Im Laufe der Veranstaltungsplanung fallen viele Aufgaben an. Sehr viele. Mit der Zeit kehrt dann vielleicht eine gewisse Routine ein, vollständig vorausplanen lässt sich das meiste dennoch nicht. Die Abrechnung der Teilnahmegebühren und die Buchhaltung gehören natürlich standardmäßig dazu, erweisen sich nur leider oft als zeitraubende Angelegenheiten. Viele Veranstalter würden gerne auf die unliebsame Aufgabe verzichten – und können das auch, denn vielleicht gehört die Zahlungsabwicklung schon zum Portfolio des Anbieters der Event-Management-Software.
Bei einer von uns betreuten Konferenz kam es vor kurzem zu einer ungewöhnlichen, jedoch für internationale Veranstaltungen nicht untypischen Begebenheit. Das Organisationsteam erreichte eine Anfrage eines nigerianischen Vereins, dessen Mitglieder an der Konferenz teilnehmen wollten. Da die Veranstalter sehr am Austausch mit afrikanischen Wissenschaftlern interessiert sind, war man der Anfrage gegenüber sehr positiv eingestellt. Doch dann scheiterte plötzlich der Versuch, die Teilnahmegebühr zu zahlen. Nicht das einzige Problem, wie sich bald herausstellen sollte.
