Oft dauert es gar nicht so lange, bis sich die ersten Schwächen einer virtuellen Konferenz-Software offenbaren. Zum Beispiel, wenn diese nicht in der Lage ist, den ganzen Weg abzudecken, den die Teilnehmenden im Rahmen der voll digitalen oder hybriden Veranstaltung nehmen. Wieso können die Anmeldedaten inklusive der gebuchten Workshops nicht in die virtuelle Plattform übertragen und dort weiterverarbeitet werden? Das stellte bereits letztes Jahr so manche Organisationsteams wissenschaftlicher Online-Kongresse vor ein ziemliches Rätsel – ganz gleich, ob diese komplett digital oder als hybrider Kongress abliefen.
Mehr schlecht als recht ließ sich das Problem mit mühseligen Behelfslösungen aus der Welt schaffen, die manchmal einfach bedeuteten, dass die Daten kopiert oder selbst noch mal eingegeben werden mussten, um die richtigen Einstellungen für jede Person treffen zu können. Und das nur, weil mit Software unterschiedlicher Hersteller gearbeitet wurde, für die keine Schnittstellen zum Austausch von Daten vorgesehen waren.
Aber weil der Hintergrund für die Verlegung ins Virtuelle oder Hybride auch ein außergewöhnlicher war und der digitale Kongress bis dahin nur als vages Konzept existierte, das in der Veranstaltungsbranche ein wenig beachtetes Dasein in einer Nische fristete, zeigten sich Teilnehmende selbst beim zehnten technischen Aussetzer noch irgendwie versöhnlich gestimmt. Schließlich war die Situation für alle neu, bestimmt für niemanden leicht und am Ende alles besser als eine endgültige Absage oder Verschiebung der Veranstaltung in die weite Ferne.
Was brauchen virtuelle oder hybride akademische Online-Kongresse?
Diese Frage beantworten wir hier auch im Video:
Seit den ersten virtuellen akademischen Konferenzen ist eine Weile vergangen und es hat sich viel verbessert. Der Pool, aus dem sich Veranstaltende auf der Suche nach der passenden virtuellen oder hybriden Plattform bedienen können, ist riesig und wächst gefühlt immer weiter. Und dennoch: Lösungen, die sich gezielt an akademische Online-Kongresse richten, sind rar gesät, Software für virtuelle oder hybrid stattfindende Business-Events dafür umso verbreiteter.
Nur ist Letztere eben genau das: Software für Business-Events. Für Funktionen, die etwas spezieller sind, weil sie wie Poster-Ausstellungen oder die Einreichung von Abstracts außerhalb wissenschaftlicher Konferenzen kaum zu finden sind, ist eine solche Lösung nicht ausgelegt. Worauf sollten Veranstaltende also achten, um der oben beschriebenen Multi-Software-Lösung inklusive manueller Dateneingabe aus dem Weg zu gehen?
1. Eine Lösung für den gesamten Online-Kongress
Zusammengestückelte wissenschaftliche Online-Kongresse aus einer Vielzahl von Anwendungen (eine Software für die Anmeldung, eine andere für die Beitragseinreichung, eine weitere für die Online-Meetings und noch eine für die Poster-Ausstellung) waren besonders im letzten Jahr eher die Regel als die Ausnahme.
Die von uns entwickelte Virtual Venue kann in Kombination mit unserer klassischen Konferenz-Software Converia alles davon abbilden: Für die Kongress-Registrierung legen Veranstaltende unterschiedliche Preisgruppen, Angebote und Rabatte fest und verkaufen Tickets. Weil die Personendaten automatisch in die Virtual Venue übertragen und immer in der aktuellsten Fassung zur Verfügung stehen, sind auch spätere Anmeldungen zum Online-Kongress noch problemlos möglich. Ein eigener Abgleich der Daten entfällt, da das alles automatisch im Hintergrund abläuft.
Ob jemand an der Konferenz teilnehmen darf, wird beim Login überprüft. Die Person erhält nach dem Einloggen Zugriff auf genau die Sessions, die sie gebucht hat. Die Login-Daten sind dieselben wie bei der Registrierung, verschiedene Accounts und Passwörter für einen einzigen Kongress sind also nicht nötig.
Wichtig für hybride Kongresse: Alle Teilnehmenden brauchen einen Zugang zur Online-Plattform. Hybrid muss nicht bedeuten, dass online und vor Ort dasselbe Programm abläuft, dennoch sollten Teilnehmende vor Ort auch Zugriff auf die digitalen Inhalte bekommen. Denken Sie zum Beispiel an einen hybriden Kongress, der den Vor-Ort-Fokus stark auf Networking legt, die Grundlage dafür aber die Vorträge sind, die sich alle im Vorfeld online ansehen. Betreut haben wir allerdings auch schon Veranstaltungen, bei denen die ersten Tage rein virtuell stattfanden und lediglich der letzte Tag aus Vor-Ort-Programmpunkten für eine begrenzte Personenzahl bestand.
Weiterhin organisieren Veranstaltende die Verwaltung der Beiträge direkt in Converia und ohne Extra-Software: Wissenschaftler*innen reichen ihre Abstracts über die Plattform ein und von dort aus wird die Bewertung durch Gutachter*innen vorgenommen und die Entscheidung durch das Programmkomitee verkündet.
Wenn Sie für Ihren digitalen oder hybriden Kongress kein Abstract Management benötigen, zahlen Sie für das Feature nicht, denn Converia ist modular aufgebaut und Sie nutzen nur die Funktionen, die auf Ihrem Kongress auch zum Einsatz kommen.
2. Einfache Erstellung des Programms
Je nach Kongress kann das Programm sehr lang werden – bei hybriden Veranstaltungen ist es teilweise noch länger, wenn sich die Programmpunkte je nach Art der Teilnahme stark unterscheiden. Converia hilft, den Überblick zu behalten. Die Software ist in der Lage, alle akzeptierten Abstracts automatisch in den Programmplan zu übernehmen, ohne dass Sie sie dort als Programmpunkt neu anlegen müssen.
Wenn Sie Referierende einladen, ist das ebenfalls mit Converia möglich. Oder Sie kennen die Speaker*innen und deren Vorträge schon, dann können diese ins System und damit ins Programm importiert werden.
Für den Online-Kongress wird der Programmplan automatisch in die virtuelle Konferenz-Plattform übernommen.
3. Austausch, Interaktion & bessere Poster-Sessions
Mit der Virtual Venue setzen Sie gleich eine ganze Reihe verschiedener Online- oder hybrider Kongressformate um:
- voraufgezeichnete Videos – ideal geeignet für Vortragsformate
- Livestreams – optimal, wenn die Teilnehmenden Fragen stellen oder sich anderweitig einbringen dürfen
- Breakout-Sessions für kleine Gruppen
- Diskussionen und weitere kollaborative Formate
Der Austausch mit anderen beginnt schon auf der Startseite des Online-Kongresses mit einem zentralen Chat, der allen Teilnehmenden offensteht. Persönliche Gespräche können als Text-, Audio- und Video-Chat geführt und andere Teilnehmende auf einem dieser Wege direkt kontaktiert werden.
Auch bei Poster-Sessions steht die Diskussion mit den Autor*innen im Vordergrund und Nachteile einer reinen Vor-Ort-Veranstaltung fallen weg. Etwa, dass alle zu einer festen Zeit eine ganze Stunde lang neben ihren Postern stehen und auf Fragen warten müssen. Im virtuellen Raum werden Fragen flexibel gestellt und Diskussionen finden per Chat statt. Wann Sie sich die Poster-Galerie ansehen, entscheiden die Teilnehmenden. Rund um die Uhr stehen die Poster bereit und können kommentiert sowie bewertet werden.
Asynchroner Austausch ist sogar nach dem offiziellen Ende des Kongresses noch möglich – auch dafür spricht, dass bei hybriden Konferenzen alle Personen Zugang zur Online-Plattform erhalten. Auf Wunsch archivieren wir die Inhalte, sodass diese nach dem letzten Kongresstag noch online verfügbar sind. Das hat den Vorteil, dass auch Personen, die später dazugekommen sind, noch ausreichend Zeit haben, sich mit den Inhalten des Online-Kongresses zu beschäftigen und niemand an feste Zeiten gebunden ist, um sich einen Vortrag anzusehen. Auch die Funktion, Fragen zu stellen, verschwindet damit nicht, sodass an Diskussionen angeknüpft werden kann, ohne dass die Teilnehmenden dafür auf eine andere Plattform ausweichen müssen.
Was wird aus Sponsoren bei akademischen Online-Kongressen?
Eine weitere Frage, die Veranstaltende umtreibt und die auch uns häufig erreicht, wenn Interessierte uns kontaktieren: Gibt es eine Methode, Sponsoren auf der Online-Plattform eines digitalen oder hybriden Kongresses besser einzubeziehen? Die Frage ist wichtig und hat ihre Berechtigung, weil ohne Sponsoren und Aussteller viele wissenschaftliche Veranstaltungen gar nicht denkbar sind. Wenn Sponsoren auch Teil Ihres Kongresses sind, zeigen wir Ihnen unsere Features für Aussteller gerne genauer. Für den Anfang liefert dieser Artikel ein paar Ansätze, wie Sponsoren bei Online-Kongressen sichtbarer werden.
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