Wie lässt sich die Teilnehmerzahl bei Konferenzen erhöhen?

1. Gezielt ansprechen

Wenn niemand von der Konferenz weiß, werden Sie vergeblich auf Anmeldungen warten.
Stellen Sie also sicher, dass möglichst viele Interessenten davon erfahren. Am schnellsten erreichen Sie diese natürlich mit Hilfe von Facebook, Twitter und Co., allerdings sind soziale Netzwerke nicht immer gleich gut zur Ansprache geeignet. Überlegen Sie deshalb schon vorher, wo Ihre Zielgruppe zu finden ist anstatt alle möglichen Kanäle auf einmal bedienen zu wollen.
Viel hilft in dem Fall nämlich nicht viel, sondern führt meist nur zu hohen Streuverlusten anstatt sich positiv auf die Zahl der Anmeldungen auszuwirken.
Sollten Sie unabhängig von der Konferenz bereits Accounts in diversen sozialen Netzwerken besitzen, spricht selbstverständlich nichts dagegen, diese zum Bewerben der Veranstaltung einzusetzen.
Verlassen Sie sich bei der Suche nach potentiellen Teilnehmern aber nicht nur auf Online-Kanäle.
Oft erweist es sich als sehr hilfreich, Anzeigen in Fachzeitschriften zu schalten.
Vergessen Sie darüber hinaus nicht, Werbematerialien zu gestalten oder beauftragen Sie einen externen Dienstleister mit Gestaltung und Druck der Poster und Flyer.
Stellen Sie eine Liste mit Fachgesellschaften und Fachgebieten an Hochschulen zusammen, für die Ihre Veranstaltung interessant sein könnte. Bitten Sie die jeweiligen Ansprechpartner, Ihre Poster auszuhängen sowie die Flyer auszulegen.

2. Kostenlos werben

Gute Werbung muss nicht teuer sein. Wenn sie dabei geschickt vorgehen, werben Sie sogar größtenteils umsonst.
Anstatt nur kostenpflichtige Anzeigen bei anderen zu schalten, sollten Sie vor allem auf die Werbeflächen zurückgreifen, die Ihnen bereits gehören.
Zuallererst wäre da natürlich Ihre Website zu nennen, auf der ein Hinweis zusammen mit einem Link zur Anmeldung erscheinen kann. Beides lässt sich auch gut für Ihre E-Mail-Signatur verwenden, um die Empfänger Ihrer Nachrichten auf die Veranstaltung einzustimmen.
Sie verfügen bereits über einen Newsletter-Verteiler? Dann sollten Sie dessen Potential im Hinblick auf Ihre Veranstaltung nicht ungenutzt lassen und rechtzeitig über das anstehende Ereignis informieren.
Ebenso lohnenswert ist eine Pressemitteilung, die Sie auf Ihrer Website veröffentlichen und an Medienvertreter sowie Betreiber anderer Websites oder Blogs mit thematischem Bezug zur Veranstaltung weiterleiten können.
Auch Ihre Social Media-Accounts sind nicht nur für regelmäßige Updates gut: Die Headerbilder bei Twitter, Google+ und Facebook bieten reichlich Platz für die Eckdaten der Veranstaltung.
Wenn Sie Twitter nutzen, vergessen Sie nicht, ein offizielles Hashtag für die Konferenz festzulegen. Das ist deshalb wichtig, damit Sie schnell überblicken können, wer sich über Ihre Veranstaltung unterhält.
Sind Sie und Ihre Kollegen mit eigenen Profilen bei LinkedIn oder Facebook vertreten? Dann schadet es nicht, diese zu bitten, auch dort auf die Konferenz zu verweisen.

3. Multiplikatoren nutzen

Befolgen Sie den letzten Ratschlag unter Punkt 2, sind Sie und Ihre Kollegen genau das: Multiplikatoren, die andere fernab der offiziellen Kanäle auf die Veranstaltung aufmerksam machen. Über die eigenen Präsenzen erreicht man häufig nicht alle. Allerdings dürfen Sie sich sicher sein, dass es irgendwo noch andere gibt, die Interesse an Ihrer Konferenz haben und sich sogar anmelden würden – wenn sie denn rechtzeitig davon gehört hätten.
Damit das vor Ende des Anmeldezeitraums klappt, sollten Sie sich Unterstützung beim Bewerben der Veranstaltung holen.
Setzen Sie dabei insbesondere auf Ihre Referenten, denn unter diesen gibt es normalerweise niemanden, der am liebsten vor leeren Reihen spricht. Beziehen Sie auch Personen ein, die sich etwa durch ihr Blog ein großes Netzwerk geschaffen haben und deren Interessensgebiet zum Schwerpunkt Ihrer Veranstaltung passt. Je besser diese vernetzt sind, desto mehr Leute werden von Ihrer Konferenz erfahren.
Für die Hilfe beim Verbreiten der Nachricht können Sie sich anschließend beispielsweise in Form von Gutscheinen für Ihre Veranstaltung bedanken.

4. Early Bird-Tarife und Preisgruppen definieren

Über Rabatte freuen sich nicht nur Multiplikatoren.
Wie wir in unserer Studie zu Early Bird-Tarifen herausgefunden haben, werden Vergünstigungen auch gerne von allen anderen Teilnehmern in Anspruch genommen. Wenn Sie eine Early Bird-Option anbieten, können Sie in der Regel damit rechnen, dass ein Großteil der Anmeldungen kurz vor Ende der Deadline bei Ihnen eintreffen wird. Also kein Grund zur Sorge, wenn die Deadline noch bevorsteht und die Teilnehmerzahl bislang überschaubar geblieben ist.

Noch mehr Teilnehmer gewinnen Sie durch ein breites Angebot an Tickets. Statt dadurch aber vor die Qual der Wahl gestellt zu werden, entscheiden sich die Teilnehmer vielmehr ganz bewusst für die Option, die ihnen am ehesten zusagt.
Bei mehrtägigen Veranstaltungen gibt es meist einige Personen, die nur an einem Tag vor Ort sind. Wenn diese nun bei der Anmeldung feststellen müssen, dass es keine Tagestickets gibt, werden sie den Anmeldevorgang vermutlich abbrechen, weil sie nicht bereit sind, den Gesamtpreis für alle Konferenztage zu zahlen.
Sehen Sie zudem davon ab, den Teilnehmern ein Pflichtprogramm zu verordnen. Einzelne Punkte des Rahmenprogramms sollten daher lieber optional gebucht werden können.

Gestalten Sie die Preise der Karten abhängig von der Personengruppe. Veranschlagen Sie etwa für Studierende, Auszubildende und Mitglieder Ihrer Fachgesellschaft einen etwas niedrigeren Preis.
Achten Sie hierbei allerdings schon im Vorfeld darauf, dass Ihre Software für die Teilnehmeranmeldung die verschiedenen Preisgruppen und Tickets abbilden kann.

5. Nicht nur die Veranstaltung promoten

Überlegen Sie mal: Womit könnte man Sie – abgesehen von den Inhalten – überzeugen, an einer Konferenz teilzunehmen?
Wäre der Veranstaltungsort vielleicht ein Grund?
Wenn es sich dabei um eine Stadt handelt, in der Sie schon lange (wieder) einmal ein paar Tage verbringen wollten, würde Ihnen die Konferenz die Gelegenheit bieten, das Angenehme mit dem Nützlichen zu verbinden.

Und selbst wenn die Stadt auf den ersten Blick nichts Aufregendes zu bieten hat, sollte sich doch bei genauerem Hinsehen etwas finden lassen, das Sie bewerben könnten. Vielleicht findet dort zeitgleich eine interessante Ausstellung statt, für die Sie außerdem noch Rabatte aushandeln können. Dann gäbe es gleich noch einen Grund mehr, der für die Anmeldung spricht.

Oder Sie haben ein Rahmenprogramm zusammengestellt, das sich nicht zu verstecken braucht.
Betonen Sie alle Vorzüge Ihrer Veranstaltung, denn Kreativsein zahlt sich hier aus.

6. Bonustipp für Organisatoren von Veranstaltungsreihen

Nach der Konferenz ist vor der Konferenz.
Findet Ihre Veranstaltung nicht zum letzten Mal statt, sollten auch Ihre Teilnehmer nicht zum letzten Mal dabei gewesen sein.
Nutzen Sie deshalb die Abschlussveranstaltung für einen kleinen Ausblick: Wann und wo geht es weiter? Was können Sie jetzt schon verraten, um den Anwesenden einen Vorgeschmack zu bieten?
Vor ihnen sind diejenigen versammelt, die schon mindestens einmal ein Ticket gekauft haben. Überzeugen Sie diese davon, dass es sich lohnt, zum Wiederholungstäter zu werden.
Um die Teilnehmer für Ihre Anwesenheit zu belohnen, können Sie außerdem einen Spezial-Rabatt für alle ankündigen, die sich auch beim nächsten Mal wieder registrieren.