Musik bei Konferenzen

Unsere Tipps zum Umgang mit GEMA-Gebühren

Wer ist die GEMA?

Die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) vertritt die Rechte der ihr angeschlossenen Musikurheber aus dem In- und Ausland. Gestützt durch das Urheberrechtsgesetz kann die GEMA mit ihren fest geregelten Vergütungssätzen alle Veranstaltungen mit öffentlich gespielter Musik belangen, also auch Konferenzen.

Denn im Sinne des Urheberrechts ist eine Konferenz eindeutig als öffentliche Veranstaltung anzusehen, da die Teilnehmer lediglich ein gleiches Interesse bzw. Berufsfeld verbindet, jedoch keinerlei verwandtschaftliches Verhältnis besteht.

Wie hoch ist die GEMA-Gebühr?

Die Berechnung des Tarifs ist an viele unterschiedliche Parameter, wie Raumgröße, Höhe des Eintrittspreises, Dauer und Art der Veranstaltung, gebunden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich definitiv, die GEMA direkt anzufragen, zumal generell alle Musiknutzungen vor ihrer Durchführung anzumelden sind.

Fallbeispiel

Mit folgendem Fallbeispiel einer Konferenz sind wir an die GEMA herangetreten:

  • Veranstaltungsdauer: 2 Tage
  • 500 Teilnehmern und eine durchschnittliche Konferenzgebühr von 250,00 €
  • Im Plenarsaal soll in den Pausen Musik laufen
  • In der Ausstellung mit einer Kapazität von 500 Netto-m², d.h. tatsächlich belegter Fläche, in einer Halle von 1.000 m² Größe soll die ganze Zeit über Hintergrundmusik gespielt werden.

Berechnung für unser Fallbeispiel

Die Konferenzgebühr stellt keine Rechnungsgrundlage dar. Sofern keine vertragliche Regelung durch das Hotel besteht, würde die GEMA eine Lizenzierung nach dem Veranstaltungstarif vornehmen und dabei den Tarif für Veranstaltungen ohne Eintritt zugrunde legen. Die Höhe der Kosten hängen dann von der Art der Musikwiedergabe (Tonträger, oder Radio oder Livemusik) und von der Raumgröße ab. Für einen Plenarsaal bis zu einer Größe von 666 qm werden dann 117,10 €/Tag zzgl. 20% GVL (Gesellschaft zur Verwertung von Leistungsschutzrechten) und 7% MwSt. veranschlagt. Es ergeben sich 300,70 €.

Die Gebühr für die Musik in der Ausstellung berechnet sich nach der Hallengröße – den Brutto-qm und nicht lediglich den tatsächlich genutzten Quadratmetern. Auch diese Kosten werden pro Tag berechnet. Für eine Halle bis zu 1.000 m² fallen 20,05 €/Tag zzgl. 20% GVL und 7% MwSt. an. Es ergeben sich 105,30 €.

In Summe, würden für o.g. Fallbeispiel GEMA-Gebühren in Höhe von 413,00 € anfallen.

Hier weitere allgemeingültige Erkenntnisse

  1. Hotels und Veranstaltungshäuser verfügen meist über einen eigenen Vertrag mit der GEMA zur musikalischen Bespielung ihrer Räume. Bitte erfragen Sie als Veranstalter daher, ob bereits eine entsprechende Lizenz vorliegt.
  2. Generell wird der errechnete Tarif mit 20% GVL und 7% Mehrwertsteuer belegt.
  3. Für Mitglieder einer Gesamtvertragsorganisation, als Beispiel sei hier der Deutsche Hotel- und Gaststättenverband (DEHOGA) genannt, gibt es bei rechtzeitiger Anmeldung einen Nachlass von 20%. Rechtzeitig bedeutet eine Vorlaufzeit, von nur einer Woche.
  4. Beachten Sie das Thema auch in den Hinweisen an Ihre Referenten. Am besten weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Videos nur mit eigenen Texten und musikfrei präsentiert werden.
  5. Wenn die Musiknutzung nicht rechtzeitig bei der GEMA angemeldet wird, ist die GEMA berechtigt, Kontrollkosten für nicht lizenzierte Musiknutzungen geltend zu machen. Diese betragen das Doppelte der Normalvergütung.

Die Alternative: GEMA-freie Musik

Wird bei Ihrer Veranstaltung ausschließlich GEMA-freie Musik gespielt, fallen keine GEMA-Gebühren an. Im Internet finden sich Anbieter oder ganze Musikarchive mit entsprechendem Material. GEMA-frei bedeutet nicht zwingend auch kostenfrei, allerdings ist das Material im Vergleich zur GEMA-Gebühr um ein Vielfaches günstiger.

Nützliche Links der GEMA

Online-Tarifrechner: https://online.gema.de/aidaos/index.faces
Bezirksdirektionen: https://www.gema.de/die-gema/adressen/bezirksdirektionen
Formularsuche gegliedert nach Veranstaltungsarten: https://www.gema.denc/musiknutzer/formularsuche

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