3 Wege, eine Konferenz-Management-Software zu hosten – und welcher der richtige ist

Leider sind viele Artikel, die man zum Thema Cloud- vs. On-Premise-Hosting so findet, sehr einseitig geraten und ergreifen überzeugt Partei für Cloud-Lösungen, weil der Anbieter – wenig überraschend – für seine eigene Cloud-Hosting-Lösung wirbt. Die Frage, ob man der Cloud für die Verwaltung der eigenen Konferenzen wirklich den Vorzug geben sollte, beantwortet das nicht. Und auch wenn die Cloud gemeinhin als fortschrittlich wahrgenommen wird, dürfte spätestens seit der DSGVO im letzten Jahr die Zahl derer gewachsen sein, die der Hosting-Variante nicht (mehr) so recht über den Weg trauen. Sind die Bedenken berechtigt? Für unser Konferenz-Management-System Converia haben wir uns das Für und Wider der Hosting-Lösungen einmal genauer angesehen.

Variante 1: Eigene Installation im eigenen Rechenzentrum

Wie sicher ist das?

Würden die Verfechter der On-Premise-Variante, bei der die Konferenz-Management-Software vom eigenen Rechenzentrum aus betrieben wird, nach ihren Gründen gegen die Cloud gefragt, ließe das Wort “Kontrollverlust” sicher nicht lange auf sich warten. Das Argument ist gerade bei Konferenzen mehr als berechtigt: Kommen massig Personendaten zusammen, kann es schnell leicht kritisch werden mit dem Datenschutz. Wer dann nicht weiß, wo genau sich welche Konferenzdaten befinden und wer noch alles unbefugt ein Auge darauf werfen kann, weiß demnach auch nicht, ob alle Datenschutzvorgaben lückenlos eingehalten werden. Dann ist es sinnvoll, das Zepter lieber nicht aus der Hand zu geben und sich gleich selbst darum zu kümmern, dass sensible Informationen und kritische Daten auf den eigenen, selbst abgesicherten Systemen verbleiben.

Was ist wichtig zu wissen?

Die “Do-it-yourself”-Herangehensweise sollten Sie nur verfolgen, wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation wirklich in der Lage ist, die Aufgabe zu stemmen. Die Auflagen sind streng, ihre Nichteinhaltung teuer und ein Datenleck bei einer Konferenz keine günstige Angelegenheit. Letzteres ist das On-Premise-Hosten allgemein gesehen ohnehin nicht. Vor dem eigentlichen Hosting muss erst einmal mit der vorhandenen und der noch zu beschaffenden Hardware kalkuliert werden, wodurch der Start ziemlich kostenintensiv ausfallen kann. Ist ein neuer Server nötig? Reicht der vorhandene Speicherplatz aus oder muss er erweitert werden? Was ist mit Backups? Wer wird sich um den Betrieb der Software kümmern? Ist weiteres Personal erforderlich? Und: Wie schnell ist jemand erreichbar, wenn die Website mal nicht verfügbar ist? Läuft die Anmeldung für eine oder mehrere Konferenzen schon, sollte die Downtime so gering wie möglich gehalten werden. Hosten Sie die Installation selbst, fällt auch das in Ihren Aufgabenbereich.

Ohne funktionierendes und erprobtes Sicherheitskonzept kann auch ein DDoS-Angriff einen Server-Ausfall verursachen. Ein Botnetz überhäuft dabei den Server mit so vielen Anfragen, der unter der Last zusammenbrechen soll. In der Folge wird die Konferenz-Website komplett lahmgelegt.

Wie wird abgerechnet?

Entscheidet sich einer unserer Kunden für den Converia-Betrieb im eigenen Rechenzentrum, berechnen wir die Kosten für Installation und Einrichtung immer nach Aufwand. Genau beziffern lassen sich diese erst, wenn wir mehr über die genaue IT-Infrastruktur wissen, erfahrungsgemäß fallen sie jedoch höher aus als bei einer Installation auf unseren Servern, da meist noch einige zusätzliche Anpassungen nötig sind, bis sich das Konferenz-Management-System nahtlos in die vorhandene Umgebung einfügt.

Bei der Abschätzung hilft ein Kostenplan, der umso besser ist, je vorausschauender er erstellt wird. Welche Kosten fallen nach einem, zwei oder – besser – noch mehr Jahren an? Möglich, dass die Server-Hardware mal ausgetauscht werden muss, wenn die Software über viele Jahre betrieben wird. Der Zeitpunkt einer solchen Neuanschaffung lässt sich bei einem unvorhergesehenen Defekt zwar nicht einplanen, berücksichtigen sollten Sie den Fall dennoch, denn der Kauf neuer Hardware liegt komplett in Ihrer Hand.

Geeignet ist das natürlich in erster Linie für Veranstalter, die Zugang zu einem Rechenzentrum haben oder zumindest schon einen Server ihr Eigen nennen und die vor allem mehrere Konferenzen planen. Für ein oder zwei Veranstaltungen im Jahr lohnt sich der Aufwand definitiv nicht. Zudem sollten Sie sich vorher wirklich sicher sein, dass die Software die richtige für Ihr Konferenz-Management ist, denn kaum etwas dürfte ärgerlicher sein als auf den Kosten für Hard- und Software sitzenzubleiben, wenn das Team unzufrieden damit ist. Fragen Sie den Anbieter deshalb immer nach einem Testzugang, bevor Sie zu voreilig etwas unterschreiben.

Manchmal kann das On-Premise-Hosting im Sinne der Unternehmens-Compliance sogar vorgeschrieben sein, weshalb in einem solchen Fall alle Anbieter wegfallen, die keine Lösung zum Selbst-Hosten im Portfolio haben. Viele stellen ihre Software im Gegenteil inzwischen nur noch als auf eigenen Servern gehosteten Service bereit und haben die On-Premise-Variante ganz aus dem Angebot gestrichen.

Die Konferenz-Management-Software selbst zu hosten ist daher höchstens Hochschulen mit eigenem Rechenzentrum oder technisch sehr versierten PCOs zu empfehlen.

Variante 2: Eigene Installation auf Converia-Servern

Wie sicher ist das?

Bei der zweiten Variante des Hostens werden die eigenen Daten einem fremden Server anvertraut – im konkreten Fall einem Converia-Server. Somit hat der Veranstalter keinen Einfluss mehr auf die Sicherheitsmaßnahmen. Europäische Anbieter sind zwar verpflichtet, sich an die in der DSGVO festgelegten Vorgaben zu halten, blind darauf vertrauen sollten Sie dennoch nicht. Erkundigen Sie sich immer, wo die Daten Ihrer Konferenz gehostet werden. Wo befindet sich das Rechenzentrum? Was passiert, wenn ein Kurzschluss dort einen Brand auslöst? Was, wenn die Hardware streikt? Wer hat Zugriff auf die Daten? Was unternimmt der Anbieter zu deren Schutz?

Die Server von Converia werden in einem ISO 27001-zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland betrieben, das auf Datensicherheit und Risikominimierung bedacht ist. In einem Dokument haben wir alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zusammengefasst, die die Einhaltung der Datenschutzanforderungen gewährleisten. Zudem liefern wir unseren Kunden spätestens in einem konkreten Angebot zusätzlich genaue Infos darüber, wie die Konferenzdaten gesichert sind. Diese sollten immer auf einem weiteren Server als Backup vorhanden sein, sodass bei Ausfall des einen automatisch auf den anderen umgeschaltet werden kann. Das Beheben einer Störung ist damit Aufgabe des Software-Anbieters und je schneller das erfolgt, desto besser für die Kunden.

Einige US-Anbieter sind mittlerweile dazu übergegangen, die Daten ihrer europäischen Kunden auf Servern in Europa zu hosten und ihr vermeintlich gutes Ansinnen in Bezug auf deren Schutz entsprechend plakativ zu bewerben. Das ist ein wenig irreführend, denn sobald ein Unternehmen einen Sitz in den USA hat, haben amerikanische Behörden das Recht, die Herausgabe der Daten zu verlangen – unabhängig davon, ob der Server in den USA oder in Europa steht. Festgeschrieben ist das im Cloud Act, dessen Inkrafttreten im letzten Jahr nur wenig mediale Beachtung fand, weshalb die Regelung größtenteils gar nicht bekannt ist. Da diese jedoch mit der EU-DGSVO kollidiert, bleibt vorerst abzuwarten, wie sich die Gesetzeslage entwickelt. Aufgrund der noch unklaren Lage sind Konferenzveranstalter, die auf rein europäische Hosting-Lösungen setzen, auf der sicheren Seite.

Was ist wichtig zu wissen?

Trotz eigener Installation bietet der Server auch noch Platz für die Konferenzen anderer Kunden. Bedenklich ist das nicht, denn das System ist mandantenfähig und setzt sich aus mehreren voneinander unabhängigen Kunden-Spaces zusammen. Jeder Kunde verwaltet seine Konferenzen komplett getrennt von anderen Kunden, deren Installationen für ihn nicht einsehbar sind. Loggt sich Kundin A in Converia ein, erscheinen in ihrer Konferenzauswahl keine Veranstaltungen von Kunde B – im Gegenteil: Die beiden sehen nicht mal, wessen Daten der Server außerdem noch speichert.

Da der Anbieter die Komponenten bereitstellt, müssen sich die Kunden nicht mit dem Thema Hardware beschäftigen. Sind die Zugänge einmal eingerichtet, kann es direkt losgehen, was sehr viel Zeit spart. Auch mit eigenem Rechenzentrum ist das Hosten der Konferenz-Management-Software direkt beim Anbieter sinnvoll. Die eigenen Angestellten in der IT widmen sich so einfach weiter ihren bisherigen Aufgaben, anstatt noch eine weitere Software mit auf dem Schirm nehmen zu müssen.

Die Entscheidung, wie viel Speicherplatz ein Veranstalter für seine Konferenzen erhält, liegt beim Anbieter. Bei Converia gibt es standardmäßig 10 GB für Rahmenvertragskunden mit eigener Installation. Das reicht für eine Vielzahl von Konferenzen problemlos aus, kann bei Bedarf aber auch noch erweitert werden.

Wie wird abgerechnet?

Finanziell gesehen lohnt sich eine eigene Installation auf dem fremden Server nur, wenn Sie über einen längeren Zeitraum mehrere Konferenzen durchführen. Je mehr Konferenzen angelegt werden, desto lukrativer wird die Hosting-Variante. Bei sehr wenigen Veranstaltungen pro Jahr wäre sie hingegen immer noch zu kostenintensiv.

Die feste Kostenstruktur ist ein großer Vorteil dieser Hosting-Option. Der Anbieter berechnet Ihnen eine Hosting-Gebühr und übernimmt im Gegenzug sämtliche Aufgaben inklusive der Bereitstellung der erforderlichen Hardware. Beim Hosten der Konferenz-Management-Software im eigenen Rechenzentrum ist hingegen nicht absehbar, ob neue Hardware schon früher als geplant angeschafft werden muss, weil zwischendurch etwas kaputtgeht.

Variante 3: Nutzung einer Cloud-Installation

Wie sicher ist das?

Wie bei der zweiten Variante werden die Konferenzdaten standardmäßig auf einem Server des Anbieters gehostet. Der Unterschied besteht darin, dass jede Konferenz eines Veranstalters vollkommen separat betrachtet wird. Eine URL wie kunde1.converia.de, unter der alle Konferenzen eines einzelnen Kunden zusammengefasst angezeigt werden, gibt es daher nicht. Der Sicherheit der Daten tut das jedoch keinen Abbruch, denn im Backend der Software sind nach wie vor ausschließlich die eigenen Konferenzen sichtbar, auf die niemand sonst Zugriff hat.

Beim Thema Datenschutz sind viele Cloud-Anbieter bestens informiert. Mit der Frage, wie gut die Datenschutzvorgaben eingehalten werden, steht und fällt schließlich das gesamte Geschäftsmodell: Wenn die Daten der Kunden nicht ausreichend geschützt werden können, werden sich die Veranstalter bei der nächsten Konferenz wahrscheinlich für einen anderen Anbieter entscheiden. Gerade bei Konferenzen kann die Zahl der Betroffenen bei einem Datenleck gerne mal stark in die Höhe schnellen.

Was ist wichtig zu wissen?

Kann auch ohne eigene Installation auf dem Server nach der Konferenz noch auf die Daten zugegriffen werden? Die Frage ist wichtig, weil der Anbieter der Konferenz-Management-Software die Konferenzdaten nach Ende der Veranstaltung nicht auf unbestimmte Zeit bei sich hosten darf, sondern ist datenschutzrechtlich zur Löschung verpflichtet. Sofern Sie die Daten noch benötigen, sollten Sie also die Möglichkeit haben, diese zu sichern. Converia bietet die Archivierung in Form von Exporten an, bei dem die Daten vom Server in Ihren Besitz wechseln.

Ansonsten bietet Ihnen diese Art des Hostings die gleichen Vorteile wie die eigene Installation auf den Servern des Software-Anbieters: Volle Konzentration auf die Konferenz, ohne sich mit der Hardware-Problematik auseinanderzusetzen. Das lohnt sich natürlich auch bei kleineren Organisationen, die den Großteil ihrer Anwendungen schon in die Cloud ausgelagert haben.

Weil der Anbieter das System und die eigene Infrastruktur am besten kennt, wirkt sich das in der Regel auch auf die wartungsbedingte Downtime aus. Üblicherweise ist das System schon nach ein paar Minuten wieder verfügbar, sodass keine Gefahr besteht, dass sich die Wartung oder das Installieren eines Updates über den ganzen Tag hinzieht. Der Anbieter muss jedoch darauf achten, keine Updates am Tag Ihre Konferenz einzuspielen.

Wie wird abgerechnet?

Diese Variante des Konferenz-Hostings ist bei Converia der Standard für alle Kunden, die nur hin und wieder eine Konferenz ausrichten. Viele unserer Kunden organisieren etwa eine jährlich stattfindende Tagung, weshalb ein Rahmenvertrag mit eigener Installation bei uns oder eine Installation im eigenen Rechenzentrum zu viel des Guten wären. Das Web-Hosting der Konferenz ist bei einzelnen Konferenzen bereits im Preis enthalten und wird nicht noch einmal extra in Rechnung gestellt. Wie immer bei Cloud-Installationen entstehen dem Veranstalter keine Kosten für die verwendete Hardware.

Kunden, die Ihre gesamte Konferenz-Website mit Converia erstellen, möchten außerdem meist, dass ihre Veranstaltung unter einer eigenen Domain erreichbar ist. Wer mit der Domain-Registrierung nicht vertraut ist, sollte das an dieser Stelle den Software-Anbieter übernehmen lassen, wofür in der Regel eine einmalige Gebühr fällig wird.

Die Entscheidung

Unabhängig von einer konkreten Aufgabe sollte das Planen einer Konferenz immer nach dem Prinzip “lieber langfristig Arbeit reduzieren als neue zu schaffen” funktionieren. Für das Hosting der Konferenz-Management-Software gilt das ebenso. Wer sich nicht mit dem Thema Hardware beschäftigen will, muss dank Cloud-Lösungen gar nicht erst damit anfangen. Auch was die Sicherheit der Daten betrifft, hat die Cloud mittlerweile nachgezogen und ist in dieser Hinsicht – zumindest sofern ein europäischer Anbieter dahintersteht – zu empfehlen. Gleichzeitig hat die Variante des Selbst-Hostens immer noch ihre Daseinsberechtigung, die sich speziell da eignet, wo Compliance-Vorgaben keine andere Wahl lassen.

Beim Planen und Hosten Ihrer Konferenz unterstützt und berät Converia Sie gerne. Ob unsere Software generell zu Ihrer Veranstaltung passt, erfahren Sie sofort, wenn Sie sich durch unseren kurzen Fragebogen klicken. Das Ergebnis verrät Ihnen außerdem gleich, welches der Lizenzmodelle bzw. welche Hosting-Lösung am ehesten mit ihrer Konferenz harmoniert.

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