1. Sie treffen keine Vorüberlegungen
Bevor Sie sich für eine Konferenz-Management-Software entscheiden, sollten Sie sich zuallererst die folgende Frage stellen: Was muss die Software können?
Vielleicht ergeben sich aus der Art Ihrer Veranstaltung besondere Anforderungen oder Sie haben spezielle Wünsche, die die Konferenz-Management-Software erfüllen soll. Formulieren Sie diese, bevor Sie sich auf die Suche nach einer Software für das Management Ihrer Konferenz begeben.
2. Sie informieren sich nicht über den Anbieter der Konferenz-Management-Software
Die Website des Anbieters verspricht die beste Konferenz-Management-Software, aber sehen das andere auch so? Informieren Sie sich darüber, mit wem momentan zusammengearbeitet wird und was die Kunden sagen. Wenn sich keine einzige Kundenstimme auffinden lässt und das aktuellste Projekt schon 2012 abgeschlossen wurde, setzen Sie die Suche nach einer Konferenz-Management-Software an einer anderen Stelle fort.
3. Sie möchten kein Geld ausgeben
Konferenz-Management-Software, die nichts kostet? Die gibt es. Kostenlose Software gerät beim Konferenz-Management aber meist ziemlich schnell an ihre Grenzen. Erwarten Sie bei der Entscheidung für eine Gratislösung deshalb lieber nicht zu viel und schon gar keine individuellen Lösungen, umfangreiche Supportleistungen oder einen riesigen Funktionsumfang.
Schlimmstenfalls zahlen Sie am Ende für eine scheinbar kostenlose Konferenz-Management-Software einen hohen Preis, weil Ihnen ein deutlich größerer Verwaltungsaufwand entsteht oder Sie überrascht feststellen müssen, dass Ihnen wichtige Funktionen bei Ihrem zeitkritischen Projekt nicht wie erwartet zur Verfügung stehen.
4. Sie planen an Ihren Teilnehmern vorbei
Vergessen Sie nicht, dass Ihre Teilnehmer die Konferenz-Management-Software ebenso nutzen, etwa um sich anzumelden und Beiträge einzureichen. Übermäßig kompliziert darf die Menüführung deshalb nicht sein. Denken Sie bei der Gestaltung der Website darüber hinaus an die Nutzer mobiler Geräte. Auch auf kleineren Displays sollte die Seite gut dargestellt werden.
Eventuell kann der Anbieter der Konferenz-Management-Software außerdem eine App bereitstellen, mit deren Hilfe alle Besucher stets aktuelle Informationen finden. Beachten Sie, dass die App auf unterschiedlichen Betriebssystemen laufen sollte.
5. Sie haben die Konferenz-Management-Software noch nicht getestet
Was die zukünftige Software für Ihr Konferenz-Management kann, wissen Sie bereits. Aber haben Sie die Funktionen auch schon getestet? Ob die Konferenz-Management-Software hält, was Sie verspricht und die Handhabung wirklich so benutzerfreundlich ist, finden Sie am besten selbst heraus – sofern Ihnen der Anbieter mit einer Online-Demo oder einer Testinstallation Gelegenheit dazu gibt.
6. Sie beschäftigen sich nicht mit dem Thema Support
„Das kriegen wir schon alleine hin!“ – Nur wird selbst der Veranstalter mit dem größten Tatendrang feststellen, dass beim Management von Konferenzen meist keine Zeit bleibt, um jedem Software-Problem auf den Grund zu gehen und selbst nach der passenden Lösung zu suchen. Fragen Sie lieber gleich diejenigen, die sich damit auskennen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass es überhaupt jemanden mit einem offenen Ohr für Ihr Anliegen gibt.
Achten Sie außerdem darauf, ob Schulungen angeboten werden oder fragen Sie gezielt nach, wie der Anbieter Sie und Ihr Team auf die Arbeit mit der Konferenz-Management-Software vorbereiten kann.
7. Sie kennen die genauen Preise nicht
Was zuerst noch preiswert erscheint, kann auf der Rechnung am Ende ganz anders aussehen.
Erkundigen Sie sich am besten schon vorab, welche Leistungen berechnet werden und haken Sie direkt nach, ob noch weitere Gebühren anfallen werden. Hält sich der Anbieter hier bedeckt und liefert keine konkreten Angaben, ist eine andere Konferenz-Management-Software die bessere Wahl.
8. Sie kombinieren Konferenz-Management-Software verschiedener Anbieter
Eine Software nur für die Teilnehmeranmeldung, eine andere für das Abstract Management und eine dritte, mit der Sie den Konferenzplan erstellen. Selbst wenn jedes der Programme fehlerfrei läuft – besonders effektiv arbeiten Sie auf diese Weise nicht, denn häufig können die Anwendungen untereinander keine Daten austauschen.
Entscheiden Sie sich daher immer für einen einzigen Anbieter, dessen Konferenz-Management-Software alle Funktionen vereint, die Sie benötigen. Damit wird es dann zum Beispiel möglich, das Programm automatisch aus den akzeptierten Abstracts zusammenzustellen oder Mails an die Teilnehmer direkt aus der Konferenz-Management-Software heraus zu versenden.
9. Sie haben keinen Überblick über aktuelle Zahlen
Als Veranstalter sollten Sie jederzeit wissen, wie es um Ihre Konferenz bestellt ist. Auf wie viele Zahlungen warten Sie noch? Wie lange können noch Abstracts eingereicht werden? Die richtige Konferenz-Management-Software liefert Ihnen die Antworten, ohne dass Sie selbst nachzählen oder rechnen müssen. Übrigens erledigen Sie das Erinnern an ausstehende Gutachten und Zahlungen idealerweise gleich mit der Mailfunktion der Konferenz-Management-Software.
10. Sie wissen nicht, was mit den Daten Ihrer Teilnehmer passiert
… denn darauf hat nur der Anbieter der Konferenz-Management-Software Zugriff. Wozu die Adressen und Bankdaten wirklich verwendet und wie lange diese gespeichert werden, erfahren Sie nicht.
Wenn Ihnen mehr Transparenz lieber wäre, dann sollten Sie Datenschutz als weiteren wichtigen Punkt in ihre Liste der Entscheidungskriterien aufnehmen. Fragen Sie nach den Datenschutzrichtlinien, die bei der Nutzung der Konferenz-Management-Software gelten, wo sich die Server befinden, auf denen die Daten gespeichert sind und was nach Ende der Veranstaltung mit den Daten passiert.
Kennenlernen sollten Sie auch Converia. Beim Management großer und kleiner Konferenzen hat sich unsere Software bereits bewährt. Kontaktieren Sie uns oder testen Sie Converia sofort.