Von der Zertifizierung bis zur Meldung an den EIV – inklusive Hybrid, Schweiz und Österreich
In den vergangenen Jahren hat sich beim Thema CME mehr bewegt als in dem Jahrzehnt davor. Der 128. Deutsche Ärztetag hat 2024 eine neue (Muster-)Fortbildungsordnung beschlossen, die insbesondere beim Sponsoring deutlich strenger ist. Virtuelle und hybride Formate sind inzwischen regulär anerkannt – mit eigenen Anforderungen an den Anwesenheitsnachweis. Und in der Schweiz baut das SIWF seine Fortbildungsplattform so um, dass Veranstalter Teilnahmen selbst hochladen können.
Dieser Beitrag fasst den aktuellen Stand zusammen: was Sie beantragen müssen, wie Sie Anwesenheit rechtssicher erfassen – vor Ort und im Stream – und wo die typischen Stolperstellen liegen.
1. Der Rahmen: Warum Ihre Teilnehmenden Punkte brauchen
Ärztinnen und Ärzte müssen innerhalb eines Fünfjahreszeitraums mindestens 250 Fortbildungspunkte nachweisen. Für Fachärztinnen und Fachärzte gilt zusätzlich, dass ein erheblicher Teil davon – in der Regel 150 Punkte – fachspezifisch erworben werden muss.
Nicht alle 250 Punkte müssen dabei aus Veranstaltungen stammen: Ein Teil wird pauschal für das Eigenstudium von Fachliteratur anerkannt, ohne gesonderten Nachweis. Der Rest muss belegt werden – und genau hier kommen Sie als Veranstalter ins Spiel.
Die Konsequenzen bei Nichterfüllung sind für Vertragsärztinnen und -ärzte spürbar: Nach § 95d SGB V drohen gestaffelte Honorarkürzungen von zunächst 10, dann 25 Prozent, bei dauerhafter Nichterfüllung bis hin zum Entzug der Zulassung. Punkte, die über die 250 hinausgehen, verfallen und lassen sich nicht in den nächsten Zyklus übertragen.
Was das für Sie bedeutet: Ihre Teilnehmenden rechnen mit. Eine Tagung, deren Punkte drei Monate später immer noch nicht auf dem Konto stehen, erzeugt Support-Aufwand bei Ihnen und Verärgerung bei den Betroffenen.
2. Schritt 1: Zertifizierung bei der Landesärztekammer
Ohne Anerkennung durch die zuständige Landesärztekammer gibt es keine Punkte. Der Antrag gehört an den Anfang Ihrer Planung, nicht in die letzten Wochen davor – die Kammern setzen Mindestfristen, und ein verspäteter Antrag wird nicht rückwirkend geheilt.
Die Kategorie, in die Ihre Veranstaltung eingeordnet wird, bestimmt, wie viele Punkte pro Teilnahmeeinheit vergeben werden. Welche Kategorien es gibt und welche Fristen gelten, steht in der Fortbildungsordnung Ihrer Kammer. Die Fassungen unterscheiden sich zwischen den Ländern.
Neu: die (Muster-)Fortbildungsordnung 2024
Die Novelle war eine Reaktion auf Gerichtsentscheidungen, die den Kammern die Ablehnung industriegesponserter Fortbildungen erschwert hatten. Für Sie relevant sind vor allem drei Punkte:
- Sponsoringverträge sind auf Verlangen der Kammer vorzulegen.
- Die Durchführung der Fortbildungsmaßnahme durch den Sponsor selbst ist ausgeschlossen. Finanzierung ja, Programmhoheit nein.
- Bei hybriden Veranstaltungen ist diejenige Kammer zuständig, in deren Bereich der Präsenzteil stattfindet.
Wichtig: Verbindlich ist immer die Fortbildungsordnung Ihrer Landesärztekammer in der jeweils gültigen Fassung. Die Kammern haben die Musterordnung seit 2024 nach und nach übernommen. Prüfen Sie also den Stand für Ihren Veranstaltungsort, bevor Sie Ihr Sponsoring-Konzept festzurren.
3. Schritt 2: Die EFN bei der Anmeldung erheben
Die Einheitliche Fortbildungsnummer (EFN) ist der Schlüssel zum Punktekonto. Sie ist 15-stellig, personengebunden und lebenslang gültig; die ersten Stellen kodieren das Land nach ISO 3166 – 276 steht für Deutschland – sowie die ausstellende Kammer. Praktisch heißt das: Ihr Anmeldeformular braucht ein EFN-Feld.
Was sich bewährt hat:
- EFN als optionales, aber prominent platziertes Feld mit kurzer Erklärung, wo Ärztinnen und Ärzte ihre Nummer finden
- Möglichkeit, die EFN im Teilnehmerkonto bis kurz vor Veranstaltungsbeginn nachzutragen
- Bei wiederkehrenden Tagungen: Übernahme aus dem Vorjahresprofil
4. Schritt 3: Anwesenheit vor Ort erfassen
Die Punktzahl richtet sich nach der tatsächlichen Anwesenheitsdauer. Deshalb braucht es mindestens zwei Zeitstempel pro Tag: einen beim Betreten, einen beim Verlassen. Bei mehrtägigen Kongressen wiederholt sich das täglich; für separat zertifizierte Teilveranstaltungen wie Hands-on-Kurse oder Workshops kommen eigene Scans am jeweiligen Raum hinzu.
Für den Scan selbst gibt es zwei Wege:
Badge mit Barcode. Der Teilnehmerausweis, den Sie ohnehin drucken, trägt einen Code, der intern mit der hinterlegten EFN verknüpft ist. Vorteil: ein Medium für Einlass, Catering, Workshop-Zugang und CME.
Arztausweis der Kammer. Mehrere Kammern geben den Ausweis inzwischen im Scheckkartenformat mit der EFN als Barcode auf der Rückseite aus. Führen Sie eine elektronische Anwesenheitsliste, lässt sich damit direkt registrieren – das Kleben von Barcode-Etiketten entfällt. Die klassischen Etiketten gibt es weiterhin, und in vielen Häusern werden sie auch noch genutzt.
Zwei Hinweise aus der Praxis:
- Ohne Erfassung keine Punkte. Das ist keine Kulanzfrage. Weisen Sie im Vorfeld per E-Mail, im Programmheft und mit Beschilderung am Ausgang darauf hin – der vergessene Ausgangsscan ist der mit Abstand häufigste Grund für Nachfragen.
- Planen Sie die Durchsatzrate. Wenn 800 Personen innerhalb von 20 Minuten durch drei Scanpunkte müssen, entscheidet die Hardware-Ausstattung darüber, ob der erste Vortrag pünktlich beginnt.
Kommt es doch zu Lücken: Ärztinnen und Ärzte können besuchte Veranstaltungen bei ihrer Kammer in der Regel selbst im Fortbildungskonto nachtragen. Das ist die Rückfallebene, nicht der Plan A – aber es hilft, das in der Nachkommunikation zu erwähnen.
5. Schritt 4: Hybrid und Livestream – der Nachweis ohne Tür
Das ist die Frage, die am seltensten sauber beantwortet wird: Wie belegen Sie Anwesenheit, wenn niemand physisch durch einen Eingang geht?
Nach der aktuellen Rechtslage können präsenzpflichtige Fortbildungen auch in virtueller Präsenz – als Live-Webinar – oder in hybrider Form aus physischer und virtueller Teilnahme durchgeführt werden. Die Anerkennung setzt aber voraus, dass Sie die Teilnahme genauso belastbar dokumentieren wie im Saal.
Bewährte Bausteine:
- Personalisierter Zugang. Ein Login pro Person, keine geteilten Links. Nur so ist die Zuordnung zur EFN überhaupt möglich.
- Verweildauer-Protokoll. Ihr Streaming- oder Konferenzsystem sollte Ein- und Ausstiegszeitpunkte je Session protokollieren und exportieren können – nicht nur „war eingeloggt“.
- Aktivitätsnachweis. Viele Kammern erwarten bei virtueller Teilnahme einen zusätzlichen Beleg dafür, dass jemand tatsächlich zugesehen hat: eingestreute Kontrollfragen, Umfragen oder eine kurze Lernerfolgskontrolle am Ende.
- Getrennte Auswertung. Präsenz- und Online-Teilnehmende erzeugen unterschiedliche Datenquellen. Führen Sie beide früh in einer Teilnehmerliste zusammen, statt am Ende zwei Exporte manuell zu verheiraten.
- Zuständigkeit klären. Bei Hybridformaten entscheidet der Präsenzort über die zuständige Kammer – auch dann, wenn 80 Prozent der Teilnehmenden online zugeschaltet sind.
Klären Sie Punkt 3 unbedingt vorab mit Ihrer Kammer. Die Anforderungen an den Aktivitätsnachweis sind der Bereich, in dem sich die Auslegung zwischen den Ländern am deutlichsten unterscheidet. In Converias virtueller Plattform Virtual Venue wird die Anwesenheit z.B. über einen speziellen Aktivitätstracker im Hintergrund erfasst, mit dem die Anwesenheit sehr realitätsnah erfasst werden kann.
6. Schritt 5: Die Meldung an den EIV
Der Elektronische Informationsverteiler (EIV) der Bundesärztekammer ist die zentrale Drehscheibe. Sie als Veranstalter melden dorthin, der EIV verteilt an die zuständigen Landesärztekammern, und diese verbuchen Veranstaltungsdaten und Punktzahl auf den persönlichen Konten.
Die Datei enthält im Kern die Veranstaltungskennung, Titel, Datum, Ort, die vergebene Punktzahl und die Liste der EFN. Was dabei regelmäßig schiefgeht:
- EFN mit Leerzeichen, Bindestrichen oder abgeschnittener Länge
- Teilnehmende ohne EFN, die in der Liste als leere Datensätze auftauchen
- Doppelmeldungen bei mehrtägigen Kongressen mit täglicher Erfassung
- Verzögerung: Je länger Sie warten, desto mehr Rückfragen laufen bei Ihnen auf statt bei der Kammer
Setzen Sie sich intern eine Frist – idealerweise innerhalb von zwei Wochen nach Veranstaltungsende – und kommunizieren Sie diese Frist auch nach außen. Das reduziert den Nachlauf erheblich.
7. Schritt 6: Bescheinigungen bereitstellen
Die Teilnahmebescheinigung ist für viele Teilnehmende zugleich Steuerbeleg. Papier ist dafür längst nicht mehr nötig und auch nicht mehr zeitgemäß. Zwei Wege haben sich durchgesetzt:
- Download im persönlichen Teilnehmerbereich, freigeschaltet unmittelbar nach Veranstaltungsende, dauerhaft abrufbar
- Counter vor Ort am letzten Kongresstag, an denen sich Teilnehmende die Bescheinigung ausdrucken und ihren Punktestand prüfen können
Der zweite Weg ist aufwendiger, hat aber einen unterschätzten Nebeneffekt: Wer am letzten Tag sieht, dass ein Scan fehlt, kann das noch vor Ort klären.
8. Datenschutz: Die EFN ist kein gewöhnliches Formularfeld
Die EFN ist ein personengebundenes, lebenslang gültiges Identifikationsmerkmal. Das macht ihre Verarbeitung zu einem Thema, das spätestens die Rechtsabteilung einer Universität ansprechen wird. Klären Sie vorab:
- Rechtsgrundlage der Erhebung und Zweckbindung – die EFN dient der Punktemeldung, nicht dem Marketing
- Löschfristen nach erfolgter Meldung an den EIV
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrem Softwareanbieter, inklusive Serverstandort (Converia hat hierfür bereits praxistaugliche Vorlagen)
- Transparente Information im Anmeldeprozess, warum die Nummer erhoben wird und wohin sie geht
9. Schweiz: andere Logik, andere Zahlen
In der Schweiz regelt die Fortbildungsordnung des SIWF gemeinsam mit den Fachgesellschaften den Rahmen. Vorgeschrieben sind jährlich 50 Credits nachweisbarer und strukturierter Fortbildung sowie 30 Stunden Selbststudium, das nicht kontrolliert wird. Für das Fortbildungsdiplom sind über eine dreijährige Periode 150 Credits nachzuweisen, davon mindestens 75 aus fachspezifischer Kernfortbildung. Das Diplom ist drei Jahre gültig.
Achtung bei der oft zitierten Zahl 80: Das ist das Richtmaß inklusive Selbststudium. Nachweispflichtig sind 50 Credits pro Jahr.
Anders als in Deutschland liegt die Protokollierung grundsätzlich bei den Ärztinnen und Ärzten selbst: Sie erfassen ihre Aktivitäten auf der SIWF-Fortbildungsplattform und beantragen dort das Diplom. Belege sind zehn Jahre aufzubewahren, da die Fachgesellschaften stichprobenartig kontrollieren.
Das ändert sich allerdings: Das SIWF hat die Plattform um ein zentrales Fortbildungsregister erweitert, bei dem der Eintrag ins persönliche Protokoll per QR-Code an der Veranstaltung oder durch den Veranstalter selbst erfolgen kann, der die Teilnahmebestätigung automatisch hochlädt. Für Sie ist das ein Service-Argument – und ein Grund, die Anerkennung Ihrer Veranstaltung frühzeitig bei der zuständigen Fachgesellschaft zu beantragen.
10. Österreich: DFP und die Hybrid-Falle
In Österreich läuft die Anerkennung über das Diplom-Fortbildungs-Programm (DFP) der Österreichischen Ärztekammer, administriert von der Österreichischen Akademie der Ärzte.
Eine Besonderheit sollten Sie kennen: Hybride Veranstaltungen gelten dort als Kombination zweier getrennter Fortbildungen. Für den Präsenz- und den Online-Teil ist deshalb jeweils ein eigener Approbationsantrag einzureichen. Wer das übersieht, steht mit einem halb approbierten Kongress da.
11. International: EACCME und ECMECs
Erwarten Sie viele Teilnehmende aus dem europäischen Ausland, lohnt sich die Akkreditierung über den European Accreditation Council for Continuing Medical Education (EACCME) der UEMS. Der Antrag wird online über die EACCME-Plattform gestellt.
Die vergebenen European CME Credits (ECMECs) werden in nahezu allen europäischen Fortbildungssystemen anerkannt und beim jeweiligen nationalen System in Landeswährung umgerechnet. Zusätzlich bestehen Abkommen mit der American Medical Association und dem kanadischen Royal College, sodass sich ECMECs in AMA PRA Category 1 Credits überführen lassen.
Umgekehrt gilt: Ist eine ausländische Veranstaltung national oder über EACCME akkreditiert, erkennen die deutschen Kammern die dort erworbenen Punkte an.
Checkliste: CME-Erfassung in zehn Punkten
- Zertifizierungsantrag bei der zuständigen Landesärztekammer gestellt – fristgerecht
- Fortbildungsordnung der Kammer in der aktuellen Fassung geprüft
- Sponsoring-Konzept gegen die Vorgaben der MFBO 2024 abgeglichen
- EFN-Feld mit Formatvalidierung im Anmeldeformular integriert
- Badge-Layout mit Barcode geklärt
- Scanpunkte, Hardware und Personalbedarf für Ein- und Ausgang geplant
- Bei Hybrid: personalisierte Zugänge, Verweildauer-Protokoll und Aktivitätsnachweis mit der Kammer abgestimmt
- Kommunikationsplan „Scan nicht vergessen“ für Vorfeld, Vor Ort und Nachgang
- EIV-Meldung terminiert, Verantwortlichkeit benannt
- Datenschutz: Zweckbindung, Löschfristen und AV-Vertrag geklärt
Häufige Fragen
Können Teilnehmende Punkte erhalten, wenn sie nur halbtags anwesend waren? Ja, anteilig – vorausgesetzt, Ein- und Ausgang wurden erfasst. Genau dafür braucht es die zwei Zeitstempel.
Was, wenn jemand seine EFN nicht kennt? Die Nummer steht auf dem Fortbildungsausweis beziehungsweise den Barcode-Etiketten der Kammer und ist im jeweiligen Mitgliederportal einsehbar. Halten Sie einen Hinweistext im Anmeldeformular bereit.
Müssen wir die Punkte selbst berechnen? Nein. Die Punktzahl ergibt sich aus der Kategorisierung durch die Kammer. Ihre Aufgabe ist der belastbare Nachweis, wer wie lange anwesend war.
Zählt eine reine Online-Teilnahme genauso viel wie Präsenz? Virtuelle Präsenz ist grundsätzlich anerkennungsfähig. Die konkrete Bewertung und die Anforderungen an den Nachweis legt Ihre Kammer fest – fragen Sie im Zertifizierungsverfahren aktiv danach.
Wie schnell landen die Punkte auf dem Konto? Das hängt an Ihrer Meldung. Wird zeitnah an den EIV übermittelt, sind die Punkte in der Regel binnen weniger Wochen verbucht.
Fazit
CME-Erfassung ist kein technisches Randthema, sondern ein Qualitätsmerkmal Ihrer Tagung. Die Anforderungen sind in den vergangenen zwei Jahren nicht einfacher geworden – sie sind vor allem differenzierter geworden: mehr Formate, strengere Sponsoring-Regeln, höhere Erwartungen an den Nachweis.
Die gute Nachricht: Der operative Teil lässt sich weitgehend automatisieren. Wenn EFN-Erfassung, Badge-Druck, Scan-Logik, Streaming-Protokoll und Bescheinigungsversand in einem System zusammenlaufen, reduziert sich der Aufwand auf die Punkte, die tatsächlich Entscheidungen erfordern.
Wir begleiten seit vielen Jahren Fachgesellschaften und Universitätskliniken, die genau diese Prozesse abbilden müssen. Wenn Sie durchsprechen möchten, wie sich das für Ihre nächste Tagung konkret aufsetzen lässt – vor Ort, hybrid oder in mehreren Ländern gleichzeitig – melden Sie sich gern bei uns.
Quellen und weiterführende Links
- Bundesärztekammer: (Muster-)Fortbildungsordnung 2024, beschlossen vom 128. Deutschen Ärztetag – bundesaerztekammer.de
- Bundesärztekammer: Gesetzliche und berufsrechtliche Regelungen zur ärztlichen Fortbildung
- EIV – Elektronischer Informationsverteiler: eiv-fobi.de
- SIWF: Fortbildungsordnung und Fortbildungsplattform – siwf.ch
- Österreichische Akademie der Ärzte: DFP und EACCME – arztakademie.at
- UEMS-EACCME: eaccme.uems.eu
- § 95d SGB V