Konferenzen im Bereich Medizin und Gesundheit verändern sich. Das gilt nicht nur für die Inhalte, sondern fängt bereits bei der Frage an, wer sich anmeldet. Interessenten, für die die Teilnahmegebühr zu hoch war, konnten sich diese bislang von Sponsoren bezahlen lassen. Seit Anfang 2018 ist das nicht mehr möglich. An die Stelle klassischer Sponsorings treten seither Educational Grants. Auf was müssen Veranstalter dabei achten und wie lässt sich das mit einer Software-Lösung realisieren?
Die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr verbrachten 17.000 Menschen in Leipzig beim 35C3, der Jahreskonferenz des Chaos Computer Clubs. Das waren so viele Besucher*innen wie noch nie. Vorprogrammiertes Chaos bei der Organisation? Keine Spur.
Seien wir ehrlich: Viele Konferenzen einer Branche oder einer Disziplin ähneln sich. “Überall” die gleichen Themen, oft auch dieselben Referenten. Warum also sollten die Teilnehmer zu Ihrer Konferenz kommen? Geht es lediglich um Wissenserwerb, könnten sie den bequem vom Rechner aus konsumieren. Ob Sie Ihre Teilnehmer also wirklich “anlocken” können, hängt neben dem Inhalt vom Setting und vom “Drumherum” Ihrer Konferenz ab. Networking mit Gleichgesinnten und ein attraktives Rahmenprogramm können sie noch live erleben. Unterscheiden sich Ihr Thema, Ihre Referenten, Ihre Vorträge nur unwesentlich von anderen, kann also das Rahmenprogramm den entscheidenden Unterschied ausmachen und für Buchungen sorgen.
„Gibt es Fragen?“ Betretenes Schweigen, niemand meldet sich und es ist erst einmal unklar, wie es jetzt weitergeht. Gerät die Q&A-Session gleich zu Beginn ins Stocken, liegt das nicht etwa am Format, denn alles Interaktive ist derzeit gefragt wie nie. Vielmehr ist der Fehler oft bei der unzureichenden Vorbereitung zu suchen.
Wenn Sie eine international ausgerichtete Konferenz veranstalten, heißt das nicht nur, dass Sie Referenten aus verschiedenen Ländern eine Plattform zum Vorstellen ihrer Forschungsarbeiten und für den Austausch mit anderen bieten. Interkulturelles Planen geht noch viel weiter und fängt schon bei der Wahl des Veranstaltungsortes an.
Die Zeit ist reif für Ihre nächste Konferenz. Die Frage ist nur: Wann ist es soweit? Neben all den anderen Einträgen auf der To-Do-Liste wirkt das Festlegen eines Termins für die Veranstaltung eher wie eine der weniger anspruchsvollen Aufgaben. Bis Sie ratlos vor dem Kalender sitzen und absolut nicht wissen, welches Datum günstig ist. Ganz so schwer ist es letztlich zum Glück nicht, denn ein paar Hilfen gibt es doch.
