Was sollten die Teilnahmebedingungen beinhalten?

Der rechtliche Rahmen für Ihre Veranstaltung

Zwei Wochen vor Beginn Ihrer Konferenz treffen einige E-Mails bei Ihnen ein, in denen Ihnen die Absender mitteilen, doch nicht an der Veranstaltung teilnehmen zu können. Sie werden darum gebeten, die Teilnahmegebühren zu erstatten. Sie willigen ein, behalten aber jeweils die Hälfte des Betrags als Bearbeitungsgebühr ein, da Ihnen durch die Absagen ein hoher Aufwand entstanden ist. Schließlich haben Sie bereits verbindliche und kostenpflichtige Raum- und Speisereservierungen auf Grund der Anmeldungen vorgenommen.
Diese Entscheidung stößt auf allgemeines Unverständnis. Weil sich in Ihren Teilnahmebedingungen keine entsprechende Information dazu findet, werden Sie aufgefordert, den Betrag vollständig zurückzuzahlen.
Solche Erlebnisse und langwierige rechtliche Auseinandersetzungen müssen Sie nicht mehr fürchten, wenn Ihre Teilnahmebedingungen vollständig sind. Wir erklären Ihnen, auf welche Punkte es dabei ankommt.

Bevor es mit den eigentlichen Bedingungen losgeht, sollten zunächst einmal die beiden wichtigsten Fragen beantwortet werden: Für welche Veranstaltung gelten die nachfolgenden Bedingungen? Wer ist der Veranstalter?
Hierbei reicht es, den Namen der Konferenz, Zeit und Veranstaltungsort sowie die Anschrift des Veranstalters anzugeben.
Arbeiten Sie darüber hinaus mit einem externen Zahlungsdienstleister zusammen, gehört auch dessen Adresse dazu.

1. Allgemeines

Dieser Punkt lässt sich am ehesten als eine Art Schnittstelle zwischen den allgemeinen Angaben zur Veranstaltung und den eigentlichen Teilnahmebedingungen bezeichnen.
Hier weisen Sie darauf hin, dass die folgenden Bestimmungen für die Teilnahme und die Zahlungsabwicklung für die oben genannte Veranstaltung gültig sind.
Nachträglich ändern und ergänzen dürfen Sie Ihre Regelungen übrigens auch – sofern Sie an dieser Stelle darauf aufmerksam machen, dass Sie sich entsprechende Abänderungen vorbehalten.
Am Ende sollte hier noch stehen, an wen sich das Angebot richtet. Heißt: Wer sind Ihre potentiellen Teilnehmer? Das können zum Beispiel alle volljährigen Personen sein oder nur Mitglieder einer bestimmten Institution.

2. Anmeldung

Hier wird festgehalten, von wann bis wann und wie genau sich die Teilnehmer registrieren können.
Neben der Anmeldung über die Konferenz-Website bieten manche Veranstalter noch die Möglichkeit, sich etwa per E-Mail oder telefonisch anzumelden.
Das soll es bei Ihrer Konferenz nicht geben? Schließen Sie es an dieser Stelle aus.
Des Weiteren widmen Sie sich hier der Frage, wann die Anmeldung verbindlich wird. Dazu muss der Teilnehmer in der Regel alle Pflichtfelder ausfüllen und auf den entsprechenden Button zum Abschluss der Anmeldung klicken. Dabei muss üblicherweise auch bestätigt werden, dass die Teilnahmebedingungen gelesen und akzeptiert wurden.
Damit der Vertrag mit dem Teilnehmer allerdings zustande kommen kann, muss bei diesem eine Bestätigung seiner Teilnahme eingehen. Erklären Sie deshalb, auf welchem Weg diese verschickt wird. Auf Wunsch versendet Converia beispielsweise automatisch alle nötigen Bestätigungen direkt nach Abschluss der Teilnehmer-Registrierung.
Steht nur eine begrenzte Anzahl an Plätzen zur Verfügung, machen Sie hier Ihre Vorgehensweise bei der Bearbeitung der Anmeldungen transparent. Halten Sie außerdem fest, wie im Falle einer Überbelegung verfahren wird.

3. Teilnahmegebühren

Listen Sie hier alle Gebühren inklusive der Preiskategorien und Ermäßigungen auf.
Für Ihre Teilnehmer ist dabei vor allem interessant, ob etwa die Pausenverpflegung und der Tagungsband bereits im Preis enthalten sind. Daher sollten diese Angaben ebenso wenig fehlen wie der Hinweis, dass eine Ermäßigung für bestimmte Personengruppen (Studierende, Schwerbehinderte etc.) nur gewährt wird, wenn der Teilnehmer einen Nachweis vorlegt.

4. Zahlung

Damit die Teilnehmer die Veranstaltung besuchen können, Sie die dafür notwendigen Gebühren erhalten und mögliche Unklarheiten schon im Vorfeld aus dem Weg geräumt werden, ist eine genaue Auflistung aller Zahlungsmodalitäten wichtig.
Bestenfalls verweisen Sie gleichzeitig auf besondere Bedingungen für einzelne Zahlungsarten. Beispielsweise können Sie Teilnehmer vom Besuch der Konferenz ausschließen, wenn 14 Tage nach Erhalt der Rechnung immer noch kein Geld auf Ihrem Konto eingegangen ist.
Sichern Sie sich unbedingt auch gegen Rückbelastungen ab, indem Sie festlegen, dass die dabei entstehenden Kosten vom Teilnehmer zu tragen sind, wenn etwa dessen Konto nicht ausreichend gedeckt ist.
Ist die Zahlung mit Kreditkarte möglich, sollten Sie den Verwendungszweck offenlegen, der am Ende auf der Abrechnung erscheint. Somit vermeiden Sie, dass der Inhaber der Karte einen Chargeback auslöst, weil er nicht weiß, wer den Betrag abgebucht hat. Damit würde die Buchung storniert und der Betrag dem Konto des Karteninhabers wieder gutgeschrieben werden. Üblicherweise müssen Sie als Veranstalter dann die dabei entstehenden Gebühren zahlen.
Vergessen Sie darüber hinaus nicht, den Teilnehmern mitzuteilen, wann die Zahlung fällig wird.

5. Stornierung

Kann ein Teilnehmer nicht an der Veranstaltung teilnehmen, erhält er im Normalfall zwar sein Geld zurück, aufgrund der Bearbeitungsgebühren jedoch meist nicht in voller Höhe.
Die Einschränkungen bei der Erstattung des Betrags sollten Sie in den Teilnehmerbedingungen aufzeigen. Dort sollte auch beschrieben sein, wie bei einer Stornierung vorzugehen ist.
Einige Veranstalter ermöglichen es dem ursprünglich angemeldeten Teilnehmer, anstelle eines Rücktritts vom Vertrag einen Ersatzteilnehmer zu benennen.

6. Leistungen

Unter diesem Punkt wird auf die Leistungen verwiesen, die dem Teilnehmer im Rahmen der Veranstaltung zugesichert werden: Wo sind diese festgeschrieben? Was passiert, wenn der Veranstalter nicht in der Lage ist, diese zu erbringen?
Schließen Sie hier am besten auch eine Rückerstattung der Teilnehmergebühr aus, wenn ein Teilnehmer Leistungen, die im Angebot enthalten sind, nicht in Anspruch genommen hat.

7. Änderungen im Ablauf oder Absage der Veranstaltung

Auch wenn sich das sicher niemand wünscht, kann es passieren, dass die Konferenz abgesagt oder verschoben werden muss. Zwar werden erfahrungsgemäß eher selten ganze Konferenzen abgesagt, zu Planänderungen kommt es dagegen weitaus häufiger. Deshalb sollten Sie rechtzeitig alle erforderlichen Vorkehrungen treffen und genau regeln, wie in einem solchen Fall verfahren wird.
Üblich ist es, den Teilnehmern die Gebühren in voller Höhe zu erstatten. Das sollte auch dann gelten, wenn die Veranstaltung lediglich auf einen anderen Tag verschoben wurde, der Teilnehmer den Termin aber nicht mehr wahrnehmen kann.

8. Urheberrechte und Aufnahmen

Veranstaltungsunterlagen und Vorträge sind urheberrechtlich geschützt. Das bedeutet, dass diese ohne Ihre Erlaubnis nicht vervielfältigt oder verbreitet werden dürfen.
Beziehen Sie hier außerdem Stellung zu Ton- und Bildaufzeichnungen. Weisen Sie entweder darauf hin, dass Sie generell keine Aufnahmen gestatten oder dass Aufzeichnungen nach Absprache möglich sind.
Wenn Sie als Veranstalter Teile der Konferenz – etwa zu Marketingzwecken – mitschneiden möchten, sollte sich an dieser Stelle ein entsprechender Hinweis finden. Verpflichten Sie sich aber gleichzeitig, die Persönlichkeitsrechte Ihrer Teilnehmer bei der Nutzung der Aufnahmen nicht zu beeinträchtigen.

9. Haftung

Ausschließen lassen sich Unfälle oder Schäden leider nicht. Auch dann nicht, wenn die Veranstaltung von einem gewissenhaften, vorausschauenden Organisator und einem zuverlässigen Team geplant wird.
Dennoch sollten Sie nur bei Schäden haften, die durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz Ihrerseits oder Ihrer Vertreter verursacht wurden. Ebenfalls können Sie bei leichter Fahrlässigkeit dann haftbar gemacht werden, wenn dadurch eine Kardinalpflicht verletzt wird, die für die Erfüllung des Vertrags wesentlich ist.
Vertraglich ausschließen sollten Sie hingegen die Haftung für Schäden bei der An- und Abreise der Teilnehmer zum Ort der Veranstaltung sowie für den Verlust persönlicher Gegenstände und Unfälle.

10. Datenschutz

Da bei der Anmeldung zur Veranstaltung teils sensible persönliche Daten des Teilnehmers erhoben werden, sollten Sie offenlegen, wie Sie diese Daten nutzen.
Erklären Sie, wofür die Daten verwendet werden und weisen Sie darauf hin, wenn diese an Dritte weitergegeben werden. Das kann etwa dann der Fall sein, wenn ein externer Zahlungsdienstleister die Personendaten zur Abrechnung der Gebühren benötigt.
Wichtig ist hier auch die Teilnehmerliste. Ihre Teilnehmer sollten erfahren, welche Angaben auf der Liste erscheinen und wer diese einsehen kann. Wenn die Liste beispielsweise Sponsoren zur Verfügung gestellt wird, die die Daten für Werbezwecke nutzen wollen, sollten Sie die Teilnehmer darüber unbedingt in Kenntnis setzen. Wahrscheinlich wird das nicht jedem gefallen. Vergessen Sie darum nicht den Hinweis, wie dem widersprochen werden kann.

11. Ergänzende Bestimmungen

Arbeiten Sie bei der Organisation der Veranstaltung mit einem Dienstleister zusammen, verweisen Sie hier auf dessen Allgemeine Geschäftsbedingungen. Dabei kann es sich etwa um einen Dienstleister handeln, der die Zahlungsabwicklung vornimmt oder die Konferenz-Website zur Verfügung stellt, über die die Teilnehmeranmeldung durchgeführt wird.

12. Schlussbestimmungen

Hin und wieder kann es vorkommen, dass einzelne Bestimmungen des Vertrags ungültig werden. Sichern Sie sich daher an dieser Stelle mit der Angabe ab, dass in einem solchen Fall nicht alle anderen Bestimmungen und damit der ganze Vertrag ungültig wird.
Komplettiert werden die Schlussbestimmungen durch die Angabe, welches Recht gelten soll und durch Informationen zum Erfüllungsort und Gerichtsstand.

Gut zu wissen: Achten Sie bei allen Punkten auf eine eindeutige Formulierung und einen klaren Wortlaut. Mit den Teilnahmebedingungen sprechen Sie Ihre Teilnehmer an und für diese sollten die Bestimmungen auch verständlich sein.

Die Informationen in diesem Beitrag sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung konkreter Rechtsfälle konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt.