Warum überhaupt einen Tagungsband herausgeben?
Abgesehen davon, dass dieser nützlich für alle Interessierten ist, die nicht live vor Ort sein können, kann er auch für alle Anwesenden eine große Hilfe sein. Denn oft reicht es gar nicht aus, einen Konferenzvortrag gehört zu haben. Mal angenommen, die Mehrzahl der wissenschaftlichen Arbeiten, die bei einer Konferenz präsentiert wird, erscheint nie in publizierter Form. Das bedeutet, dass sich später niemand darauf beziehen kann, denn die eigenen Notizen zum Vortrag eignen sich kaum als Quelle im Literaturverzeichnis. Ob nun das Ergebnis einer Untersuchung von anderen bestätigt oder sogar widerlegt wird – möglich ist das nur, wenn es vorher veröffentlicht wurde.
Und je öfter sich andere auf die eigene Arbeit beziehen, desto wichtiger wird diese und desto mehr Forschern der Name des Autors ein Begriff sein. Gerade für Referenten, die noch nicht auf eine endlose Liste eigener Publikationen zurückblicken können, sind Tagungsbände perfekt, um die Aufmerksamkeit der Kollegen auf sich zu lenken.
Nicht zuletzt lässt sich damit auch der eigene Hirschfaktor erhöhen, also die Zahl, mit der sich das Ansehen eines Wissenschaftlers und das Interesse an dessen Veröffentlichungen angeben lassen. Ein Hirschfaktor von sieben bedeutet etwa, dass sieben eigene Publikationen schon mindestens siebenmal zitiert wurden. Bei Bewerbungen an Hochschulen oder beim Stellen eines Förderantrags ist der Wert oft sogar ein entscheidendes Kriterium, weshalb wohl kaum jemand etwas dagegen haben dürfte, wenn der eigene Beitrag Teil der Proceedings werden soll.
Was aber, wenn die Konferenzbeiträge alle schon in Sammelbänden oder Fachzeitschriften erschienen sind? In den meisten Fachbereichen dürfte das nicht zutreffen. Das liegt daran, dass sich gerade bei Zeitschriften die Begutachtung der Beiträge oft länger hinzieht, die Autoren in der Zwischenzeit aber nicht untätig gewesen sind und auf der Basis der Ergebnisse weitergeforscht haben. Im Konferenzband findet sich dann gar nicht mal so selten eine Version des Papers, die ein paar neue Erkenntnisse beinhaltet.
Planen mit einer Konferenz-Management-Software
Soll es einen Tagungsband geben, muss im Vorfeld umfangreich geplant werden. Die Autoren gleich von Anfang an einzubeziehen lohnt sich dabei ganz besonders. Informieren Sie diese vor dem Einreichen der Beiträge schon über alle wichtigen formalen Anforderungen. Am besten geht das über die Konferenz-Website, auf der Sie außerdem auf die geplanten Proceedings hinweisen. Erfolgt das Einreichen per Mail, halten sich leider nicht immer alle an die Vorgaben. Wenn Sie die Autoren dann jeweils noch einmal gesondert darauf aufmerksam machen müssen, verlieren Sie wertvolle Zeit. Nutzen Sie dagegen eine Konferenz-Management-Software, bedeutet das weniger Aufwand für Sie, denn dann sind die Vorgaben klar. Sie legen beispielsweise fest, wie lang ein Beitrag maximal sein darf und wie dieser übermittelt wird. So kann ein Autor ein Abstract oder vollständiges Paper entweder als einfachen Text über ein Formular eingeben oder einen Text mit Grafiken, Formeln und Tabellen in einem festgelegten Dateiformat hochladen. Oder aber es gibt eine Kombination aus beidem, bei der ein Formular für das Abstract und die Upload-Funktion für den vollständigen Beitrag verwendet wird.
Alle Beiträge, die mit Hilfe der Software eingereicht wurden, sind dann im System vorhanden, was sich im Hinblick auf den Peer Review-Prozess als günstig erweist. Die Bewertung der Paper kann anschließend über dieselbe Plattform und ohne Chaos in Mail-Postfächern erfolgen. Sobald die Entscheidung darüber gefallen ist, wer bei der Konferenz präsentieren darf, kann es ans Zusammenfassen der Beiträge für den Tagungsband gehen. Nur weil diese sich alle im System befinden, heißt das allerdings nicht, dass auch die vom Programmkomitee abgelehnten nun Teil der Publikation werden müssen. Die Software hat also bestenfalls eine Funktion, mit der sich nur die akzeptierten Paper auswählen lassen.
Diese werden im nächsten Schritt exportiert. Dabei sollte es Ihnen freistehen, in welcher Reihenfolge der Export erfolgt, je nachdem, ob sie die Daten zum Beispiel nach Themen oder nach Autorennamen geordnet haben wollen. Über das Dateiformat sollten Sie auch hier wieder selbst entscheiden dürfen.
Anschließend können die exportierten Paper formatiert und zum fertigen Konferenzband weiterverarbeitet werden, sodass dieser am Ende neben den Beiträgen mit einem Inhaltsverzeichnis, einem Titelblatt oder einem Index ausgestattet ist.
Die Veröffentlichung
Die Veröffentlichung der Proceedings wird üblicherweise über einen Verlag organisiert. Einige Hochschulen publizieren ihre Tagungsbände etwa über den eigenen Universitätsverlag. Alternativ kann natürlich auch ein externer Verlag beauftragt werden. Dass die Zusammenarbeit mit einem Wissenschaftsverlag mittlerweile jedoch nicht mehr ganz so leicht ist wie noch vor einigen Jahren und durchaus einiges an Ärger mit sich bringen kann, musste Prof. Dr. Lorenz M. Hilty feststellen.
Damit auch Proceedings, die im Selbstverlag herausgegeben werden sollen, zitierfähig werden, ist das Beantragen einer ISBN bei der Agentur für Buchmarktstandards notwendig. Bei der Zusammenarbeit mit einem Verlag muss sich der Veranstalter nicht selbst darum kümmern.
Wenn aus digital verfügbaren Tagungsbänden zitiert wird, wird als Quelle normalerweise die URL angegeben. Diese liefert einen Hinweis auf den Ort, an dem die Proceedings aktuell zu finden sind, führt aber vielleicht schon in einem halben Jahr ins Leere. Die Lösung hierfür sind so genannten Persistent Identifiers wie etwa URNs (uniform resource names), die von der Deutschen Nationalbibliothek vergeben werden. Der Tagungsband erhält damit einen eindeutigen Namen, der genau wie die ISBN dazu dient, den Band genau zu identifizieren und zwar unabhängig davon, auf welchem Server das Dokument gespeichert ist. Mit Hilfe eines URN-Resolving-Dienstes wird der URN dann in eine URL übersetzt, die ganz normal im Browser aufgerufen werden kann. Zitiert jemand aus den Proceedings, werden dann URL und URN der Quelle angegeben – der digitale Konferenzband ist also zitierfähig.
Mit Hilfe von Converia lassen sich Eingabe und Import von URNs einfach vornehmen, die anschließend automatisch auf die einzelnen Beiträge verteilt werden können.
Wann veröffentlichen?
Die kompletten Proceedings schon eine Weile vor der Konferenz zu veröffentlichen dürfte für Veranstalter zumindest riskant sein. Ergeben sich bis zur Veranstaltung noch Änderungen im Programm, können diese nicht mehr berücksichtigt werden. Müssen etwa fest eingeplante Referenten ihre Teilnahme absagen, enthält der Tagungsband Beiträge, die bei der Konferenz gar nicht präsentiert wurden. Das bedeutet zusätzliche Arbeit für die Herausgeber, die sich dann kurzfristig darum kümmern müssen, den Beitrag wieder zu entfernen.
Mit der Veröffentlichung nach Ende der Konferenz noch einige Monate zu warten, ist andererseits auch keine ideale Lösung. Ein so spätes Erscheinen kann dazu führen, dass einige der Erkenntnisse schon wieder überholt oder zumindest nicht mehr auf dem aktuellsten Stand der Forschung sind.
Die beste Lösung wäre deshalb der Mittelweg, also eine Veröffentlichung zu Beginn der Konferenz oder kurz nach deren Ende.
Im Vorfeld der Konferenz wird manchmal ein Abstractband veröffentlicht, der den Teilnehmern dabei hilft, gezielt die Präsentationen auszuwählen, deren Inhalte sie am meisten interessieren und der ebenfalls mit Hilfe einer Software erstellt werden kann.
Wie veröffentlichen?
Erscheinen die Proceedings in elektronischer Form, kann der Veranstalter flexibler agieren, was den Veröffentlichungszeitpunkt anbelangt, weil keine Druckphase eingeplant werden muss. Viele Veranstalter beschränken sich daher auf eine Publikation als PDF und machen den Teilnehmern den Tagungsband online über die Konferenz-Website zugänglich.
Bei gedruckten Proceedings sieht das etwas anders aus. Die Produktionskosten erfordern hier eine genaue Planung, weshalb Sie wissen sollten, wie viele Exemplare überhaupt benötigt werden. Die Antwort können die Besucher schon im Vorfeld geben, indem sie bei der Registrierung die Option für den Tagungsband auswählen.
Vor Ort wird dieser dann entweder direkt beim Check-In ausgehändigt oder die Teilnehmer finden einen Hinweis darauf, wo sie den Band erhalten.