmal beschränkt sich das Gezeigte auf einen einzelnen Speaker, während für Diskussionen mehrere Personen zusammengeschaltet werden und bei einem Workshop zusätzlich der Bildschirm der Workshop-Leiterin gezeigt oder auch mal zwischen mehreren Kameraperspektiven gewechselt wird. Ein Mix aus einfachen und ein wenig komplexeren Setups verhindert zudem, dass Teilnehmende mit Ausnahme der wechselnden Gesichter ständig dieselbe Einstellung zu sehen bekommen und die Konferenz dadurch insgesamt in Monotonie verfällt – Stichwort „Zoom Fatigue“.

Je nach Format reicht es aus, wenn nur eine Person zu sehen und zu hören ist – das ist das einfachste Setting und gut für eine Keynote oder ein paar einleitende Worte zur Konferenz geeignet. Bei Vorträgen kommen noch Präsentationsfolien ins Bild – die entweder zusammen mit den Speakern zu sehen sind oder das komplette Bild einnehmen. Wichtig wird hier zudem die Frage, inwieweit Sie mit Effekten arbeiten möchten. Das geht schon bei der Frage los, ob Text ins Live-Bild eingeblendet werden soll. Denken Sie etwa an die Namen der Personen, die zu sehen sind. Vor allem bei Diskussionsrunden ist es wichtig, dass das Publikum weiß, wer die einzelnen Beteiligten sind, um ihnen später direkt Fragen zu stellen oder sich im parallellaufenden Chat auf deren Aussagen zu beziehen. Oder möchten Sie an bestimmten Stellen Infografiken einblenden oder kurze Clips zeigen? Dann muss das Material entsprechend vor- und aufbereitet werden, denn in die Kamera gehaltene Ausdrucke in ihrer Amateurhaftigkeit charmant wirken zu lassen ist um einiges schwieriger als professionelle Werkzeuge zu nutzen, die solche Provisorien überflüssig machen. Wenn Sie mit Sponsoren zusammenarbeiten und deren Werbevideos vor oder direkt im Anschluss an einen Programmpunkt zeigen wollen, planen Sie diese ebenfalls mit ein.

Im oder außerhalb des Studios?

Sobald mehr als eine Person einen Programmpunkt moderiert, ein ganzes Team seine gemeinsame Forschungsarbeit vorstellt oder gleich sechs Personen eine virtuelle Podiumsdiskussion abhalten, wird die Produktion ein Stück anspruchsvoller. Die Beteiligten müssen schließlich irgendwie zusammengebracht werden. Das kann direkt in einem Studio erfolgen, was den Vorteil hat, dass alle schon am selben Ort sind und Bild und Ton nur aus dem Studio übertragen werden müssen. Veranstalter mit dem Anspruch, den Teilnehmenden eine hohe Tonqualität zusammen mit einer perfekten Ausleuchtung zu bieten, sind mit ihren Konferenzen ebenfalls in einem Studio besser aufgehoben.

Weil das aber nicht immer möglich ist, können die Personen alternativ virtuell zusammengeschaltet werden. Das spart Anreisekosten und -wege und auch ein Studio ist nicht notwendig – außer es gibt Moderierende, die vom Studio aus durch das Programm führen. Letzteres kann eine schöne Verbindung zwischen ansonsten sehr unterschiedlichen Szenerien herstellen, denn die wenigsten haben einen Greenscreen zu Hause. Wer besonders großen Wert auf einen einheitlichen Look der virtuellen Konferenz legt, findet so das passende Bindeglied. Für noch mehr Wiedererkennungswert nutzen Sie einheitlich gestaltete Einblendungen oder eine Konferenzplattform, die an das Design der Konferenz angepasst werden kann.

Live auf Sendung gehen oder voraufzeichnen?

Entscheiden sollten Sie außerdem gleich zu Beginn der Planung, ob die Übertragung live erfolgt oder die Videos vorproduziert werden – was besser ist, hängt vor allem von den geplanten Formaten ab; allerdings kann auch immer beides kombiniert werden.

Voraufgezeichnete Videos lassen sich im Nachgang bearbeiten und mit Effekten, Einblendungen etc. versehen, während bei Streams die Aufbereitung des Materials natürlich direkt live erfolgen muss und dementsprechend viel Vorbereitung nötig ist, man damit aber auch ein echtes Live-Erlebnis schafft, auf Fragen und Reaktionen in Echtzeit eingehen kann und viel näher am Publikum agiert. Soll nur ein Videosignal aus einer einzigen Quelle, beispielsweise einer Meeting-Software wie Zoom oder Webex, gestreamt werden, klappt das in der Regel sogar ohne Regie. Live bedeutet also nicht automatisch viel mehr technischen Aufwand.

Andererseits gestaltet sich die Produktion deutlich entspannter, wenn das Video nur aufgezeichnet wird. Bei Fehlern wird einfach noch mal neu angesetzt, alles nicht Benötigte kann rausgeschnitten werden. Ist das Video fertig, wird es nur noch hochgeladen.

Gleichermaßen wichtig für Streams und Aufzeichnungen ist eine unterbrechungsfreie Wiedergabe auf der Seite der Teilnehmenden, weshalb die Konferenzplattform immer das manuelle Steuern der Wiedergabequalität anbieten sollte. Kommt es mal zu Aussetzern, wählen die Teilnehmenden eine niedrigere Auflösung und es geht flüssig weiter. Das funktioniert nicht immer in allen Browsern und auf allen Geräten, was nicht schlimm ist, weil etwa der von uns verwendete Player automatisch auf die aktuelle Geschwindigkeit der Verbindung reagiert und die Stream-Qualität entsprechend selbst anpasst.

Weil sich die besten Streaming-Ideen nur umsetzen lassen, wenn die Bandbreite mitspielt, sollten Sie diese immer vorher testen (https://www.speedtest.net/). Interessant ist vor allem die Upload-Geschwindigkeit (= Upstream), weil das Videomaterial ja vom eigenen Gerät gestreamt wird. Je höher der Upstream, desto schneller kommen die Inhalte bei den Teilnehmenden an und desto weniger Verzögerungen gibt es auf dem Weg dahin. Für Streams sollten Sie mindestens 2 Mbit/s im Upload und 5 Mbit/s im Download einplanen. Bestenfalls steht immer ein wenig mehr Bandbreite zur Verfügung als für den Stream zwingend notwendig ist. So können kurzfristige Schwankungen besser ausgeglichen werden.

Die Geschwindigkeit wird umso besser, wenn Sie statt WLAN kabelgebundene Verbindungen nutzen. Im selben Netz sollten zudem während des Streams keine anderen bandbreitenintensiven Programme oder Prozesse laufen.

Entscheiden Sie sich für Live-Streaming, können Sie die Videos im Anschluss an den Stream als Aufzeichnung zum Abruf on Demand bereitstellen. Von unseren Kunden wird das gern genutzt, weil Teilnehmende so jederzeit verpasste Sessions nachholen können. Das ist besonders für internationale Konferenzen zu empfehlen, wo es zeitliche Verschiebungen manchmal erschweren, alle Sessions live mitzuverfolgen.

Diese Punkte sollten bis zur Umsetzung immer geklärt sein. Erst dann geht es weiter zum nächsten Schritt und der Auswahl der Tools, die wir Ihnen im nächsten Artikel vorstellen werden.