Seit 2020 finden Konferenzen vermehrt digital statt und ein Ende ist nicht abzusehen. Das liegt einerseits daran, dass die Pandemie Konferenzen und Tagungen noch immer fest im Griff hat, andererseits entdeckten viele Veranstaltende und Teilnehmende gleichermaßen die Vorzüge einer virtuellen Konferenzplattform. Keine weiten, C02-intensiven Reisewege, zeitunabhängiger Zugriff auf das Inhaltsarchiv und einfacheres internationales Vernetzen, das nicht durch räumliche Kapazitäten begrenzt wird – immer wieder werden vor allem diese Punkte als die großen Vorteile der Tagungs-Digitalisierung genannt.
Nur kommen all diese Aspekte erst so richtig zum Tragen, wenn die Konferenz bereits im Gange ist. Davor besteht die größte und schwierigste Aufgabe darin, die Veranstaltung zu organisieren. Wie wird so eine digitale Konferenz eigentlich geplant? Worauf ist bei der Wahl einer digitalen Konferenzplattform zu achten? Das bis dahin etablierte Vorgehen können Veranstaltende so nicht mehr anwenden, denn zusätzlich zur Registrierung läuft nun die ganze Konferenz online ab. Darüber hinaus verfolgen digitale Konferenzen sehr unterschiedliche Ansätze, denen verschiedene Software-Lösungen mehr oder weniger gut gerecht werden.
Zwar versprechen sämtliche Anwendungen das bestmögliche digitale Konferenz-Erlebnis, nur liegen am Ende manchmal Welten zwischen dem, was Veranstaltende anfangs im Sinn hatten, und was die Konferenz-Software am Ende tatsächlich leisten konnte.
Das ist besonders schade, zumal ein solch negatives Erlebnis die Wahrnehmung digitaler Konferenzen als Ganzes langfristig beeinträchtigen kann. Klar, wer einmal schlechte Erfahrungen mit virtuellen Veranstaltungen machen musste, wird künftig vielleicht lieber ganz darauf verzichten.
Kern des Problems ist neben dem fehlenden Überblick vor allem, dass bestimmte Punkte im Rahmen der Planung erst mal zweitrangig bleiben – eine ausführliche persönliche Beratung zum Beispiel. Viel wichtiger erscheint auf den ersten Blick, dass die Konferenz in wenigen Minuten aufgesetzt ist und es danach schon losgehen kann. Solche Versprechen erwecken schnell den Eindruck, dass eine Vorab-Lagebesprechungen überflüssig ist, was sich gar nicht so selten als schwerwiegender Fehler herausstellt.
Mit dem Buyer’s Guide die perfekte digitale Konferenzplattform finden
Wir möchten dazu beitragen, das zu verändern. Zu diesem Zweck haben wir eine Auswahl der wichtigsten Kriterien zusammengestellt, die Veranstaltende bei der Suche nach der besten digitalen Konferenz-Plattform unterstützt.
Wie Sie den Buyer’s Guide erfolgreich verwenden
Der Guide beleuchtet verschiedene Aspekte einer digitalen Konferenz aus der Praxis-Perspektive. Wir beschränken uns dabei auf die wichtigsten Punkte und geben Empfehlungen, worauf Veranstaltende immer achten sollten.
Wo liegen die Vorteile einer Konferenzplattform? Woran erkennen Veranstaltende einen guten Software-Anbieter? Über welche Funktionen muss eine solche Konferenzplattform verfügen? Wie ist das mit dem Datenschutz? Und wie unterscheiden Veranstaltende seriöse und unseriöse Software-Anbieter anhand der Kostenaufstellung?
Das Highlight: Die Checkliste (Download)
An den Buyer’s Guide schließt sich die Checkliste zum kostenfreien Download an, die nach Kategorien geordnet Punkt für Punkt auflistet, an was Veranstaltende denken sollten, wenn es an die Auswahl einer digitalen Konferenzplattform geht.
Das ist allerdings noch nicht alles, denn die Checkliste ist interaktiv. Das bedeutet, dass Sie diese selbst mitgestalten, sodass Sie am Ende ein Dokument haben, dass nur die für Sie wichtigen Software-Funktionen enthält.
Das Erstellen funktioniert so:
- Wir stellen keine fertige Vorlage bereit, denn nicht alle digitalen Konferenzen haben exakt die gleichen Anforderungen.
- Die wichtigsten Punkte haben wir deshalb in die Liste eingetragen und standardmäßig mit einem Haken versehen.
- Bei den Punkten, die für Ihre geplante Konferenz nicht relevant sind, entfernen Sie per Klick den Haken. Somit taucht der Punkt später auf der fertigen Liste nicht auf.
- Ihnen fallen noch mehr Dinge ein, die bei der Wahl einer virtuellen Konferenzplattform wichtig sind? Ergänzen Sie diese am Ende unter „Meine Zusatzpunkte“. Fügen Sie so viele hinzu, wie Sie möchten.
- Sobald Sie fertig sind, erstellen Sie sich Ihre PDF-Datei mit Klick auf den entsprechenden Button.
- Es öffnet sich ein Fenster, von wo aus Sie die Checkliste entweder abspeichern oder sofort ausdrucken.
- Nun ist die Liste einsatzbereit und hilft Ihnen, die passende Konferenzplattform für Ihre digitale Veranstaltung anhand der benötigten Funktionen zu finden.
Versuchen Sie es doch gleich mal und legen Sie sich Ihre eigene Checkliste an.
Benötigen Sie Hilfe oder haben Sie Anmerkungen? Wir helfen gern im persönlichen Gespräch weiter.
Quelle Beitragsbild: Free Mockup Zone