14 Tipps für Ihre Konferenz-Website

Die Startseite – das Aushängeschild Ihrer Konferenz-Website

1. Wichtige Daten (Deadlines) gut sichtbar darstellen

Wichtige DatenWann endet die Registrierung? Bis wann können noch Early-Bird-Tickets gebucht werden? Vergessen Sie nicht, wichtige Deadlines bereitzustellen. Halten Sie die Übersicht aktuell, wenn sich Termine verschieben. Positionieren Sie die wichtigsten Termine gut sichtbar auf der Startseite Ihrer Konferenz-Website.

2. Präsentieren Sie Ihre Konferenz mit einem Video

In einem Präsentationsvideo haben Sie in ein paar Minuten viele Möglichkeiten, Interessierten Ihre Konferenz schmackhaft zu machen. Präsentieren Sie das Thema, die Organisatoren, den Konferenzort. Nutzen Sie die Macht der Bilder, um gedankliche und räumliche Distanz zu überwinden und bauen Sie Nähe und eine Identifikation mit der Veranstaltung auf. Hier eine Auswahl:

IGC 2012:

ICWRER 2013:

3. Social Media

Wenn Social Media in Ihrem Konzept eine wichtige Rolle spielt, sollten Sie zumindest auf die genutzten Profilseiten (z. B. Facebook, Google+, Twitter) verweisen. Integrieren Sie die Neuigkeiten auch in Ihre Konferenz-Website.

4. Sponsoren und Partner

Halten Sie auf der Website Platz für die Präsentation Ihrer Sponsoren und Partner bereit, diese werden dies natürlich zu schätzen wissen. Verlinken Sie auch die Websites.

5. Bieten Sie alle wichtigen Registrierungs- und Einreichungsprozesse auf Ihrer Konferenz-Website an

Ob Teilnehmer-Anmeldung, Abstract-Submission oder Reviewing, all diese Vorgänge sollten online, integriert in Ihrer Konferenz-Website stattfinden. Das ist für den Teilnehmer komfortabel und stimmig und spart Ihnen als Veranstalter erheblich Aufwand bei der Verwaltung eingegangener Anmeldungen oder Abstracts. Eine Konferenz-Management-Software wie Converia bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Anmeldeprozesse und die Konferenzwebsite komfortabel aus einem Guss zu erstellen.

Registrierung und Teilnahme

6. Konferenzort vorstellen (Fotos, Konferenzräume, technische Ausstattung)

Stellen Sie den Konferenzort vor. Ihre Teilnehmer werden sich ein Bild davon machen wollen, wohin sie sich demnächst auf Reise begeben. Beschreiben Sie die Lage des Konferenzortes – liegt er im Zentrum oder eher am Rand, und wie ist er erreichbar (per ÖPNV, Bahn, Auto, Flugzeug). Teilnehmer werden auch sehr daran interessiert sein, wie Sie von der Konferenz zu ihren Übernachtungsmöglichkeiten kommen. Weisen Sie auf Barrierefreiheit und andere verschiedene technische Gegebenheiten hin, z. B. die Verfügbarkeit von WLAN.

Rhein-Mosel-Halle

Rhein-Mosel-Halle, Koblenz.

7. Information für internationale Konferenzteilnehmer

Internationale Teilnehmer werden verschiedene Informationen benötigen, bevor Sie an Ihrer Konferenz teilnehmen können:

  • Flughäfen und deren Erreichbarkeit
  • Visaregularien und Voraussetzungen für Einladungsschreiben
  • Infos vom Auswärtigen Amt
  • Infos zu Klima und Witterung während des Konferenz-Zeitraums

Vergessen Sie auch nicht, auf kulturelle und gesellschaftliche Eigenheiten des Konferenzortes hinzuweisen, z. B. örtliche Gepflogenheiten, Taxipreise, Regeln für Trinkgelder, Art und Verbreitung von Restaurants, Währung, Akzeptanz von Kreditkarten und ÖPNV. Wenn Sie diese Informationen nicht bereitstellen können, verweisen Sie auf Websites entsprechender Anbieter, z. B. TripAdvisor, yelp, LonelyPlanet oder für französischsprachige Teilnehmer Guide Michelin.

 8. Übernachtung

Der Großteil Ihrer Besucher wird von außerhalb kommen. Bieten Sie daher unbedingt eine Liste von Hotels und deren Kosten an. Vorteilhaft sind natürlich Sonderkonditionen für Konferenzteilnehmer. In touristisch interessanten Orten sollten Sie darauf hinweisen, dass die Hotelbuchung rechtzeitig vorgenommen werden sollte. Optional können Sie auch Google Maps einbinden und neben der Markierung des Konferenzortes die Übernachtungsmöglichkeiten hervorheben. So können Nutzer direkt eine Routenplanung über Ihre Konferenz-Website vornehmen.

Binden Sie Google Maps ein

Mit Google Maps können Sie Veranstaltungsort und Hotels markieren.

9. Registrierung erläutern

Die Registrierung zu einer Konferenz kann aufwändig sein. Erläutern Sie daher, was den Nutzer erwartet und bieten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an.

  • verfügbare Zahlungsarten
  • Preise
  • angebotene Mitglieds-/Studenten-/usw. Ermäßigungen
  • Zeiträume von Rabattphasen (z. B. Early Bird)

10. Rückblicke und Impressionen vergangener Konferenzen

Erzählen Sie den Neugierigen, wie Ihre bisherigen Konferenzen verliefen. Berichten Sie, wie es war, was es zu erleben gab. Und zeigen Sie es! Ein Video von der Konferenz selbst wäre natürlich ein Punkt auf dem i. Tipp: Speichern Sie Ihre Fotos in einem Social-Photo-Dienst wie Flickr oder Picasa. So können auch Ihre Teilnehmer eigene Fotos beisteuern.

Flickr-Galerie

Flickr-Galerie

Ihr wissenschaftliches Programm

11. Richtlinien für Abstracts und Manuskripte

Setzen Sie Regeln und Richtlinien für eingereichte Beiträge auf und teilen Sie diese mit. Das erspart den Einsendern und Ihnen Arbeit und Ärger. Bieten Sie optimalerweise entsprechende Beispiel- und Vorlagendokumente zum Download an. Außerdem können Sie noch einmal Informationen zum genauen Ablauf des Beitragseinreichungsprozesses anbieten.

12. Konferenzkomitee vorstellen

Ihr Komitee wird aus bekannten Persönlichkeiten aus Ihrem Fachbereich bestehen. Nutzen Sie dies als Marketing-Faktor für Ihre Konferenz und werben Sie mit der Reputation ihrer Organisatoren.

13. Konferenzprogramm als PDF und interaktiver Übersicht auf Ihrer Website

Es lohnt sich, das (fertige) Konferenzprogramm sowohl als PDF-Datei als auch in einem interaktiven Planer auf Ihrer Konferenz-Website anzubieten. Converia bietet eine Komponente, mit der Sie sehr einfach einen interaktiven Session-Plan erstellen können. Viele Ihrer Konferenzteilnehmer werden sich diesen ausdrucken und die bevorzugten Sessions markieren und Notizen vermerken. Außerdem bietet sich das PDF auch prima für Smartphones oder Tablets an.  Mit der speziell für Ihre Konferenz angepassten mobilen Converia Teilnehmer-App können Sie alle wichtigen Informationen anbieten und die Teilnehmer vor Ort jederzeit über Änderungen des Tagungsprogramms informieren.

Die Converia-App für Ihre Teilnehmer vor Ort.

Die Converia-App für Ihre Teilnehmer vor Ort.

Unser Schlusstipp

14. Frequently Asked Questions?

Nehmen Sie nie an, Ihre Konferenz-Website sei fertig! Bis Ihre Konferenz tatsächlich stattfindet werden Sie zahlreiche, oft ähnliche Fragen erreichen. Arbeiten Sie Antworten auf sinnvolle, häufig gestellte Fragen an einer passenden Stelle auf Ihrer Website ein. Dabei ist es weniger zu empfehlen, alles in einem Bereich (etwa „Häufig gestellte Fragen“ oder „FAQ“) abzulegen. Dies ist zwar für Sie als Veranstalter der einfachste Weg, erschwert es dem Teilnehmer aber, alle wichtigen Informationen zu einem speziellen Thema auf einen Blick zu erhalten. Arbeiten Sie also am besten alle Antworten zu häufig gestellten Fragen immer gleich im thematisch passenden Bereich Ihrer Website ein.

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Ein Kommentar zu „14 Tipps für Ihre Konferenz-Website“

  1. Franziska schreibt: 25. Februar 2014

    Vielen Dank für den interessante Blogpost. Videos auf Konferenzseiten finde ich sehr hilfreich, dadurch bekommt man einen viel besseren Eindruck der Konferenz und ob es das ist wonach man sucht. Ich würde mir wünschen, dass mehr Videos auf den Konferenzseiten zur Verfügung stehen. Bei der Anmeldung finde ich Handy-Tickets besonders interessant, da ich Eintrittskarten in Papierform gerne mal im Büro vergesse. Das Handy hat man immer mit dabei und es hat bisher bei allen Konferenzen die ich besucht habe super geklappt. Was in diesem Artikel nicht so sehr beschrieben ist, sind die Räumlichkeiten selbst. Damit steht und fällt meiner Meinung nach die Konzentrationsfähigkeit (Tageslicht, frische Luft), der Wohlfühlfaktor (moderne Einrichtung) und der professionelle Organisation einer Konferenz (gute Technik, gutes Catering). Ein hilfreicher Artikel zur Auswahl geeigneter Konferenz- und Tagungsräume habe ich hier gefunden. Dort ist auch ganz gut beschrieben, worauf man achten sollte.

    Viele Grüße
    Franziska

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