Wie aus dem 3. Schweizer Kongress zur Begabungs- und Begabtenförderung der erste virtuelle seiner Art wurde

Converia Virtual Venue Case Study

Wird der Kongress stattfinden können? – Die Ausgangslage

Eigentlich stand der Termin für den Schweizer Kongress zur Begabungs- und Begabtenförderung längst fest. Anfang September 2020 sollte es an der Pädagogischen Hochschule FHNW losgehen. Die Online-Anmeldung war schon in vollem Gange, als sich – je näher das Datum rückte – abzuzeichnen begann, dass das mit der geplanten Austragung vor Ort diesmal nichts werden würde. Ganz ausfallen sollte der Kongress jedoch auf keinen Fall. Mit der Konzeption eines digitalen Tagungsformats hatte das Team aber bis jetzt nur wenige Erfahrungen sammeln können.

Der Weg zum ersten virtuellen Kongress – Die Lösung

Gesucht wurde zunächst nach einer Plattform, über die die Inhalte des Kongresses zur Verfügung gestellt werden und – ganz wichtig – auch eine Interaktion mit diesen und zwischen den Teilnehmenden erfolgen konnte. Geplant war neben einer Mischung aus Livestreams und aufgezeichneten Beiträgen außerdem eine digitale Posterausstellung.

Anbindung der Online-Registrierung an die Virtual Venue

Als Glücksfall für die Veranstaltung erwies sich, dass die Fachhochschule Nordwestschweiz bereits seit 2019 Converia nutzt, um die Anmeldungen der Teilnehmenden sowie die Einreichung und Bewertung der wissenschaftlichen Beiträge für die eigenen Tagungen zu organisieren. Das hat den Wechsel in den virtuellen Raum in puncto Organisation deutlich erleichtert, gerade weil sich die ersten Teilnehmenden ja schon registriert hatten und das nicht noch ein zweites Mal tun sollten.

Deren Daten sollten ohne Zusatzaufwand in der virtuellen Plattform zur Verfügung stehen. Für so manche digitale Veranstaltung wird genau das nämlich zum unvorhergesehenen Fallstrick, denn Schnittstellen zum Export der Anmeldedaten sind nicht immer vorhanden. Das bedeutet, dass es nicht jede Software für die Online-Registrierung erlaubt, die Personendaten danach auf einer virtuellen Konferenzplattform weiter zu nutzen. Im ungünstigsten Fall müssen alle Angaben der Teilnehmenden manuell erneut eingegeben und die Zugriffsrechte für jede Person einzeln festgelegt werden – bei einigen Hundert Teilnehmenden verursacht das einen riesigen Aufwand und kostet eine Menge wertvoller Zeit.

Vor allem die Zugriffsrechte waren ein wichtiges Thema für den Schweizer Kongress. Teilnehmende konnten bei der Registrierung wählen, ob sie am gesamten Kongress teilnehmen oder nur ein Tagesticket erwerben. Für alle mit Tagesticket sollte die Plattform an den anderen Kongresstagen nicht zur Verfügung stehen. Erfolgt die Registrierung mit Converia, werden die bei der Anmeldung getätigten Angaben automatisch in der Virtual Venue berücksichtigt, sodass die Veranstalter keine zusätzlichen Einstellungen für eine teilnehmende Person treffen mussten.

Mehr Inhalte für Teilnehmende

Das Programm des Kongresses wurde zu einer Zeit zusammengestellt, als das Team noch von einer regulären Durchführung als Vor-Ort-Veranstaltung ausging. Alle Vorträge und Workshops fanden sich dann auch im Plan des virtuellen Kongresses wieder. Eine entscheidende Änderung ergab sich daraus aber doch – und zwar zum großen Vorteil der Teilnehmenden. Diese konnten jetzt vom kompletten Programm profitieren, denn die Beiträge wurden aufgezeichnet und standen auch im Anschluss an den Kongress noch in der Virtual Venue bereit. Vor Ort wäre das nicht möglich gewesen, denn von den bis zu drei parallel stattfindenden Vorträgen hätte immer nur ein einziger besucht werden können. Durch das Online-Format bekamen die teilnehmenden Personen nun Zugriff auf die Programmpunkte, auf die sie sonst hätten verzichten müssen. So war eine intensivere Auseinandersetzung mit sämtlichen Kongressinhalten möglich. Zusätzlich standen in der Virtual Venue die Präsentationsfolien zum Download bereit.

Interaktion und Networking

Keine Konferenz ist vollständig ohne eine soziale Komponente und der Möglichkeit, Raum für Begegnungen zu schaffen. Die virtuelle Ausgabe des Begabungsförderungskongresses sollte da keine Ausnahme darstellen. Jeder Programmpunkt beinhaltete einen Chat, über den sich die Teilnehmenden austauschten. Wer sein Netzwerk erweitern wollte, konnte darüber hinaus die Funktionen nutzen, mit anderen Teilnehmenden ein Video-Meeting zu starten oder diese einfach anschreiben. Nach dem Login wurden auf der Startseite der Virtual Venue Personen mit denselben Interessen vorgeschlagen. Zudem war es möglich, die Liste der Teilnehmenden zu filtern, um auf interessante neue Kontakte zu stoßen. Auch Poster-Autor*innen konnten kontaktiert werden, um mit diesen über ihre Arbeit zu diskutieren.

Umfangreicher Support

Obwohl der Umstieg auf die Converia Virtual Venue für das Kongress-Team absolutes Neuland war, sollte dieser nicht übermäßig kompliziert verlaufen. Installation, Einrichtung und Wartung gehörten daher zu den Aufgaben, die Converia erledigte. Diese umfassten auch das Einpflegen der angelieferten Inhalte, sodass die Software pünktlich zum Konferenzbeginn startklar war und noch Zeit zum Testen blieb.

Für alle drei Tage waren Streams geplant, die möglichst unterbrechungsfrei laufen mussten, weshalb das Converia-Team im Standby-Modus das Kongressgeschehen im Auge behielt und wenn nötig jederzeit eingreifen konnte – entweder, wenn unserem Support selbst etwas auffiel, wo nachgebessert werden musste, oder wenn vom Team aus der Schweiz eine konkrete Frage kam, die dann umgehend beantwortet werden konnte.

Hilfestellungen für Teilnehmende

Das Veranstaltungsteam hat sich im Vorfeld sehr genau mit der Virtual Venue auseinandergesetzt und konnte den insgesamt etwa 500 Teilnehmenden so schon vor Beginn des Kongresses wertvolle Hilfen und Tipps für einen entspannten Start an die Hand geben. Das ist unbedingt zu empfehlen, wenn davon ausgegangen werden muss, dass die meisten teilnehmenden Personen bisher kaum mit virtuellen Veranstaltungen zu tun hatten und die verwendete Software noch nicht kennen.

Ein Menüpunkt auf der IBBF-Website setzte dort an und beantwortete die wichtigsten Fragen zur Virtual Venue, etwa ob nach der Registrierung noch ein separater Login nötig ist, um die virtuelle Kongresshalle zu betreten, oder wie es mit den technischen Voraussetzungen aussieht. Ein weiterer Unterpunkt auf der Website erklärte, wie sich die Teilnehmenden in der Virtual Venue bewegen und was dort alles möglich ist.

Kleine Hilfestellungen des Veranstalters erleichtern das Zurechtfinden im virtuellen Raum (Quelle)

Soll auch Ihre Konferenz demnächst im virtuellen Raum stattfinden? Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gern und zeigen Ihnen eine zu Ihrer Veranstaltung passende Lösung.

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