Warum eine virtuelle Konferenz keine schlechtere Ersatzlösung sein muss

Manchmal ändern sich die Prioritäten schneller als gedacht: Bisher existierte der Gedanke, eine Konferenz virtuell auszurichten, in den Köpfen von Veranstaltern wenn überhaupt eher als vage Idee, die vielleicht irgendwann mal ausprobiert werden könnte. Inzwischen ist der virtuelle Ansatz fast alternativlos geworden, wenn eine Absage oder Verschiebung ins Ungewisse nicht infrage kommt.

Fehler in der Herangehensweise

Während der letzten Monate konnte sich wohl kaum jemand dem Thema „virtuelle Konferenz“ entziehen, sodass sogar die meisten Veranstalter selbst mittlerweile mindestens eine Unterhaltung per Zoom oder WebEx geführt haben dürften. Dabei wird sich vermutlich gezeigt haben, dass solche Tools sehr gut funktionieren, um sich in einer kleinen Gruppe zu unterhalten oder sich per Vortrag an ein größeres Publikum zu wenden. Dann wäre doch damit schon der Grundstein für die Konferenz gelegt?

Natürlich ist es wichtig, ein Werkzeug zu haben, mit dessen Hilfe sich Inhalte übertragen lassen und das möglichst leicht bedienbar ist, aber bewegte Bilder alleine sind noch keine virtuelle Konferenz. Viel wichtiger ist der Kontext, in den das Tool eingebettet ist, und mit dessen Hilfe eine virtuelle Umgebung für die Konferenz erst entsteht, die der Struktur einer Vor-Ort-Veranstaltung nachempfunden ist. 

Damit ist nicht gemeint, dass sich jeder Teilnehmende einen Avatar à la Second Life erstellt und diesen durch einen virtuellen Raum navigiert, obwohl der Gedanke schon in die richtige Richtung geht. Auf die bei Researchgate vor ein paar Jahren gestellte Frage, warum sie wissenschaftliche Konferenzen besuchen, antworteten Wissenschaftler*innen mit Begriffen wie „Austausch“, „Networking“ oder „Begegnungen“.

Was zählt, sind also nicht nur die Inhalte, die in Form von Programmpunkten nacheinander abgearbeitet werden. Konferenzen sind darüber hinaus vor allem Orte, an denen sich alte und neue Bekannte treffen: Das Spektrum reicht von nationalen und internationalen Vertreter*innen eines Forschungsbereichs über die Wissenschaftlerin, die eine Idee für ein gemeinsames Forschungsprojekt mit sich herumträgt, bis hin zum Vertreter einer angesehenen Fachzeitschrift.

Echte Begegnungen in virtueller Atmosphäre

Teilnehmende einer virtuellen Konferenz sollen sich deshalb mittendrin wiederfinden und aktiv in Kontakt zueinander treten anstatt nur vom Rand aus andere zu beobachten. Genau daran mangelt es allerdings einer Zoom-Session, die für gewöhnlich eher anonym bleibt. Teilnehmende wissen erst mal nichts über die anderen Personen, die zusehen. Selbst wenn diese ihre richtigen Namen verwenden, gibt es kein Profil, das über Interessen oder Forschungsschwerpunkte Auskunft gibt. Trotz Chat-Funktion ist unter solchen Voraussetzungen die Barriere hoch, mit jemandem von sich aus Kontakt aufzunehmen und eine Diskussion zu starten.

Um eine virtuelle Konferenz zu planen, die nah an die Vorteile einer Präsenzveranstaltung angelehnt ist, sollten sich Veranstalter daher vom bloßen Blick auf einzelne Werkzeuge befreien. Der erste Schritt sollten eher Fragen sein wie:

• Welche Formate möchten Sie anbieten?
  Neben Vorträgen kann es auch bei virtuellen Konferenzen Diskussionsrunden, Poster-Besprechungen, Workshops in Kleingruppen oder ausgefallenere Formate wie wissenschaftliches Speed-Dating geben.
• Welche Programmpunkte sollen live stattfinden?
  Live-Streaming bietet sich natürlich vor allem bei Formaten an, die dem Austausch dienen, während es Vorträge auch nur in Form von Aufzeichnungen geben kann. Vorproduzierte Videos haben unter anderem die Vorteile, dass sie noch bearbeitet werden können und oft eine bessere Bild- und Tonqualität ohne spontane Aussetzer haben. Dennoch ist es möglich, die Speaker später noch aktiv ins Geschehen einzubinden, indem diese etwa Fragen zum Vortrag beantworten.
• Wie sollen sich Teilnehmende einbringen?
  Deren Rolle darf sich wie schon erwähnt nicht auf die des passiven Publikums beschränken. Bieten Sie immer Optionen, um es allen zu ermöglichen, auf die Inhalte zu reagieren – in Form von Fragen oder Kommentaren zum Beispiel. Kontaktvorschläge helfen Teilnehmenden, miteinander ins Gespräch zu kommen, wenn die Vorschläge auf gemeinsamen Interessen basieren.
• Wer darf teilnehmen?
  Eine virtuelle Konferenz zu veranstalten bedeutet nicht, alle Inhalte kostenlos bereitzustellen, denn auch virtuelles Tagen verursacht Kosten auf Veranstalterseite. Auch hier ist die gewohnte Konferenz-Anmeldung also sinnvoll. Die Daten der Teilnehmenden werden anschließend zusammen mit den gebuchten Angeboten an die virtuelle Umgebung angebunden, um zu steuern, dass Personen nur die Inhalte zu sehen bekommen, für die sie gezahlt haben. Converia bietet neben der Konferenz-Software deshalb auch eine virtuelle Lösung an. Beide können unabhängig voneinander, aber auch in gekoppelter Form für virtuelle Konferenzen eingesetzt werden.

Was virtuelle Konferenzen besser können

Gut durchdacht bedeuten virtuelle Konferenzen für die Veranstaltungsbranche einen deutlichen Schritt nach vorne. Flexiblere Teilnehmende nutzen Inhalte, die ihren flüchtigen Charakter verlieren, und interagieren zielgerichtet statt zufällig – oder, ein bisschen ausführlicher erklärt:

• Teilnehmende virtueller Konferenzen verpassen nichts mehr.
  Seit mehreren Jahren beschäftigen sich Veranstalter und Anbieter mit Konzepten, die Angst machen sollen. Namentlich geht es dabei um FOMO (Fear of Missing Out), die Angst, etwas Tolles zu verpassen. Ist das FOMO-Gefühl entsprechend groß, verkaufen sich die Tickets besser. Vor Ort kommt die Angst dann aber wieder, denn bei parallel stattfindenden Sessions muss man sich immer noch für eine und gegen alle anderen entscheiden. Virtuelle Konferenzen sind in Bezug auf das Programm FOMO-frei. Wer bei allen Sessions dabei sein will, kann das auch. Und wenn es pünktlich zum Stream nicht klappt, steht später die Aufzeichnung bereit.
  
• Virtuelle Konferenzen sind flexibler.
  Work-Life-Balance, Home-Office, New Work – alles Begriffe, die neu definieren, wie die digitale Gesellschaft arbeitet. Starre Zeitpläne und Ortsgebundenheit lösen sich langsam auf.  Konferenzen dagegen steckten bisher eher noch in alten Mustern fest. Werden Veranstaltungen ins Virtuelle verlegt, entscheiden Teilnehmende innerhalb eines Zeitrahmens selbst, wann sie sich welchen Inhalten widmen. Das funktioniert auch über mehrere Zeitzonen hinweg sehr gut und sogar ohne Anreiseweg, was die Konferenz für ein größeres Publikum interessanter macht.
  
• Teilnehmende ziehen einen größeren Wert aus moderierten Diskussionen.
  Vor Ort gibt es oft das Problem, dass sich vieles nicht steuern lässt. Will jemand aus dem Publikum eine Frage loswerden, müssen sich alle überraschen lassen von dem, was da kommt. Das kann entweder eine sein, die einen interessanten neuen Aspekt aufwirft oder eine von der Sorte, die bei allen anderen zu Augenrollen führt und kein Ende findet. Bei virtuellen Konferenzen sind Fragen für alle sichtbar und können bewertet werden. So zeigt sich, auf welche eingegangen werden soll, und Moderierende sind in der Lage, auch viel Input gut zu überblicken.
  
• Wertvolle neue Begegnungen werden weniger dem Zufall überlassen.
  Vor Ort trägt niemand ein Schild mit Stichworten zu seiner Person um den Hals und so kann eine zufällig entstandene Unterhaltung zwar richtig gut laufen, aber irgendwann stellen beide fest, dass es interessenmäßig eigentlich keine Berührungspunkte gibt, weil die neue Bekanntschaft gerade an ganz anderen Projekten arbeitet. Jemand anderem, mit dem man viel mehr gemeinsam hat, läuft man dagegen vielleicht gar nicht über den Weg. Im virtuellen Raum passiert das nicht mehr, wenn gezielt Personen vorgeschlagen werden, die gemeinsame Interessen haben und kontaktiert werden können. So kann das eigene berufliche Netzwerk leichter um wertvolle Kontakte erweitert werden.
  
• Virtuelle Konferenzen sind nachhaltig.
  Konferenzen nach Corona werden wahrscheinlich erst mal wieder weniger virtuell sein, ganz verschwinden wird das Format deshalb aber nicht. Veranstalter werden vermutlich die neu entdeckten Möglichkeiten in die Planung integrieren, sodass beide Formate zu einem hybriden Ansatz verschmelzen, der sich gut mit dem Thema Nachhaltigkeit vereinbaren lässt, was dann wieder stärker in den Fokus rückt. Das könnte später so aussehen, dass Teilnehmende ohne weite Anreisewege vor Ort tagen und alle anderen aus der Ferne online dabei sind oder nur noch ausgewählte Veranstaltungen als Präsenztermin in traditioneller Form abgehalten werden.
  

Mit virtuellen Konferenzen steht Veranstaltern ein zukunftsfähiger Weg zur Verfügung, um Veranstaltungen trotz äußerer Widrigkeiten weiterhin durchzuführen und Absagen zu verhindern. Um diesen Weg einzuschlagen, braucht es eine gute Planung und verlässliche Werkzeuge – wie bei jeder anderen Konferenz auch.

Planen Sie Ihre Konferenz derzeit auch virtuell? Was fällt Ihnen dabei leicht? Was klappt im virtuellen Raum weniger gut? Erzählen Sie uns gern von Ihren Erfahrungen.