Coronavirus und Konferenzen – ein Update

Seit unserem Artikel vom Februar hat sich gezeigt, dass gerade der Vergleich mit der saisonalen Grippe ziemlich hinkt. Zwar lässt sich noch nichts Verlässliches zur Todesrate des Coronavirus sagen, weil die Pandemie noch andauert, jedoch weiß man mittlerweile, dass das Coronavirus um einiges ansteckender als die Grippe ist und sich wesentlich schneller verbreitet – was gefährlich ist, weil es so lange unbemerkt bleibt. In der Regel dauert es mehrere Tage, manchmal sogar bis zu zwei Wochen, bis sich bei einer infizierten Person die ersten Symptome zeigen. Und ab und zu bleiben diese auch ganz aus oder sind so unauffällig, dass ihnen keine Bedeutung beigemessen wird.

Die Person ist in der Zeit allerdings schon ansteckend und die Folgen verheerend, wenn sie Kontakt zu vielen anderen hat, wie das beispielsweise bei einer Konferenz der Fall ist. Und es war wohl sogar eine Konferenz im Januar, die dem Virus die Tür zu gleich mehreren Ländern geöffnet hat.

Konferenzen sind – dieser Tage – riskant

Bei der vergleichsweise kleinen, von einem Unternehmen organisierten Konferenz versammelten sich nur knapp über 100 Teilnehmende aus verschiedenen Ländern in einem Hotel in Singapur. Darunter befand sich ein Mann aus Großbritannien, der sich vermutlich dort infiziert und im Anschluss an die Konferenz mindestens elf weitere Personen unterschiedlicher Nationalitäten angesteckt hat, welche dann wiederum das Virus in ihren Heimatländern weiterverbreitet haben.

Zwar ist es richtig – wie wir in unserem früheren Artikel geschrieben haben –, dass jede Konferenz Vorkehrungen zum Schutz der Teilnehmenden treffen und Veranstalter auch aktiv dazu auffordern sollten, mitzuhelfen, es stimmt aber leider auch, dass Konferenzen maßgeblich zur Verbreitung des Coronavirus beitragen, und es daher mehr als richtig ist, vorerst alle nun anstehenden Veranstaltungen abzusagen und konsequent Abstand zueinander zu halten.

Passiert das nicht, steigt die Kurve der Infektionen weiter rasant an, übersteigt die Kapazitäten des Gesundheitssystems und führt so zwangsläufig zu mehr Todesfällen – wie das bereits in Italien eingetreten ist. Weil es bislang weder ein Medikament noch einen Impfstoff gibt, bleiben nur konsequente Verhaltensmaßnahmen, um die Ausbreitung zu verlangsamen.

Sehr gut gelungen ist das etwa in Singapur, wo die Regierung schnell jegliche Veranstaltungen untersagt und weitere Maßnahmen veranlasst hat, sodass die Zahl der Infektionen weit hinter denen anderer Länder zurückgeblieben ist.

Nicht(s) wie geplant

Das jetzt flächendeckend eingetretene Veranstaltungsverbot ist ein wichtiger und logischer Schritt, stellt Organisationsteams jedoch vor Herausforderungen, auf die zumindest in dieser Form niemand vorbereitet gewesen sein dürfte.

Zu rechtlichen und versicherungstechnischen Angelegenheiten gesellen sich organisatorisches Durcheinander und die Frage, ob nun das Verschieben oder das endgültige Absagen der Konferenz die klügere Entscheidung ist. Als ob das nicht schon schwierig genug wäre, muss das nun zudem oft noch aus dem Home-Office geregelt werden, denn auch das Büro bleibt vielerorts vorerst geschlossen – ebenfalls eine vernünftige Maßnahme.

Auch das Converia-Team muss sich gerade mit einer Situation arrangieren, die sich noch ein wenig ungewohnt anfühlt. Zwar können bei uns alle, die ab und an von zu Hause aus arbeiten wollten, das schon seit einigen Jahren problemlos tun, allerdings ist es doch noch mal etwas vollkommen anderes, wenn das plötzlich alle betrifft, und außerdem bei einigen noch die Kinder betreut werden müssen.

Gab es sonst vielleicht ein oder zwei Personen, die aus der Ferne per Video zugeschaltet wurden, müssen jetzt alle Meetings so laufen. Mit dem gesamten Team gestaltet sich das weitaus anspruchsvoller als im kleinen Rahmen, sodass wir erst ein paar Testläufe starten mussten, bis wir auch das Problem lösen konnten (seit letzter Woche hat sich bei uns Zoom als intuitiv zu bedienendes und stabil laufendes Tool bewährt, gerade bei größeren Meetings).

Wir wissen demnach um einige der Probleme, die sich aus der neuen Situation ergeben, gerade auch deswegen, weil unsere Kund*innen während der letzten Wochen reihenweise entweder neue Termin für ihre Konferenzen finden oder sich schweren Herzens ganz von ihnen verabschieden mussten.

Aus diesem Grund ist es uns momentan ein großes Anliegen, Konferenzveranstaltern aktiv zu helfen und mit unserer Konferenz-Management-Software und unserem Service gewohnt zuverlässig in für uns allen ungewohnten Zeiten da zu sein.

Wie sehr wir auf die Erkenntnisse aus der Wissenschaft angewiesen sind, haben uns die letzten Wochen bewiesen. Wir möchten daher den finanziellen Schaden, der durch die Absage wissenschaftlicher Konferenzen entstehen kann, minimieren, weshalb unsere Mindestauftragssumme für wissenschaftliche Konferenzen für alle Veranstalter komplett entfällt, die sich bis zum 30. April 2020 für Converia entscheiden, und die Konferenz später doch noch absagen müssen.

Weil das aber natürlich auch bei allen nicht-wissenschaftlichen Veranstaltungen passieren kann, reduzieren wir auch für diese die Mindestauftragssumme im Falle einer künftigen Absage um ganze 500€, wenn Converia bis zum 30. April beauftragt wurde.

Wird die Konferenz stattdessen verschoben, stellen wir Ihnen dafür keine zusätzlichen Kosten in Rechnung. Dasselbe gilt, wenn Sie sich dazu entschließen sollten, die Konferenz virtuell abzuhalten. Letzteres ist derzeit eine attraktive Option für viele Organisationsteams. Allerdings haben sich die wenigsten bereits vorher mit dem Thema auseinandergesetzt und sind sich gar nicht sicher, ob das für ihre Konferenz eine realistische Alternative ist, oder wie genau das umgesetzt werden soll. Gern helfen wir Ihnen auch bei diesen Fragen weiter und beraten Sie. Kontaktieren Sie uns einfach über unser Formular oder rufen Sie uns direkt an unter +49 3643/811 807 60.

Es geht wieder aufwärts für Veranstalter

Die Maßnahmen, die jetzt ergriffen werden, sind Maßnahmen auf Zeit. Die Effekte werden täglich beobachtet, analysiert und es wird neu abgewogen, welche Schritte notwendig sind, in welchen Bereichen aber auch nicht mehr mit so viel Strenge verfahren werden muss. Alle Vorschriften, mit denen wir uns gerade auseinandersetzen, sind daher temporärer Natur.

Es wird eine Zeit nach Corona geben. Klar ist es unwahrscheinlich, dass wir sofort alle wieder zur Tagesordnung übergehen und gleich wieder riesige internationale Konferenzen und Kongresse stattfinden werden. Bis Veranstalter zur Normalität zurückkehren, wird es voraussichtlich noch ein wenig Zeit brauchen.

Aber klar ist auch, dass es Konferenzen in einer Zeit nach Corona wieder geben wird. Und vielleicht werden wir diese nach der kontaktarmen Zeit umso mehr genießen.

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