Sicherheit Stornogebühr

Wie Sie Verluste bei der Registration abfangen

Die Planung einer Veranstaltung steht Ihnen bevor, am Ende sollen die Kosten gedeckt sein, Einnahmen und Ausgaben sich die Waage halten. Das sollten Sie gut geplant und durchdacht haben, denn Tagungs-Location, Veranstaltungstechnik und Social Events wollen bezahlt werden. Die Teilnehmergebühren sind neben Sponsoren- und Fördergeldern ein wesentlicher Bestandteil um das Loch auf der Ausgabenseite zu stopfen.

Doch wie hoch sollten Sie die Gebühren kalkulieren und noch viel wichtiger, wie viele der angemeldeten Teilnehmer nehmen auch wirklich an der Konferenz teil? Mit wie vielen Stornierungen müssen Sie also rechnen?

Sicherlich kommt es auf die Art der Veranstaltung an und auch auf die Anzahl der Teilnehmer, die Sie erwarten. Eine Absage von 10 Teilnehmern wird bei 1.000 Besuchern weniger schmerzhaft für das Konferenzbudget sein als bei einer Tagung mit 100 Personen. Und doch steht 1 bis 2 Monate vor der Veranstaltung die Frage ins Haus, wie viele Tagungsunterlagen benötigen wir und wie viele Personen nehmen am Gala-Dinner teil?

Eine Converia-Studie mit 26 wissenschaftlichen Veranstaltungen aus den verschiedensten Fachbereichen aus den Jahren 2007 bis 2010, hat uns Antworten auf die Fragen rund um das Thema Stornierungen gegeben. Durchschnittlich nahmen 253 Personen an diesen Veranstaltungen teil, welche Teilnehmerzahlen von 50 bis 1.200 aufwiesen.

Jede 50. Buchung wird storniert

Die spannendste aller Fragen ist wohl die nach der Anzahl der Stornierungen:

Mehr als ein Drittel aller Veranstalter durften sich über stornierungsfreie Veranstaltungen freuen (10 von 26 Veranstaltungen). Die anderen 16 Veranstaltungen wiesen Stornierungen von 0,34 bis 9,09 Prozent auf, durchschnittlich jedoch 1,9 Prozent. Durchschnittlich wird also jede 50. Buchung storniert. Für eine Veranstaltung mit 300 Teilnehmern und einem Konferenzpreis von 500 € würden Sie einen Verlust von 3.000 € einkalkulieren müssen.

Stornogebühren betragen 41 %

Da stellt sich die Frage, ob Stornogebühren erhoben werden sollten und wenn ja, in welchem Ausmaß? 13 der 26 Veranstalter legten Stornogebühren fest. Auffällig ist, dass nur einer der 13 Veranstalter einen absoluten Stornobetrag veranschlagte. Alle anderen 12 erhoben eine prozentualen Betrag der Teilnehmergebühr – durchschnittlich waren das 41 % (min. 20 %; max. 70 %)[1] des Konferenzbetrags, die bei einer Absage in Rechnung gestellt wurden.

Durchschnittliche Anmeldezeit sind 4 Monate

Interessant ist natürlich auch, wie lange den Teilnehmern eine Stornierung möglich sein sollte. Hier gab es sehr unterschiedliche Vorgehensweisen, unabhängig von der Anzahl der erwarteten Teilnehmer: Von 1 Woche bis zu 16 Wochen räumten die 13 Veranstalter ihren Teilnehmern für eine Absage ein. Durchschnittlich ergab sich daraus eine Stornozeit von 6 Wochen. Die Anmeldezeit für die Veranstaltungen betrug im Durchschnitt 4 Monate und reichte von 2 bis 8 Monaten.

Zur Einschätzung der vorangegangen Werte ist interessant, in welcher Höhe sich die Teilnehmergebühren bewegen. Bei der Auswertung wurden ausschließlich die Gebühren für die Teilnahme an allen Konferenztagen ohne Rabatte verwendet. Daraus ergab sich ein durchschnittlicher Teilnehmerbetrag von etwa 300 €.

Unsere Studie zeigt, dass knapp 2 % der registrierten Personen ihre Teilnahme stornierten und dafür durchschnittlich eine Gebühr von 41 % des Teilnahmebetrages zahlen mussten. Stornogebühren fielen durchschnittlich ca. 6 Wochen vor der Konferenz an.

Interessant ist die Tatsache, dass die Häufigkeit der Stornierungen nicht mit den Stornogebühren zusammenhängt. Ihre Teilnehmer lassen sich also nicht von etwaigen Gebühren am Stornieren hindern. Und so bleibt für Sie im Fall einer Stornierung trotz Gebühren der einzige Trost, dass Sie nicht komplett auf Ihren Kosten sitzen bleiben.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Stornierungen generell gemacht?
Wie hoch sind Ihre Stornogebühren? Woran orientieren sich Ihre Anmeldezeiträume mit und ohne Stornogebühren?


[1] Ein Veranstalter nahm eine dreistufige Stornierung vor – 70 % war eine der drei Stornostufen. Insgesamt wurden die drei Prozentangaben als eine Stornogebühr gewertet. In der Grafik sind drei Werte abgetragen.

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