Volle Kostenkontrolle

Wie Sie Mehrkosten für zusätzliche Vorträge decken

In den vergangenen Monaten häufte sich bei uns eine ganz bestimmte Anfrage: Kann ich mit Converia Autoren, die mehr als ein Paper präsentieren möchten, einen Aufpreis pro extra Präsentation berechnen? Im folgenden Beitrag erfahren Sie, welchen Hintergrund dieser Aufpreis hat und wieviel Sie ggf. für zusätzliche Präsentationen bei Ihrer eigenen Konferenz berechnen sollten.

Bei der Mehrzahl der bisher mit Converia durchgeführten Konferenzen zahlte jeder Teilnehmer den gleichen Preis, egal ob er keinen, einen oder mehrere Vorträge hielt. Gelegentlich boten Veranstalter eigene Preise speziell für Autoren an, die ihr(e) Paper während der Konferenz präsentierten. Die Teilnahmegebühr ist in diesen Fällen in der Regel sogar niedriger als jene für Nicht-Autoren.

Wer ist Ihr Kunde, wer Ihr Lieferant?

Die Frage unserer Kunden nach Aufpreisen für besonders fleißige Autoren schien mir daher zunächst ungewöhnlich: Die Autoren liefern die Inhalte für die Konferenz. Statt ihnen dafür Rabatte zu gewähren, berechnen einige Veranstalter nun Aufpreise. Das wirkt im ersten Moment, als würde unser Gemüsehändler von seinen Kartoffellieferanten Geld verlangen, wenn sie mehr als einen Sack Kartoffeln liefern möchten.

Sie fragen sich nun vielleicht auch, wer bei einer Konferenz eigentlich Kunde und wer Lieferant ist: Verkaufen Sie spannende Vorträge an ein Publikum? Oder vielleicht ein interessiertes Publikum an Vortragende? Natürlich weder ausschließlich das eine, noch ausschließlich das andere. Am Ende bietet eine Konferenz von allem ein wenig, vor allem aber wissenschaftlichen Austausch. Der besteht aus Mitteilen und Zuhören gleichermaßen.

Mehr Vorträge bedeuten zunächst mehr Kosten – die sollten Sie decken

Was bewegt Veranstalter wissenschaftlicher Konferenzen nun tatsächlich dazu, Aufpreise für zusätzliche Vorträge zu berechnen?

Die Antwort lautet: Kostenkontrolle. Jeder einzelne Vortrag bringt für Konferenzveranstalter Kosten mit sich. Die bedeutendsten Posten sind dabei:

  • Miete: Für jeden Vortrag muss ausreichend Redezeit eingeplant werden. Die Miete für den Tagungsort steigt also mit jedem Vortrag.
  • Druckkosten: Jeder Vortrag nimmt zusätzliche Seiten in Abstract- und Tagungsband in Anspruch. Satz- und Druckkosten steigen also mit jedem Vortrag.

So lange sich jeder Teilnehmer auf einen Vortrag beschränkt, können diese Kosten problemlos über die Teilnahmegebühr gedeckt werden. Halten Teilnehmer allerdings 2, 3 oder mehr Vorträge entstehen erhebliche Mehrkosten, ohne dass diese auf der Einnahmenseite ausgeglichen wären.

Was bedeutet das in der Praxis?

Lassen Sie mich an einem Beispiel verdeutlichen, welches Ausmaß dies annehmen kann. Stellen Sie sich dafür eine Konferenz mit dem folgenden typischen Umfang vor:

Teilnehmer 500
davon Autoren 300
Dauer in Tagen 4
Dauer abzgl. Pausen für Vorträge pro Tag (in Stunden) 6
Dauer eines Vortrags (in Minuten) 20
Kosten pro Konferenzraum und Tag (in €) 1.000

Daraus ergibt sich Folgendes:

Vorträge pro Raum und Tag 18
Vorträge pro Raum gesamt 72
Benötigte Räume für 300 Vorträge 5
Summe Raumkosten (in €) 20.000

Wie sieht es unter diesen Bedingungen mit unserem Tagungsband aus?

Geplante Seiten pro Vortrag 10
Gesamtseiten für 300 Vorträge + Verzeichnisse und Vorwort 3.040
Kosten für Gestaltung und Druck (in €) 8.000

Um abzuschätzen, wie groß der Anteil der Paper ist, die zusätzlich eingereicht wurden, habe ich 20 Konferenzen wahllos analysiert. Das Ergebnis war, dass durchschnittlich etwa jedes fünfte Paper einer Konferenz nicht das erste ist, das sein Autor für die Konferenz eingereicht hat.

Fast 7.000 € ungedeckte Mehrkosten durch Zusatz-Paper

Was bedeutet das für unser Beispiel? Wenn bei einer durchschnittlichen Konferenz etwa ein Fünftel aller Paper Zusatzeinreichungen sind, reicht also rein rechnerisch ein Viertel unserer 300 Autoren zwei Paper ein. Bei 300 erwarteten Autoren kämen wir also auf 375 Einreichungen.

Kommen wir damit nun zurück zu unseren Raum- und Druckkosten. Wir benötigen nun statt 5 Räumen 6, müssten also mit 5.000 € zusätzlichen auf der Ausgabenseite rechnen. Auf die 75 zusätzlichen Paper gerechnet, sind das bereits mehr als 65 €/Paper. Für den Druck hatten wir außerdem 25 € pro Paper kalkuliert.

Fazit

Summa summarum kommen also für jeden der 75 Zusatzbeiträge in unserem Beispiel 90 € oder insgesamt 6.750 € nicht gedeckter Mehrkosten auf Sie zu. Unter diesen Bedingungen würden Sie also optimalerweise 90 € pro zusätzlich eingereichtem Paper berechnen, um die in etwa zu erwartenden Zusatzkosten zu decken.

Seitdem wir für Converia eine Erweiterung entwickelt haben, die für die Berechnung der Zusatzkosten genutzt werden kann, machen unsere Kunden davon verstärkt Gebrauch.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Zusatzkosten durch Mehrfacheinreichungen gemacht? Haben Sie selbst bereits darüber nachgedacht, solche Zusatzkosten einzuführen? Ich freue mich auf Ihre Kommentare!

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