Wie Sie die Daten aus Ihrer Konferenz-Management-Software in anderen Systemen nutzen

Warum die softwareübergreifende Datennutzung per API so wichtig ist

Ist eine Konferenz-Software wirklich eine gute Investition? Wenn sich damit die Arbeit, die an einer Stelle scheinbar eingespart wird, in Wirklichkeit nur ein paar Schritte nach hinten verlagert, ist das keine echte Hilfe. Ihre Veranstaltungen verwalten Sie zwar problemlos, nur eben leider nicht über die Grenzen des Systems hinaus. Sobald die Informationen noch an anderer Stelle gebraucht werden, ist für gewöhnlich Schluss.

Lock-in-Effekt und kein Entkommen

Komplett auf einen einzigen Anbieter angewiesen sein möchten die wenigsten. Mit dem Kauf einer Software entsteht immer eine gewisse Abhängigkeit. Entschließt man sich dazu, die eigenen Veranstaltungen künftig per Software zu verwalten, will das gut überlegt sein. Ist einmal Geld in ein System investiert, alles eingerichtet und jeder damit vertraut gemacht worden, sollten sich nicht plötzlich große Schwächen offenbaren. Zurückrudern ist dann nicht mehr so leicht möglich. Das typische Lock-in-Szenario – ein Wechsel zu einer anderen Software wäre in jeder Hinsicht zu teuer und zu aufwendig.

Eines dieser Probleme ist oft die softwareübergreifende Nutzung der Daten, die noch immer nicht zum Angebotsspektrum vieler Anbieter gehört. Was also tun? Entweder müssten Sie den schweren Weg gehen und alles selbst abschreiben oder sich durch zeilenweises Kopieren und Einfügen behelfen. Beides hält auf und ist mit viel Mühe verbunden. Und immer entstehen mehrere Datensätze, die dieselben Informationen beinhalten und die inkonsistent werden, sobald einer aktualisiert wird. Änderungen müssen stets an allen Stellen vorgenommen werden, sonst widersprechen sich die Informationen. Also doch wieder alles zurück auf Anfang? Verglichen damit war an Excel und selbstgebastelten Anmeldeformularen vielleicht doch nicht alles schlecht.

Bindeglied zwischen Systemen

Ein generelles Problem softwaregestützter Konferenzverwaltung ist das nicht. Vielmehr ist die Ursache beim Anbieter der Software zu suchen. Manche Anbieter sind leider vordergründig daran interessiert, den Kunden möglichst schnell ein Komplettpaket zu verkaufen, ohne sich überhaupt nach deren Bedürfnissen zu erkundigen. Erst viel später wird dann bei einer Nachfrage darauf hingewiesen, dass es technisch nicht möglich ist, die Daten außerhalb der Software zu nutzen. Das ist den Kunden gegenüber nicht fair.

Für sich betrachtet ist die Problematik eigentlich ganz simpel: Jede Software, mit der Sie arbeiten, ist ein in sich abgeschlossenes System, das bestenfalls genau das tut, was Sie möchten. Eine Verbindung nach außen ist dafür standardmäßig erst mal nicht wichtig. Das Programm erfüllt also nur seine Aufgaben und interessiert sich währenddessen nicht dafür, ob die Daten, mit denen es arbeitet, später noch anderswo gebraucht werden.

Unmöglich ist das Teilen von Informationen deshalb aber nicht und die Lösung liegt nahe: Man müsste eine Brücke zwischen den Programmen bauen – auch ganz simpel.

Und weil das so einfach ist, kann ein solches Bindeglied in Form einer Programmierschnittstelle eingesetzt werden, der so genannten API (application programming interface). Die API öffnet sozusagen Türen und sorgt dafür, dass einzelne Module eines Programms, die für eine ganz bestimmte Aufgabe zuständig sind, Daten mit Modulen eines anderen Programms austauschen können. In der API ist beispielsweise festgelegt, welche Daten übergeben werden und in welchem Format das geschieht. Um sich das besser vorstellen zu können, denken Sie etwa an Google Maps. Wenn Sie auf Ihrer Website einen Kartenausschnitt einbinden, um Besuchern den Weg zu Ihnen zu weisen, geht das mit Hilfe einer Google Maps-API, die Ihre Website mit Google Maps verbindet. Diensten wie AIS Marine Traffic oder planefinder helfen APIs, um den weltweiten Schiffs- bzw. Flugverkehr in Echtzeit auf Google Maps-Karten darzustellen. Niemand muss also erst eigenes Kartenmaterial entwerfen, sondern greift einfach auf das vorhandene zurück. APIs leisten demnach eine ganze Menge, um Anwendungen extrem flexibel zu gestalten.

Wie unterstützt eine API Ihre Konferenz-Vorbereitung?

Die Möglichkeiten, die sich durch die Nutzung einer API für Ihre Veranstaltung ergeben, sind nahezu grenzenlos. Die Daten Ihrer Veranstaltung stellen wir Ihnen über die Converia-API zur Verfügung. Dann dürfen Sie entscheiden, was Sie damit anstellen möchten. Ein wenig Inspiration gefällig?

Das jüngste Beispiel für den Einsatz unserer API ist gleichzeitig auch eines der kreativsten. Die Konferenz und weltgrößte Fachmesse für Digitalwirtschaft dmexco, die einmal im Jahr in Köln stattfindet und 2017 mehr als 40.000 Teilnehmer verzeichnen konnte, bietet ihren Besuchern eine dmexco-App an. Diese enthält neben dem Programmplan umfangreiche Infos zu einzelnen Programmpunkten, Speakern, Ausstellern sowie einen Hallenplan. Im Gegensatz zu Converia – für uns war dieses Jahr dmexco-Premiere – begleitet die App die Veranstaltung schon seit mehreren Jahren. Die Herausforderung bestand nun also darin, die App mit Daten aus Converia zu befüllen. Die perfekte Aufgabe für die API, die dafür sorgte, dass die App-Nutzer alle Informationen zu den dmexco-Referenten mobil abrufen konnten. Die Daten werden dazu direkt aus dem Converia Speaker-Portal übernommen. So lässt sich neue Software ohne Probleme einsetzen, ohne dass die bestehende Infrastruktur komplett neu gedacht oder ganz aufgegeben werden muss.

Begeistern dürfte eine API visualisierungsfreudige Veranstalter genauso wie all jene, die gerne Statistiken bauen oder am liebsten mit Zahlen arbeiten. Nutzen Sie die Daten aus Converia, um damit individuell gestaltete Berichte zu kreieren. Stellen Sie dar, an welchen Tagen besonders viele Abstracts eingereicht wurden, wann die meisten Teilnehmeranmeldungen zu verzeichnen waren oder welche Zahlungsmethoden die Teilnehmer bei der Registrierung genutzt haben. Wer eine Software zur Datenvisualisierung nutzt, kann das Ganze darüber hinaus sogar noch in ein anspruchsvolles Design verpacken – umso besser. Das sieht nicht nur schön aus, sondern hilft Ihnen auch, alle Daten an einer Stelle zu bündeln und Strategien zur Vermarktung künftiger Veranstaltungen daraus abzuleiten.

Weniger visuell, dafür mindestens genauso praktisch ist die Verbindung von Converia mit dem CRM-System unserer Kunden. Der Vorteil liegt darin, dass somit Teilnehmerdaten aus den bereits bestehenden Kontakten übernommen werden können. Umgekehrt klappt das dann ebenso, wenn die Daten neuer Teilnehmer gleich in die zentrale Adressdatenbank des CRM-Systems aufgenommen werden können.

Nie mehr ohne API

Wer einmal in den Genuss der Vorzüge einer API gekommen ist, möchte die Vorteile der Schnittstelle sicher nicht mehr missen. Der Punkt gehört also bei der Auswahl einer geeigneten Konferenz-Software unbedingt auf die Must-Have-Liste. Insbesondere, wenn Sie noch weitere Anwendungen nutzen, um Ihre Daten zu verwalten, steht Ihnen dank API die gesamte Bandbreite an Möglichkeiten offen.

Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie noch mehr über das Thema oder unsere bisherigen Projekte erfahren möchten.

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