E-Mails sind ein zentraler Bestandteil der Konferenzorganisation. Über Converia laufen Bestätigungen, Einladungen, Erinnerungen, Rechnungen und unzählige Statusmeldungen – vieles davon vollautomatisch und in größeren Mengen. Damit diese Nachrichten zuverlässig im Posteingang der Empfänger ankommen, müssen wir uns an Spielregeln halten, die sich in den letzten Jahren spürbar verschärft haben.
Denn E-Mail-Server werden weltweit immer strenger konfiguriert. Anbieter wie Google, Microsoft oder GMX kämpfen gegen Spam und Missbrauch und prüfen heute sehr genau, ob eine eingehende Mail wirklich vom angegebenen Absender stammt. Nachrichten, die diese Prüfungen nicht bestehen, landen im Spam-Ordner – oder werden ganz abgewiesen. Für automatisiert versendete Mails aus einem System wie Converia ist das ein Risiko, dem wir aktiv begegnen.
Wir erhöhen den Sicherheitsstandard
Für unsere Express-Kunden stellen wir den E-Mail-Versand deshalb auf eine neue Versandumgebung um. Der Versand erfolgt künftig über einen eigens dafür eingerichteten SMTP-Server. Entscheidend dabei: An diesen Server werden E-Mails ausschließlich authentifiziert übermittelt. Es kann also niemand unbemerkt Nachrichten über unsere Infrastruktur einschleusen – ein wichtiger Baustein, um den guten Ruf unserer Versanddomains zu schützen und Ihre Zustellraten dauerhaft hoch zu halten.
Das Basis-Setup: zuverlässig ab Werk
Damit dieser Schutz für alle greift, erhält jeder Kunde in der neuen Versandumgebung eine eigene Absender-Adresse mit Converia-Domain. Auf unserer Express-Installation folgt diese Adresse zum Beispiel diesem Schema:
konferenzkuerzel@express.converia.de
Diese Adresse hinterlegen wir als Absender für alle automatisch generierten Mails. Damit der Versand technisch sauber aus unserem eigenen, abgesicherten Mail-Server kommt, ist die Zustellung von Anfang an auf bestmögliche Erfolgsquote ausgelegt – ohne dass Sie etwas einrichten müssen.
Damit der Dialog mit Ihren Teilnehmern trotzdem bei Ihnen zusammenläuft, leiten wir alle Antworten und eingehenden Nachrichten an diese Adresse automatisch an Sie weiter. Für Ihre Empfänger ändert sich im Ablauf nichts – sie antworten wie gewohnt, und die Nachricht erreicht Sie.
Optional: Versand über Ihre eigene Domain
Einige Organisationen möchten, dass ihre Mails sichtbar von der eigenen Domain ausgehen – etwa info@ihre-organisation.de statt einer Converia-Adresse. Das ist weiterhin möglich, erfordert künftig aber eine kleine, einmalige Vorbereitung in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain. Damit erlauben Sie unserem neuen Mail-Server ausdrücklich, E-Mails im Namen Ihrer Organisation zu versenden.
Konkret wird dafür folgender SPF-Eintrag für Ihre eigene Domain benötigt: TXT v=spf1 include:converia.de -all
Ein wichtiger Hinweis aus der Praxis: Falls für Ihre Domain bereits ein SPF-Eintrag existiert, darf kein zweiter hinzugefügt werden. Eine Domain darf nur einen einzigen SPF-Eintrag haben. In diesem Fall ergänzen Sie lediglich den Baustein include:converia.de an der passenden Stelle in Ihrem bestehenden Eintrag. Im Zweifel unterstützen wir Sie dabei gern – damit am Ende alles sauber zusammenpasst.
Was das für Sie bedeutet
Das Basis-Setup richten wir für Sie ein, hier müssen Sie nichts tun. Wenn Sie über Ihre eigene Domain versenden möchten, melden Sie sich bei uns – wir nennen Ihnen die genauen DNS-Einträge und begleiten die Einrichtung. So stellen wir gemeinsam sicher, dass Ihre Nachrichten auch in Zukunft verlässlich ankommen: dort, wo sie hingehören – im Posteingang.