9 Tipps für die Wahl der Event-Management-Software

1. Prüfen Sie, wie verlässlich das Support-Team im Hintergrund ist

Stellen Sie sich vor: Der Abend vor Ihrem großen Event und Sie haben eine dringende Frage. Spätestens jetzt ist für Sie entscheidend, ob Ihnen auch Freitagabend um 22 Uhr schnell eine kompetente Kontaktperson zur Verfügung steht.
Hinter einigen Anbietern für Event-Management-Software stehen nur ein bis zwei Personen. In solchen Fällen ist das Service-Potential sehr eingeschränkt und kompetenter Ersatz im Fall von Krankheit, Urlaub oder starker Auslastung schwer verfügbar.

2. Achten Sie darauf, möglichst alle Daten in einer Event-Management-Software zu verwalten

Gelegentlich entscheiden sich Veranstaltende, für die Anmeldung der Teilnehmenden eine andere Software zu nutzen als für die Verwaltung der Beiträge. Für Mailings wird dann noch eine dritte Software eingesetzt und die Zeitplanung in einer Tabellenkalkulations-Software erledigt.

Viele bereuen diese Entscheidung schnell. Warum? Egal ob Autor:innen, Teilnehmende, Reviewer:innen, am Ende dreht sich Ihre Arbeit immer wieder um die gleichen Personen – denn die meisten Autor:innen und Gutachter:innen sind auch gleichzeitig Teilnehmende der Konferenz. Nutzen Sie 4 verschiedene Event-Management-Softwares mit unterschiedlichen Schwerpunkten, müssen Sie gegebenenfalls 4 Mal die gleichen Personendaten ändern.

Zudem können Sie Fragestellungen wie etwa „Welche Referent:innen, die beim Reviewing akzeptiert wurden, haben noch nicht gezahlt?“ nur mit sehr großem Aufwand beantworten, wenn die benötigten Daten in verschiedenen Event-Management-Softwares verteilt gespeichert sind.

3. Definieren Sie Ihre Anforderungen an die Event-Management-Software frühzeitig

Haben Sie komplexe Storno-Bedingungen, kompliziert strukturierte Angebote oder ein besonderes Bewertungs-Verfahren für Ihre Abstracts? Versuchen Sie diese so früh wie möglich zu formulieren und mit in Frage kommenden Anbietern abzustimmen.

Dadurch machen Sie sich und Ihrem Team bereits frühzeitig offene Fragen bewusst und können gezielt nach Event-Management-Systemen suchen, die möglichst genau auf Ihre Anforderungen passen.

4. Bitten Sie um ein ausführliches Vorgespräch, möglichst vor Ort

Prüfen Sie in Frage kommende Anbieter von Event-Management-Software auf Herz und Nieren und versuchen Sie dabei besonders, folgende Fragen zu beantworten:

• Welche Erfahrung hat der Anbieter bereits mit ähnlichen Veranstaltungen gesammelt?
• Wie geht er auf Ihre Wünsche und Anforderungen ein?
• Wirkt der Anbieter seriös und verlässlich?

5. Bedenken Sie, ob die Event-Management-Software hausintern oder als externer Dienst (SaaS/ASP) betrieben werden soll

Oftmals speichert eine Event-Management-Software Daten Ihrer Konferenz beim Anbieter, ohne dass Sie direkten und vollständigen Zugriff auf den kompletten Datenbestand haben. Prüfen Sie, ob die Datenschutzrichtlinien Ihrer Organisationen diese Art der Speicherung personenbezogener Daten erlauben.

Andere Anbieter von Event-Management-Software stellen Ihren Teilnehmenden gegenüber eigene Rechnungen und führen die eingenommenen Beträge nach Abzug von Provisionen an Sie ab. Auch das ist möglicherweise durch interne Richtlinien Ihrer Organisation nicht gestattet.

6. Beachten Sie, ob andere Software-Systeme angebunden werden sollen

Nur wenige Anbieter von Event-Management-Software bieten die Möglichkeit, individuelle Weiterentwicklungen vorzunehmen oder externe Anwendungen anzubinden. Wenn Sie etwa bestehende hausinterne Adress-Management-Systeme anbinden möchten, sollten Sie auf bestehende Schnittstellen und die Erweiterbarkeit der anvisierten Event-Management-Software achten.

7. Soll die Event-Management-Software für eine einzelne Konferenz, eine Konferenzreihe oder viele verschiedene Konferenzen eingesetzt werden?

Die meisten Event-Management-Softwares am Markt berechnen nutzungsbasierte Gebühren, etwa pro Person, pro Veranstaltung oder auf die Laufzeit bezogen.

Wenn Sie mehrere Veranstaltungen durchführen, für die Sie eine Event-Management-Software einsetzen möchten, sollten Sie auf Systeme achten, die Ihnen Lizenzen zum Kauf anbieten. Dann zahlen Sie einmalige Lizenzgebühren und können die Event-Management-Software für beliebig viele Veranstaltungen nutzen!

8. Kann die Event-Management-Software auch bei digitalen und hybriden Konferenzen eingesetzt werden?

Seit 2020 nicht mehr wegzudenken sind digitale Alternativen zur klassischen Vor-Ort-Veranstaltung. Hybride Konferenzen und vollständig digitale Tagungen beziehen Personen mit ein, die nicht anreisen können oder wollen, sind in der Umsetzung aber entgegen weit verbreiteter Vorurteile nicht mit gigantischen Ausgaben verbunden.

Für den optimalen technischen Rahmen sorgt hier eine Online-Konferenz-Plattform, über die Streams und Videos übertragen werden und wo auch der Austausch der Teilnehmenden stattfindet. Hier wäre es ungünstig, müssten die Anmeldedaten aller Beteiligten nach der Registrierung erst umständlich in eine neue Anwendung übertragen werden, um dort manuell festzulegen, welche Person auf welche Teile des Programms zugreifen darf. Unsere Event-Management-Software Converia hat daher die Plattform für die digitale Konferenz gleich mit dabei und schenkt Veranstaltenden wertvolle Stunden. Zeit, in denen sie sich nicht um die richtige Synchronisation der Daten kümmern müssen, zum Beispiel.

9. Machen Sie die Kosten für die Event-Management-Software nicht zum wichtigsten Kriterium

Guten Service kann es nicht umsonst geben. Für Ihre Gäste ist eine leicht erhöhte Teilnahmegebühr, mit der die Mehrkosten für eine gute Software gedeckt sind, leichter zu verschmerzen als ein schlechter Eindruck durch Pannen, Verzögerungen oder unprofessionelle Kommunikation.