Warum sich die externe Zahlungsabwicklung für Veranstalter lohnt

1. Weniger Aufwand

Der wesentlich geringere Aufwand ist mit Sicherheit das Argument, das am deutlichsten für das Outsourcing der Zahlungsabwicklung spricht. Zumal diese den Veranstalter nicht erst dann wertvolle Zeit kostet, wenn sich schon die ersten Teilnehmer registrieren. Seinen Anfang nimmt das Problem vielmehr schon bei der Auswahl der Zahlungsarten, die der Veranstalter akzeptiert.

Das Zahlen per Überweisung zur einzigen Option zu ernennen mag vielleicht noch funktionieren, wenn es sich um eine Konferenz handelt, bei der bereits im Vorfeld klar ist, dass alle Teilnehmer aus Deutschland kommen, ist aber selbst dann riskant. Längst ist die Zahlungsmethode für viele zum K.-o.-Kriterium für die Teilnahme geworden. Einige Interessenten bevorzugen die für sie selbst bequemeren, für den Veranstalter jedoch etwas komplizierter einzurichtenden Zahlungsmethoden wie Kreditkarte und PayPal.

Wer bislang noch nie mit den Formalien beim Einrichten dieser Zahlungsarten zu tun hatte, dürfte überrascht sein, wie viel es da wirklich zu tun gibt. Aufwändig wird es vor allem, möchte der Veranstalter die Zahlung per Kreditkarte anbieten. Hier muss unter anderem erst ein Akzeptanzvertrag mit einem Acquirer geschlossen werden, der später die Zahlungen abrechnen wird. Dabei fallen Gebühren an, die manchmal so gar nicht im Verhältnis zur Größe der Konferenz stehen und die besonders Organisatoren kleinerer Veranstaltungen zu denken geben dürften.

Sobald per Kreditkarte gezahlt werden kann, lässt die nächste Schwierigkeit manchmal nicht lange auf sich warten. Gerade Veranstalter, die bisher noch keine Kreditkarten-Zahlungsoption angeboten haben und sich vielleicht nicht ganz so gut damit auskennen, laufen Gefahr, Opfer von Betrügern zu werden.

Übernimmt dagegen der Software-Anbieter die Zahlungsabwicklung, ist dieser in der Regel bereits mit typischen Betrugsmustern vertraut und kann entsprechende Anzeichen, die auf einen Betrugsversuch hindeuten, leichter erkennen. Neben dem Sicherheitsaspekt dürften es Veranstalter vor allem schätzen, dass nun nur noch aus den verfügbaren Zahlungsoptionen die gewünschten ausgewählt werden müssen. Alle damit verbundenen Formalitäten übernimmt der Software-Anbieter. Somit wird es überflüssig, vorher selbst einen separaten Kreditkartenvertrag abzuschließen oder ein eigenes PayPal-Händlerkonto einzurichten. Lange Wartezeiten, bis alle Verträge stehen und die Optionen für die Zahlungsabwicklung eingerichtet sind, entfallen außerdem.

2. Automatismus inklusive

Auch wenn das bereits einiges an Zeit spart, sind die Vorteile der Zahlungsabwicklung durch den Anbieter der Event-Management-Software damit noch nicht erschöpft. Vieles kann nämlich automatisch ablaufen – natürlich vorausgesetzt, der Veranstalter möchte das.

So müssen Belege und Tickets nicht für jeden Teilnehmer einzeln geschrieben und verschickt werden. In den Einstellungen der Software lässt sich festlegen, ob diese automatisch versendet werden sollen. Damit die Empfänger die Belege leichter zuordnen können, hilft es, wenn diese im Namen des Veranstalters erstellt und zudem noch nach dessen Design-Richtlinien gestaltet werden.

Einen weiteren externen Dienstleister für die Zahlungsabwicklung zu beauftragen erscheint deshalb nur wenig sinnvoll. Da die Daten bei der Anmeldung der Teilnehmer ohnehin im System erfasst werden, können diese von dort auch gleich für weitere Funktionen genutzt werden, beispielsweise vor Ort beim Einchecken oder für Nachrichten, die der Veranstalter den Teilnehmern zukommen lässt. Personendaten müssen demzufolge nicht noch ein weiteres Mal eingegeben oder an ein anderes System übertragen werden.

3. Aktueller Zwischenstand

Die Zahlungsabwicklung ist kein Prozess, der sich vollständig im Hintergrund abspielen sollte. Nur weil Sie die Zahlungen nicht selbst verwalten, darf das nicht bedeuten, dass Sie bis zum Ende des Registrierungszeitraums völlig im Dunkeln tappen, bis dann endlich die Details enthüllt werden.

Wie viele Personen haben sich schon registriert? Wie viele Zahlungen stehen noch aus? Werden die Early Bird-Rabatte überhaupt genutzt? Um die Fragen zu beantworten, wären regelmäßige Zwischenberichte schon ein ganz guter Ansatz. Noch ein wenig besser ist eine onlinebasierte Lösung. Ob Ihre Maßnahmen zum Bewerben der Konferenz fruchten, verfolgen Sie dabei am allerbesten gleich live mit. Licht ins Dunkel bringt der Software-Anbieter mit einer Momentaufnahme, die jederzeit abgerufen werden kann und alle für den Veranstalter wichtigen Kennzahlen zu Buchungen und Zahlungen enthält.

Ist die Veranstaltung beendet, treffen kurze Zeit später die Einnahmen auf dem Konto des Veranstalters ein und dieser erhält eine ausführliche Abrechnung.

4. Transparente Kostenstruktur

Die Entscheidung ist gefallen und der Software-Anbieter von nun an für die Zahlungsabwicklung zuständig. Für die zahlt die Universität, die eine Konferenz mit 2.000 Besuchern ausrichtet, genauso viel wie das Forschungsinstitut, bei dessen Tagung nur 250 Personen auf der Teilnehmerliste stehen. Ist das fair? Wohl eher nicht.

Bei einem gerechteren Kostenmodell fallen nur dann Kosten an, wenn sich jemand anmeldet. Abgerechnet wird also pro Teilnehmer, weshalb das Forschungsinstitut in dem Fall deutlich weniger zahlen würde.
Bei der Endabrechnung gibt es idealerweise eine Aufschlüsselung der einzelnen Posten, mit deren Hilfe der Veranstalter nachvollziehen kann, wie viel genau ihm für die Zahlungsabwicklung in Rechnung gestellt wird. Noch besser – weil noch transparenter – sind Anbieter, die schon davor erklären, welche Kosten wofür anfallen.

5. Kein Zertifizierungsverfahren erforderlich

Sobald es an die Registrierung und vor allem ans Bezahlen geht, sind sehr sensible persönliche Daten im Spiel, die nicht in die falschen Hände gelangen dürfen. Bei einer Online-Kreditkartenzahlung kann genau das aber sehr schnell passieren. Um die Daten vor Diebstahl und Missbrauch zu schützen, gibt es eine Datensicherheitsrichtlinie für die Abwicklung von Kreditkartenzahlungen (PCI DSS – Payment Card Industry Data Security Standard). Diese umfasst alle wichtigen Standards für die Speicherung, Verarbeitung und Übertragung von Kartendaten. Grundsätzlich muss sich jeder, der Kreditkartenzahlungen anbietet, PCI-zertifizieren lassen.

Das ist natürlich sinnvoll, ganz ohne Haken dann aber leider doch nicht. So ist eine Zertifizierung nicht nur mit zusätzlichem Aufwand verbunden, der weitere Zeit in Anspruch nimmt, sondern darüber hinaus nicht ganz billig. Teuer kann es auch ohne werden – mal ganz abgesehen vom Imageschaden. Im Schadensfall drohen Strafzahlungen oder die Abschaltung des Akzeptanzvertrags.
Veranstalter, die die Zahlungsabwicklung auslagern, müssen sich mit solchen Fragen hingegen gar nicht beschäftigen. Ist der Dienstleister bereits PCI-zertifiziert, können die Kartendaten sicher verarbeitet werden und der Veranstalter muss sich um nichts weiter kümmern.