Wo geht es hier zur Konferenz?
Eine der ersten Fragen, die sich ein Organisationsteam stellt, ist die nach dem Ort der Veranstaltung. Daran sollte sich gleich die nach der Erreichbarkeit anschließen. Besucher aus anderen Ländern reisen oft mit dem Flugzeug an und steigen anschließend auf öffentliche Verkehrsmittel um. Angenommen, es gibt in der Nähe des von Ihnen favorisierten Kongresszentrums keinen Bahnhof, stattdessen allerhöchstens eine Bushaltestelle, die zweimal am Tag angefahren wird. Sehen Sie sich in einem solchen Fall nach einer Alternative mit günstigerer Verkehrsanbindung um. Sind Sie von der Location so begeistert, dass alles andere nicht in Frage kommt, könnten Sie sich mit einem Shuttle-Service behelfen, der die Teilnehmer von einem zentralen Sammelpunkt abholt. Weil selten alle im gleichen Hotel untergebracht sind, müssen Sie einen erhöhten Organisationsaufwand einkalkulieren.
Eine Konferenz an den Weihnachtsfeiertagen
Würden Sie sich anmelden? Oder sich zumindest fragen, was der Veranstalter sich dabei gedacht haben mag? Fällt das Datum auf einen Feiertag, dürfte das jedenfalls für einiges an Unverständnis sorgen und letztlich viele davon abhalten, das Anmeldeformular überhaupt auszufüllen.
Anderswo würde ein scheinbar harmloses Datum hingegen ähnliche Reaktionen auslösen, denn dort werden vielleicht eher Jom Kippur oder das Opferfest begangen – Feiertage, die so manchem Veranstalter gar kein Begriff sind. Welche Termine sich im Einzelnen mit Ihrer geplanten Konferenz überschneiden, darüber gibt der Interfaith Calendar Auskunft, der viele verschiedene Religionen berücksichtigt. Erfasst werden auch sehr spezielle Feiertage, weshalb der Kalender ziemlich vollgepackt ist. Inmitten der vielen Einträge noch einen Termin für eine Konferenz zu finden, ist trotzdem nicht so schwer. Rücksicht nehmen müssen Sie nicht zwingend auf alles, hohe religiöse Feiertage hingegen sollten Sie beachten – erst recht, wenn Sie wissen, dass es Interessenten aus Ländern gibt, in denen diese eine entsprechende Bedeutung haben.
Warum so spät?
Nicht überall haben Zeitangaben dieselbe Bedeutung. Je nach Kultur variiert das Verständnis von Zeit und Pünktlichkeit. Bei der ersten Session, die für 10 Uhr anberaumt ist, kann es also sein, dass einige überpünktlich erscheinen, während die Plätze der anderen selbst nach einer Viertelstunde noch leer sind. In südamerikanischen Ländern etwa ist es ganz normal, etwas später zu einem Termin zu erscheinen. Oft wird großer Wert darauf gelegt, einen guten Eindruck bei anderen zu hinterlassen. Wenn es dafür notwendig ist, sich vorher noch einmal umzuziehen, ist die vereinbarte Uhrzeit zweitrangig.
Wahrscheinlich werden sich die allermeisten Teilnehmer aus dem Ausland ganz von selbst an die angegebenen Zeiten im Konferenzplan halten, dennoch kann es nicht schaden, noch einmal kurz darauf hinzuweisen, dass die Veranstaltungen genau zu den festgesetzten Zeiten starten. Bei vielen muslimischen Teilnehmern sollten Sie außerdem darauf achten, dass die wichtigsten Programmpunkte nicht unbedingt innerhalb der Gebetszeiten liegen.
Was nicht auf den Tisch kommen sollte
Vegetarische oder sogar vegane Optionen haben Sie bei Ihrem Konferenzdinner schon eingeplant? Sehr gut. Noch besser ist es gerade bei internationalen Veranstaltungen, wenn Sie zusätzlich religiöse Ernährungsgewohnheiten berücksichtigen.
Da gibt es teilweise sehr komplexe Regeln, die festlegen, was als koscher oder halal gilt und somit erlaubt ist. Möchten Sie nichts falsch machen, informieren Sie die Besucher durch ausreichende Beschriftung über die Zutaten oder Sie lassen mit einem Buffet alle selbst wählen.
Generell ein extra Menü für jüdische oder muslimische Teilnehmer bereitzustellen wäre natürlich zu viel Aufwand, wenn noch gar nicht feststeht, ob es überhaupt Besucher geben wird, für die die Speisevorschriften gelten. Weil Sie das vorher aber schlecht abschätzen können, fragen Sie am besten gleich bei der Online-Registrierung danach. Eine gute Software für das Event-Management stellt entsprechende Optionen für die Gestaltung des Anmeldeformulars bereit.
Ein weiteres heikles Thema ist Alkohol. Auch da gibt es religiöse Vorschriften, die entweder gar keine alkoholischen Getränke erlauben oder nur solche, die koscher sind. Achten Sie vorsorglich darauf, dass es ein ausreichendes Angebot an Getränken mit und ohne Alkohol gibt. Niemand sollte sich gezwungen fühlen, Alkohol trinken zu müssen. Auf einen Sektempfang verzichten Sie also lieber. Wenn Sie den Sekt gegen ein nichtalkoholisches Getränk austauschen, ist gegen den Empfang natürlich nichts einzuwenden. Vorsicht auch beim Essen: Saucen sollten dann eher nicht mit Wein zubereitet werden. Damit nehmen Sie außerdem Rücksicht auf Gäste aus dem asiatischen Raum, bei denen eine genetisch bedingte Alkoholunverträglichkeit vorliegen kann.
Auf alles vorbereiten
Niemand sollte schlecht vorbereitet anreisen müssen. Liefern Sie vorab zu wenige Informationen, traut sich allerdings längst nicht jeder, wegen allem bei Ihnen nachzufragen. Stellen Sie deshalb schon im Vorfeld so viele Hinweise wie möglich zusammen. Das geht entweder per Rundmail an alle oder über die offizielle Website der Konferenz. Somit hat jeder Zeit, in Ruhe mit den Vorbereitungen zu beginnen. Erklären Sie etwa, welche Besucher ein Visum für ihre Teilnahme benötigen und was dafür zu tun ist oder stellen Sie ein paar ganz allgemeine Infos zusammen, die für alle interessant sein dürften, die zum ersten Mal hier sind und noch nicht genau wissen, was sie erwartet. Denken Sie dabei etwa an Nützliches zu Anreise, Währung, Klima und Wetter oder ob wegen eines anderen Stromnetzes ein Reiseadapter nötig wird.
Eine Sprache reicht oft nicht
Beziehen sie bei größeren Veranstaltungen Dolmetscher und Übersetzer ein. Im Gegensatz zu Workshops oder Konferenzen im kleineren Rahmen lassen sich viele Dinge dort oftmals nicht so einfach persönlich klären. Auch wenn Englisch als Konferenzsprache meist ausreicht, ist es vor allem dann sinnvoll, weitere Sprachen zu berücksichtigen, wenn sich sehr viele Teilnehmer aus einem bestimmten Land anmelden. Hier wäre besonders eine Übersetzung der Konferenz-Website und -Unterlagen von Vorteil.
Manchmal transportieren Marketing- und Infomaterialien sogar zusätzlich unbeabsichtigte Botschaften. Symbole einzusetzen ist hilfreich und spart viele Worte, nur ist die Bedeutung bisweilen nicht überall dieselbe. Ein „Daumen hoch“ wird in Ländern wie dem Iran manchmal als Beleidigung aufgefasst. Nicht zuletzt dank Facebook wird die Geste zwar inzwischen als positives Zeichen verstanden, zeigt aber, wie schnell man einen solchen Fehler begehen kann.
Verzichten Sie außerdem auf verschachtelte Formulierungen, schwierige Satzkonstruktionen und Wortspiele. Auch das kann zu Missverständnissen führen. Besucher aus anderen Ländern sind mit typischen Redewendungen und Umgangssprache nicht immer vertraut, sodass solche Formulierungen für den Leser am Ende möglicherweise gar keinen Sinn ergeben.
Bei Präsentationen fühlt sich mancher Referent vielleicht sicherer, den Vortrag in seiner Muttersprache zu halten. Vor allem Diskussionen und Fragen der Zuhörer am Ende lassen sich nicht planen und dann besteht die Gefahr, aneinander vorbeizureden. Mit korrekten Übersetzungen lernen am Ende alle mehr und Speaker können sich auf den Inhalt ihrer Präsentation konzentrieren statt sich Gedanken über Wortwahl und Formulierung machen zu müssen. Suchen Sie deshalb gezielt nach Dolmetschern mit einer Spezialisierung im Fachbereich Ihrer Konferenz, die auch spezifisches Vokabular sicher beherrschen.
Die sicherste Methode bei der Gestaltung von Namensschildern ist das Verwenden von Vor- und Nachnamen. Auf einigen zumeist in den USA stattfindenden Konferenzen ist es Standard, nur Vornamen zu benutzen. Was bei jüngeren Teilnehmern akzeptabel ist, mag so manchen Besucher aus anderen Ländern verunsichern.
Nicht immer sind Nachnamen sofort als solche zu erkennen. In China etwa ist es üblich, den Nachnamen zuerst zu nennen, was beim Badge-Design problematisch werden könnte. Vermeiden lässt sich das mit einem Anmeldeformular bei der Registrierung. Die Namen, die die Teilnehmer in den Feldern für Vor- und Nachnamen eintragen, werden später automatisch in die Vorlage für die Namensschilder eingefügt, wodurch nichts mehr vertauscht werden kann.
Noch Fragen?
Ob die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen ausreichen, erfahren Sie durch Nachfragen. Erkundigen Sie sich, ob irgendetwas unklar ist und bieten Sie zusätzliche Hilfen an, beispielsweise eine genaue Wegbeschreibung. Seien Sie hilfsbereit, aber drängen Sie sich niemandem auf. Wenn Ihnen jemand keine weiteren Fragen stellt, liegt das vielleicht an Ihren ausführlichen Infos. Noch zügiger zu einer Antwort gelangen Besucher, wenn sie wissen, an wen sie sich wenden können, weil bekannt ist, welche Sprachen das Personal spricht. Platz für eine solche Information ist auf den Namensschildern Ihrer Mitarbeiter. Symbole oder Kürzel können angeben, wer welche Sprachen spricht. Englisch beherrschen meist alle, nur fühlen sich gerade beim Einchecken oder beim allgemeinen Zurechtfinden vor Ort viele sicherer, wenn die Unterhaltung in ihrer Muttersprache abläuft. Um ein breites Spektrum an Sprachen abdecken zu können, suchen Sie gezielt nach Studierenden mit internationalem Hintergrund, die bei der Betreuung der Besucher helfen können.
Bei von uns betreuten Veranstaltungen ist uns außerdem aufgefallen, dass viele weit gereiste Besucher sehr dankbar über eine Möglichkeit sind, etwas früher einzuchecken. Am Nachmittag oder Abend vor Beginn der Konferenz wäre ein ganz guter Zeitpunkt, denn bei weiten Wegen wird es wahrscheinlich einige Teilnehmer geben, die mindestens schon einen Tag früher da sind und die sich erst einmal ausgiebig mit dem Veranstaltungsort vertraut machen wollen. Bei einem frühen Check-In ist das problemlos möglich. Zudem bleibt bei der Gelegenheit ausreichend Zeit, Teilnehmer mit einer unter Umständen größeren Sprachbarriere in Ruhe einzuchecken und deren Fragen ausführlich zu beantworten.
Fühlen sich dann vor Ort alle wohl, haben Sie alles richtig gemacht. Wenn doch mal ein kleiner interkultureller Fehler passiert, ist das übrigens nicht wirklich schlimm. Stimmt ansonsten alles, werden die Teilnehmer eher bereit sein, darüber hinwegzusehen.