Die 6 größten Schwächen virtueller Konferenzen und wie Sie sie vermeiden können

Wir haben selbst zahlreiche Lösungen kennengelernt und sprechen täglich mit Kunden und Interessenten über ihre Erfahrungen und Erwartungen. Mit unserer Converia Virtual Venue entwickeln wir ein System, das genau diese Lücken schließen soll. An dieser Stelle möchten wir kurz beleuchten, welche ungünstigen Entwicklungen wir in den letzten drei Monaten beobachten konnten und welche alternativen Ansätze wir Veranstaltern für ein besseres Teilnehmererlebnis empfehlen.

1. Für jeden Teilaspekt der virtuellen Konferenz ein anderes Tool einsetzen

Ein gutes Konferenzerlebnis besteht auch virtuell aus vielen Teilaspekten: Vorträge, Frage-und-Antwort-Runden zwischen Teilnehmenden und Präsentierenden, Posterausstellungen, Sponsorenpräsentation, Networking und Pausenunterhaltung sind nur einige der Dinge, die eine Konferenz – auch virtuell – zu einem runden Erlebnis machen. Viele unserer Kunden haben uns berichtet, dass sie in den vergangenen Wochen von Veranstaltern virtueller Kongresse für jeden dieser Teilbereiche zu einem anderen Tool geschickt wurden: Die Teilnehmerregistrierung wurde in einem dafür geeigneten Werkzeug gesammelt, Vortragssitzungen wurden mit einer Webinar-Software wie Zoom, Webex oder GoToWebinar abgehalten, Kaffeepausen per Slack-Chat, Twitter oder Facebook organisiert, Poster-Sessions fanden bei der gleichen Veranstaltung dann auf Instagram statt.

Während die Veranstalter der ersten virtuellen Konferenzen in Folge des Pandemie-Lockdowns für diese kreativen Ansätze zu loben sind, kann das dauerhaft nicht mehr als eine Notlösung sein. Das einhellige Feedback der Teilnehmer solcher Veranstaltungen an uns war, dass diese über eine Stunde „Reinschnuppern“ hinaus für sie nicht interessant waren. Das Teilnehmererlebnis hat unter dem hohen Improvisationsgrad deutlich gelitten.

Nutzen Sie daher für Ihre virtuelle Veranstaltung eine Lösung, die möglichst alle Aspekte in einer Plattform vereint. Damit beseitigen Sie unnötige Sollbruchstellen. Denn Befragungen mehrerer hundert Teilnehmer und Veranstalter der verschiedensten Formate haben uns gezeigt: Technische Stabilität und reibungsfreie Abläufe haben für beide Seiten höchste Priorität. Integrieren Sie alles in eine Lösung, haben Sie dafür bereits eine wichtige Voraussetzung geschaffen.

2. Das Programm einer Vor-Ort-Konferenz 1:1 virtuell umsetzen

Wenn wenig Zeit für tiefergehende Überlegungen bleibt, ist es der naheliegendste Ansatz: Ich verändere an meinem Veranstaltungsprogramm so wenig wie möglich und versuche es möglichst exakt digital umzusetzen. Das Programm soll unverändert ablaufen, nur eben nicht mehr vor Ort, sondern mit digitalen Mitteln im virtuellen Raum. Nimmt man sich allerdings Zeit für tiefergehende Überlegungen, zeigt sich bald, dass das nicht sinnvoll ist. 

In folgenden Punkten unterscheiden sich virtuelle Konferenzen grundlegend von Vor-Ort-Veranstaltungen. Passen Sie Ihr virtuelles Kongressprogramm möglichst gut darauf an, um Ihren Teilnehmern die bestmögliche virtuelle Konferenzerfahrung zu bieten:

  • Teilnehmer ermüden schneller vor dem Rechner als in Vor-Ort-Vorträgen. Ein Acht-Stunden-Tag ist bei Konferenzen die Regel, in Online-Meetings jedoch für die meisten Teilnehmenden eine Zumutung. Überlegen Sie daher, ob Sie Ihr virtuelles Programm entzerren können. Statt weniger kompakter, da gut gefüllter Konferenztage sollten Sie Ihr Programm mit mehr Tagen, die deutlich weniger Programmpunkte enthalten, gestalten, die Teilnehmer auch zeitverzögert wahrnehmen können.
  • Die Aufmerksamkeitsspanne ist virtuell deutlich kürzer als bei Vor-Ort-Veranstaltungen. Während es im echten Vortragssaal unhöflich wäre, nebenbei noch schnell zu telefonieren oder alle paar Minuten vom Platz aufzuspringen, um nachzusehen, ob eine andere Sitzung nicht doch viel spannender wäre, bietet ein konventioneller Vor-Ort-Vortrag oft wenig ablenkende Beschäftigungsalternativen. Am eigenen Arbeitsplatz jedoch lauern deutlich mehr potenzielle Ablenkungen: Niemand fühlt sich gestört, wenn während eines nur mäßig spannenden Vortrags noch ein Gespräch mit Familienmitgliedern oder Kollegen geführt wird, man seine E-Mail-Korrespondenz zwischendurch auf dem Laufenden hält, oder sich doch mal eben schnell in eine andere Sitzung hineinklickt. Planen Sie Ihre Programmpunkte in kleineren Häppchen, die die „Aufmerksamkeitsmuskeln“ weniger strapazieren und sorgen Sie gezielt für eine Vortragsdramaturgie, die Interesse am Dranbleiben weckt.
  • Bei internationalen virtuellen Veranstaltungen sitzen Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen. Die 11-Uhr-Live-Keynote in Berlin kollidiert in Tokyo möglicherweise mit dem Familienabendessen um 18 Uhr und sorgt in San Francisco für eine extrem kurze Nacht, wenn man um zwei Uhr morgens vor dem Rechner sitzen muss, um sich an der europäischen Konferenz zu beteiligen. Überlegen Sie daher gerade bei internationalen Veranstaltungen, ob jeder Programmpunkt live stattfinden muss, oder ob Vorträge nicht auch zeitverzögert wahrgenommen werden können. Interaktion, die vor Ort live stattgefunden hätte – wie etwa Q&A-Sessions – könnten auch über ein bis zwei Tage gestreckt werden. Daraus ergibt sich noch ein weiterer Vorteil: Die Teilnehmer haben mehr Zeit, um sich einzubringen. Manche guten Fragen ergeben sich erst, wenn man ein wenig Zeit hatte, um über den Inhalt nachzudenken. Ist alles live, gibt es danach oft keinen Platz mehr zum Diskutieren, weil alle schon weitergezogen sind. In unserer Converia Virtual Venue zum Beispiel bieten wir für auch für diese Situationen passende Lösungsansätze.
  • In unserer Befragung hunderter Teilnehmer haben wir gelernt, dass diese die größten Vorteile virtueller Konferenzen darin sehen, dass Reisekosten und -zeiten entfallen, die Zeit besser frei eingeteilt werden kann. Dadurch, dass geringere Fehlzeiten an der Arbeitsstelle zu erwarten sind, hoffen Teilnehmer virtuelle Konferenzen häufiger in Anspruch nehmen zu können als solche, die ausschließlich vor Ort stattfinden. Presst man nun das Vor-Ort-Programm 1:1 in eine virtuelle Veranstaltung, geht dieser Vorteil verloren und ein großer Mehrwert der virtuellen Veranstaltung wird nicht genutzt.
  • Parallele Sitzungen sind vor Ort oft notwendig, bei virtuellen Kongressen aber nicht unbedingt und sollten daher reduziert werden. Vor Ort haben Sie als Veranstalter eine Veranstaltungsstätte gebucht, dürfen diese einige Tage für sich nutzen und haben dort eine bestimmte Anzahl an Räumen zur Verfügung. Zudem können Ihre Teilnehmer sich für einige wenige Tage aus ihren üblichen Verpflichtungen zurückziehen, müssen aber irgendwann zwangsläufig wieder abreisen. Bei virtuellen Veranstaltungen bestehen all diese Zwänge nicht. Wenn Sie sich entscheiden, dass Ihre virtuelle Konferenz sich nun über zwei Wochen statt über zwei Tage erstreckt, ändert das an Ihren Kosten verhältnismäßig wenig. Für die Teilnehmer bedeutet dies aber, dass sie sich nicht mehr bei 20 parallelen Sitzungen zwangsläufig gegen 19 potenziell interessante entscheiden müssen. Mit einer klugen und großzügigen Programmplanung können Sie auch in diesem Punkt mit einer virtuellen Veranstaltung für Ihre Teilnehmenden einen deutlichen Mehrwert gegenüber Vor-Ort-Veranstaltungen schaffen.
  • Technische Probleme sind bei virtuellen Veranstaltungen deutlich wahrscheinlicher als bei ihren Vor-Ort-Pendants. Während Sie vor Ort in der Regel auf erprobte Technik von einschlägigen Dienstleistern setzen, die von dafür zuständigen Profis am Laufen gehalten wird, haben Sie bei einer virtuellen Veranstaltung mit hunderten Teilnehmenden und Referenten auch hunderte verschiedener technischer Endsysteme angebunden – mit tausenden vorprogrammierter Sollbruchstellen: Bei allen Teilnehmenden und Referenten können unvorhergesehen die Netzwerkverbindung instabil sein, das Rechnerbetriebssystem streiken, die Kamera oder das Mikrofon nicht mitspielen, Licht- oder Tonqualität bescheiden sein, die Katze auf der Home-Office-Tastatur für Verzögerungen sorgen und vieles mehr. Während Sie auf Plattformen und Konzepte setzen sollten, die diese Risiken minimieren, empfehlen wir dennoch dringend, im Zeitplan Puffer für Verzögerungen vorzusehen, die durch unerwartete technische Schwierigkeiten auf Teilnehmerseite entstanden sind.

3. Die virtuelle Konferenz wird ausschließlich als Vortragsprogramm gedacht

Auf den ersten Blick scheint es vielen naheliegend, eine Konferenz sei nichts anderes als eine zeitlich festgelegte Aneinanderreihung von Vorträgen. Damit ist allerdings nur ein Teil dessen abgedeckt, was sich Teilnehmer persönlich von einer Konferenz erwarten. In unserer Befragung mehrerer hundert Teilnehmer hat sich gezeigt, dass für einen bedeutenden Teil das Kennenlernen neuer sowie das Pflegen bestehender Kontakte mindestens genauso wichtig ist wie das Vortragsprogramm einer Veranstaltung. Viele Veranstalter, mit denen wir in den letzten Wochen und Monaten gesprochen haben, konnten sich zunächst nicht vorstellen, wie ohne das zwanglose Gespräch mit der Sitznachbarin im Vortragssaal oder dem Smalltalk am Buffet neuen Kontakt entstehen können. Mit der Converia Virtual Venue bieten wir Ansätze, die auch an dieser Stelle mehr aus der virtuellen Situation machen und Kontakte nicht nur zufallsbasiert mit fragwürdigem langfristigen Wert zustande kommen lassen, sondern allen Teilnehmenden, die daran interessiert sind, mit sinnvollen Vorschlägen zu gesprächsbereiten Personen mit möglichst großen Interessensüberschneidungen anregen.

4. Tools für virtuelle Konferenzen werden ohne Blick auf Datenschutz eingesetzt

Es gibt viele interessante Tools für die Realisierung virtueller Konferenzen. Dass viele davon entweder generell nicht europäischen Datenschutzstandards entsprechen oder zumindest nur ergänzend mit einer detaillierten Datenschutzerklärung gegenüber den Teilnehmenden eingesetzt werden dürften, wurde in den ersten Tagen der virtuellen Konferenzen nach Aussagen vieler unserer Kunden nicht beachtet. Auch wenn dies bei der Suche nach pragmatischen Notlösungen nebensächlich scheint: Vergessen Sie den Datenschutz nicht! Ihre Teilnehmer werden Ihnen das sichere Handling ihrer personenbezogenen Daten danken und Sie sparen sich teure Probleme mit den für die Überwachung des Datenschutzes zuständigen Behörden.

5. Tickets für virtuelle Konferenzen werden extrem billig angeboten

Viele Veranstalter haben anfangs aus Angst, mit ihrer virtuellen Veranstaltung nur eine minderwertige Alternative anbieten zu können, die Preise deutlich reduziert oder Tickets gar verschenkt. Die preispsychologische Aussage hinter solchen Maßnahmen ist allerdings fatal: „Es tut uns leid. Unsere Veranstaltung ist nun viel weniger oder eigentlich gar nichts mehr wert. Es erwartet euch auch nichts besonders interessantes. Wäre schön, wenn ihr vielleicht trotzdem ein bisschen vorbeischaut.“ Dazu mag man sich als Veranstalter genötigt fühlt, wenn man all die in diesem Artikel aufgeführten Schwächen in Kauf nimmt und die vielen wertvollen Vorteile virtueller Veranstaltungen nicht gezielt zur Geltung bringt. 

Wenn Sie allerdings darauf achten, wie Sie virtuell mehr für Ihre Teilnehmenden aus Ihrer Veranstaltung holen können, brauchen Sie Ihre Preise auch nicht wesentlich reduzieren. Der entsprechende Gegenwert für Ihre Teilnehmenden ist ja vorhanden. Zudem besteht generell, schon ohne, dass Sie das perfekte Konzept für Ihre virtuelle Veranstaltung anbieten, bei der Mehrzahl der Teilnehmer die Bereitschaft, noch 50% oder mehr der Ticketkosten der ursprünglichen Vor-Ort-Veranstaltung zu zahlen, wie unsere Befragung mehrerer hundert Teilnehmer gezeigt hat. Verkaufen Sie Ihre Veranstaltung also keinesfalls unter Wert. Auch wenn die Kosten für die Veranstaltungsräume entfallen, werden Sie neue, nicht zu unterschätzende Kosten für die virtuelle Veranstaltung haben, die Sie decken müssen. Auf Teilnehmerseite entfallen bereits deutliche Kosten für Reise und Unterkunft, sodass sich Teilnehmer bereits über nennenswerte Einsparungen an dieser Stelle freuen können.

6. Virtuelle Konferenzen als 3D-Welten abbilden

Hin und wieder begegnen uns Lösungsansätze, die versuchen, reale Veranstaltungsstätten in virtuellen 3D-Welten abzubilden. Was auf den ersten Blick nett aussieht, ist spätestens beim näheren Hinsehen mindestens nicht zielführend und bisweilen sogar eher gruselig. Man begibt sich über leere virtuelle Parkplätze und vorbei an leeren virtuellen Bushaltestellen durch leere Empfangshallen zu virtuellen Empfangsdamen am Counter. Fantastisch 3D-modellierte Ausstellungsstände stehen dann ohne Personal oder bestenfalls mit virtuellen Pappkameraden ausgestattet in leeren Ausstellungshallen, durch die man sich bewegen kann, sofern man verstanden hat, wie man sich mit Maus und Tastatur hindurchbewegen kann. 

Der verzweifelte Versuch, die reale Veranstaltung auch 1:1 ins Virtuelle zu verlagern, mündet dabei schnell ins Skurrile. Die 3D-Welten lenken mit allerlei Schnickschnack schnell von den Dingen ab, um die es bei einem virtuellen Kongress wirklich geht. Veranstaltungen im Virtuellen können davon profitieren, nicht mehr durch räumliche Rahmenbedingungen, wie etwa Gebäudestrukturen, ein begrenztes Raumangebot, aufwendiges Zurechtfinden im Gebäude u. v. m. eingeschränkt zu sein. Kommunikation im Virtuellen funktioniert nicht über 3D-Avatare optimal – weswegen Second Live auch nicht mehr als eine Eintagsfliege war – sondern, dann, wenn Sie die Vorteile des Digitalen optimal nutzt, um die Essenz von Veranstaltungen mit Mehrwert ins Virtuelle zu transferieren. Wenn Veranstalter sich darauf fokussieren, nur die Fassade nachzubauen, wird das Wesen Ihrer Veranstaltungen virtuell auf der Strecke bleibt.

Ich hoffe, diese Denkanstöße helfen Ihnen bei der Planung Ihrer virtuellen Konferenz. Mit unserer Plattform Converia Virtual Venue möchten wir unter anderem genau für diese Punkte bessere Lösungen bieten und so virtuelle Veranstaltungen ermöglichen, die nicht nur gut, sondern in vielen Punkten sogar besser sein können als ihre Vor-Ort-Pendants.