• Grundüberlegungen zu Ihrem Call for Papers
• Welche Informationen sollte ein Call for Papers enthalten?
• Wie veröffentlichen Sie Ihren Call for Papers?
• Welche Anforderungen an Ihr Call for Papers sollten Sie definieren und kommunizieren?

Die Checklisten können Sie als Teil unserer kontinuierlich wachsenden Materialsammlung zur Konferenzplanung herunterladen.

Der Link zum Download wird an die unten eingegebene E-Mail-Adresse versendet.

Breakout Session

Kleine Teilnehmergruppen diskutieren relativ kurze Vorträge oder Workshops zu einem bestimmten Aspekt des Konferenzthemas. Da Interaktion motiviert, werden immer häufiger, auch in klassischen Konferenzmodellen, Zeitfenster für mehrere parallel stattfindende Breakout Sessions vorgehalten.

Bar Camp

Im Gegensatz zur Breakout Session, welche auch im Rahmen einer herkömmlich durchgeführten Konferenz eingebunden sein kann, verfolgt das Bar Camp einen wirklich revolutionären Ansatz und nennt sich selber gern „Unkonferenz“.

Das Bar Camp fand ursprünglich Anwendung in der IT-Welt. Hier traf man sich über ein Wochenende, übernachtete in Zelten (Camp > Camping), diskutierte verschiedene Fragen und schloss das Wochenende mit konkreten Ergebnissen ab.

Open Space

Alle in diesem Artikel vorgestellten alternativen Konferenzmodelle sind eine Form der  Großgruppenmoderation. Da jede Konferenzform, egal wie alternativ, einer gewissen Organisation bedarf, möchten wir von dem recht locker organisierten Bar Camp weitergehen zu Open Space und Ihnen anhand dieses Konferenzmodels aufzeigen, wie sich ein solch neuer Ansatz einer Konferenz in der Praxis umsetzen lässt.

Am Anfang sitzen alle in einem Kreis, bei mehr als 50 Teilnehmenden in konzentrischen Kreisen. Nach einer knappen Einführung in die Grundsätze, können diejenigen, die ein Anliegen schildern wollen, in die Mitte des Kreises gehen. Diese Themen werden an der sogenannten Dokuwand – eine Art Pinnwand – veröffentlicht, die Teilnehmer tragen sich nun bei den Themen ein, bei denen sie mitwirken möchten.

Ist die sogenannte Marktphase vorbei, beginnen die Gruppen, sich selbstorganisiert mit ihren Anliegen zu beschäftigen. Sie teilen sich ihre Zeit und Pausen selbst ein. Jede Gruppe fasst tageweise ihre Ergebnisse, Ideen und Beschlüsse zusammen und veröffentlicht diese für alle Teilnehmer an der Dokuwand.

Zum Schluss bekommen die Teilnehmer eine komplette Dokumentation der Ergebnisse aller Gruppen und entwickeln abschließend gemeinsam entsprechende Handlungsschritte.

World Cafe

An dieser Stelle möchten wir Patricia Munro, Executive Board Member des World Cafés Europe (www.worldcafe.eu), zitieren: „Das Herzstück des World Café-Dialogprozesses bilden inspirierende Fragen, vorbehaltloses Zuhören und intensive Gespräche. Im Verlauf aufeinander folgender Gesprächsrunden werden mehrmals die Sitzplätze getauscht, so dass sich die Zusammensetzung der Tische immer wieder verändert und Ideen und Sichtweisen weitergetragen werden. Auf diese Weise erlangt das Verständnis der Gruppe neue Dimensionen und für jeden Teilnehmer tun sich neue Blickwinkel auf. Aus dieser Bewegung von Menschen und Ideen entsteht eine kollektive Kreativität, eine Art gemeinsames Kraftfeld. Neue Möglichkeiten werden sondiert, innovative Ansätze tauchen auf, Ideen werden geboren. Dies erzeugt und fördert die intrinsische Motivation, neue Gedanken in die Tat umzusetzen.“

Hier können Sie ein World Café in Aktion erleben (Dauer ca. 1 Minute):
World Café auf YouTube

Fish Bowl

Bei einer Fishbowl werden ein innerer und ein äußerer Stuhlkreis aufgebaut. Wenn sich ein Teilnehmer aus dem Außenkreis (Zuhörerschaft) an der Diskussion beteiligen will, dann muss er/sie sich entweder auf einen freien Stuhl im Innenkreis (Diskutanten) setzen oder stellt sich hinter einen Stuhl. Diese Person auf dem Stuhl darf ihren Gedanken noch zu Ende formulieren und muss anschließend den Kreis verlassen. Die andere Person nimmt dann diesen Platz ein. Dadurch ergibt sich eine Selbstregulation hinsichtlich gewisser „Vielredner“ oder „Wichtigtuer“.

Fazit

Die beschriebenen Konferenzmodelle finden erst nach und nach Zugang in die Welt der wissenschaftlichen Konferenzen, doch werden Sie immer mehr für die Lösungssuche firmeninterner Prozesse genutzt. Die Vorteile der oben beschriebenen Methoden liegen klar auf der Hand:

• das gemeinsame Gespräch wird gefördert
• alle Teilnehmer handeln selbstverantwortlich
• Handlungspläne werden erarbeitet und verabredet. Im besten Falle kommt ein Gefühl der Selbstverantwortung und des „Anpackens“ in Gang, welches sich auf den kompletten Arbeitsalltag auswirkt.

Unser Dank gilt:

www.worldcafe.eu
Für Erläuterungen zum World Café sowie das Bild für diesen Beitrag.

www.boscop.org
Hier findet man brillante Erklärungen sowie etliche Beispiele & Vorlagen.

• Nachbuchungen: Teilnehmer können ab sofort selbst ihre bestehende Buchung erweitern.
• Französisch: Das gesamte Frontend ist ab sofort in französischer Sprache verfügbar.
• Nachweispflichtige Teilnehmergruppen: Verfolgen Sie nachgereichte Studenten- oder Mitgliedsnachweise ab sofort auch ganz einfach in Converia.
• Im- und Export-Schnittstellen: Vereinfachen die Einrichtung von Veranstaltungen und erleichtern das Archivieren und Weiterverarbeiten der mit Converia verwalteten Informationen.

Was Converia 1.2 sonst noch an neuen Features bereit hält, zeigen wir Ihnen gerne persönlich. Schreiben Sie dafür einfach eine E-Mail an info@converia.de.

Die Vorlagendatei stellen wir Ihnen als Teil unserer kontinuierlich wachsenden Materialsammlung zur Konferenzvorbereitung im .zip-Format zur Verfügung. Den Download-Link senden wir Ihnen unmittelbar an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.

Weitere wertvolle Hinweise zur Zeitplanung finden Sie auch in unserem Artikel zur Deadline-Planung.

Das Organisationsteam der Konferenz hat sich im Vorfeld über den Weg der Beitragseinreichung, die  Themenschwerpunkte und die möglichen Formen der späteren Präsentation verständigt.

Die spätere Verfahrensweise zur Auswahl geeigneter Beiträge ist für potenzielle Autoren zu diesem Zeitpunkt bereits von Bedeutung. Sollte zum Beispiel ein mehrstufiger Einreichungsprozess (Abstract- mit anschließender Manuskripteinreichung) vorgesehen sein, so sollten deren Anforderungen, Termine und Zeiträume, im Call for Papers kommuniziert werden.

Der maximale Umfang der Arbeit kann begrenzt und auch die Verwendung von Formatvorlagen kann vorgegeben sein. Gerade bei einer späteren Veröffentlichung der Beiträge in einem Tagungsband oder in der Fachpresse setzen diese Vorgaben den Grundstein für eine einheitliche Veröffentlichung aller Beiträge.

All diese Eckdaten werden im Rahmen des Call for Papers klar definiert und veröffentlicht. Zeitgleich sollten spätestens jetzt die Web-Adresse und ein Ansprechpartner für eventuelle Autorenfragen genannt werden.

Wird der Beitrag (Abstract) in einer entsprechenden Bewertung (Reviewing) von den Gutachtern (Reviewern) akzeptiert, ist es möglich, dass der Autor zur Abgabe eines deutlich umfangreicheren Manuskripts aufgefordert wird, welches dann erneut einen Bewertungsprozess durchlaufen kann.

Bei vielen Konferenzen werden die eingereichten Paper oder die folgenden Manuskripte im sogenannten Tagungsband veröffentlicht. Unabhängig davon sind Verwendungsklauseln oder Veröffentlichungshinweise zu beachten. Dass sich der Autor mit Bedingungen wie den folgenden einverstanden erklären muss, ist keine Seltenheit.

“Bitte beachten Sie, dass Sie mit dem Einreichen eines Beitrags den Veranstalter ermächtigen, diesen ganz, oder Teile daraus, in Übereinstimmung mit den geltenden Urheberrechten, weltweit, in allen Sprachen und allen Formaten (gedruckt oder elektronisch), ohne zeitliche Beschränkung und lizenzgebührenfrei zu vervielfältigen und zu verbreiten.”

Ein beliebter Anreiz zur Beitragseinreichung ist neben der möglichen Publikation in Fachmedien ein „Best Paper Award“, bei dem ein besonders interessantester Vortrag prämiert wird.

Wer ist die GEMA?

Die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) vertritt die Rechte der ihr angeschlossenen Musikurheber aus dem In- und Ausland. Gestützt durch das Urheberrechtsgesetz kann die GEMA mit ihren fest geregelten Vergütungssätzen alle Veranstaltungen mit öffentlich gespielter Musik belangen, also auch Konferenzen.

Denn im Sinne des Urheberrechts ist eine Konferenz eindeutig als öffentliche Veranstaltung anzusehen, da die Teilnehmer lediglich ein gleiches Interesse bzw. Berufsfeld verbindet, jedoch keinerlei verwandtschaftliches Verhältnis besteht.

Wie hoch ist die GEMA-Gebühr?

Die Berechnung des Tarifs ist an viele unterschiedliche Parameter, wie Raumgröße, Höhe des Eintrittspreises, Dauer und Art der Veranstaltung, gebunden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich definitiv, die GEMA direkt anzufragen, zumal generell alle Musiknutzungen vor ihrer Durchführung anzumelden sind.

Fallbeispiel:

Mit folgendem Fallbeispiel einer Konferenz sind wir an die GEMA herangetreten:

• Veranstaltungsdauer: 2 Tage
• 500 Teilnehmern und eine durchschnittliche Konferenzgebühr von € 250,00
• Im Plenarsaal soll in den Pausen Musik laufen
• In der Ausstellung mit einer Kapazität von 500 Netto-qm, d.h. tatsächlich belegter Fläche, in einer Halle von 1.000 qm Größe soll die ganze Zeit über Hintergrundmusik gespielt werden.

Berechnung für unser Fallbeispiel:

Die Konferenzgebühr stellt keine Rechnungsgrundlage dar. Sofern keine vertragliche Regelung durch das Hotel besteht, würde die GEMA eine Lizenzierung nach dem Veranstaltungstarif vornehmen und dabei den Tarif für Veranstaltungen ohne Eintritt zugrunde legen. Die Höhe der Kosten hängen dann von der Art der Musikwiedergabe (Tonträger, oder Radio oder Livemusik) und von der Raumgröße ab. Für einen Plenarsaal bis zu einer Größe von 666 qm werden dann € 117,10/Tag zzgl. 20% GVL (Gesellschaft zur Verwertung von Leistungsschutzrechten) und 7% MwSt. veranschlagt. Es ergeben sich € 300,70.

Die Gebühr für die Musik in der Ausstellung berechnet sich nach der Hallengröße – den Brutto-qm und nicht lediglich den tatsächlich genutzten Quadratmetern. Auch diese Kosten werden pro Tag berechnet. Für eine Halle bis zu 1.000 qm fallen € 20,05/Tag zzgl. 20% GVL und 7% MwSt. an. Es ergeben sich € 105,30.

In Summe, würden für o.g. Fallbeispiel GEMA-Gebühren in Höhe von € 413,00 anfallen.

Hier weitere allgemeingültige Erkenntnisse:

1. Hotels und Veranstaltungshäuser verfügen meist über einen eigenen Vertrag mit der GEMA zur musikalischen Bespielung ihrer Räume. Bitte erfragen Sie als Veranstalter daher, ob bereits eine entsprechende Lizenz vorliegt.
2. Generell wird der errechnete Tarif mit 20% GVL (Gesellschaft zur Verwertung von Leistungsschutzrechten) und 7% Mehrwertsteuer belegt.
3. Für Mitglieder einer Gesamtvertragsorganisation, als Beispiel sei hier der Deutsche Hotel- und Gaststättenverband (DEHOGA) genannt, gibt es bei rechtzeitiger Anmeldung einen Nachlass von 20%. Rechtzeitig bedeutet eine Vorlaufzeit, von nur einer Woche.
4. Beachten Sie das Thema auch in den Hinweisen an Ihre Referenten. Am besten weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Videos nur mit eigenen Texten und musikfrei präsentiert werden.
5. Wenn die Musiknutzung nicht rechtzeitig bei der GEMA angemeldet wird, ist die GEMA berechtigt, Kontrollkosten für nicht lizenzierte Musiknutzungen geltend zu machen. Diese betragen das Doppelte der Normalvergütung.

Die Alternative: GEMA-freie Musik

Wird bei Ihrer Veranstaltung ausschließlich GEMA-freie Musik gespielt, fallen keine GEMA-Gebühren an. Im Internet finden sich Anbieter oder ganze Musikarchive mit entsprechendem Material. GEMA-frei bedeutet nicht zwingend auch kostenfrei, allerdings ist das Material im Vergleich zur GEMA-Gebühr um ein Vielfaches günstiger.

Nützliche Links der GEMA

Online-Tarifrechner: https://online.gema.de/aidaos/index.faces
Bezirksdirektionen: https://www.gema.de/die-gema/adressen/bezirksdirektionen
Formularsuche gegliedert nach Veranstaltungsarten: https://www.gema.denc/musiknutzer/formularsuche

Sie können sich über mehrere Stunden erstrecken und von Pausen unterbrochen sein. Oft werden auch diese Pausen zur themenbezogenen Diskussion genutzt.

Beispielablauf eines Konferenztages mit Sessions

Die Organisatoren der Konferenz bedienen sich daher meist einer Beschränkung der Seiten- oder Zeichenanzahl. So wird das Dokument im Umfang und damit auch der spätere Arbeitsaufwand der Gutachter begrenzt. Zudem kommt dies, wenn gewünscht, einer einheitlichen Veröffentlichung in einem Abstractband zu Gute.

Je nach Konferenz darf der Beitrag Bilder oder Formeln enthalten. Diese, und andere Vorgaben, wie die Form, Sprache und Themengebiete der einzureichenden Beiträge geben die Organisatoren vor.

Feste Bestandteile eines Abstracts sind:

• ein aussagekräftiger Titel
• das gewählte Themengebiet
• die Zielsetzung
• die Theorie der Autoren
• die zentrale Fragestellung
• das Fazit der Arbeit
• ggf. die Angabe von Quellen
• die Angabe der Autorenschaft

Diese Anforderungen an die einzureichenden Beiträge finden Autoren im Call for Paper, dem Aufruf zur Beitragseinreichung.

Ihre Wünsche für besondere Begriffserklärungen nehmen wir übrigens gerne unter info@converia.de entgegen.

Den Anfang in der Serie macht unsere Erklärung zum Begriff Abstract.